O melhor software de contabilidade na Alemanha para freelancers e autônomos – conforme o RGPD, com ELSTER e pronto para a fatura eletrônica

O que um software de contabilidade conforme as regras alemãs precisa fazer

Antes de comparar ferramentas, você precisa saber o que “conforme” significa no contexto alemão. As exigências vão muito além do faturamento comum, e muitas ferramentas internacionais populares deixam a desejar de formas que só ficam evidentes quando o Finanzamt começa a fazer perguntas.

Arquivamento conforme a GoBD: a base que você não pode pular

As regras da GoBD estabelecem exigências rigorosas de guarda e auditabilidade dos documentos contábeis. Desde 1º de janeiro de 2025, faturas e comprovantes de lançamento de autônomos estão, em regra, sujeitos a um prazo de guarda de oito anos, enquanto livros, inventários e demonstrações financeiras anuais continuam exigindo dez anos. Em qualquer caso, os registros precisam ser guardados de forma à prova de adulteração e auditável. Você não pode excluir nem alterar silenciosamente uma fatura lançada. O software também precisa manter um registro de alterações imutável, exportações legíveis por máquina e um procedimento documentado, chamado Verfahrensdokumentation. Se o Finanzamt fizer uma fiscalização, pode exigir uma exportação estruturada dos dados em um formato específico. Plataformas que arquivam apenas PDFs editáveis ou que não bloqueiam registros lançados são um risco real de conformidade, não teórico.

Integração com o ELSTER e a EÜR

A maioria dos freelancers na Alemanha usa a Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) em vez da contabilidade por partidas dobradas, o que simplifica bastante suas obrigações. Mesmo assim, seu software precisa calcular a EÜR a partir das receitas e despesas registradas e, idealmente, enviá-la diretamente ao Finanzamt pelo ELSTER. Sem integração nativa com o ELSTER, você digita os números à mão em um portal separado, o que gera risco de erro e custa tempo a cada trimestre.

Obrigação da fatura eletrônica: ZUGFeRD e XRechnung

A Alemanha está introduzindo gradualmente faturas eletrônicas estruturadas obrigatórias para operações B2B, com a transição se estendendo até 2027. Pelo cronograma atual, fornecedores maiores enfrentam exigências de emissão mais rígidas a partir de 1º de janeiro de 2027, enquanto muitos freelancers e pequenas empresas em 2026 ainda podem receber um PDF comum em alguns casos – mas a direção está clara. Faturas eletrônicas conformes precisam usar o formato ZUGFeRD ou XRechnung. Muitas ferramentas só permitem enviar, o que é metade da exigência. Verifique se a plataforma cobre as duas direções: criar faturas de saída no formato correto e importar e arquivar as faturas recebidas de fornecedores.

Como as principais plataformas se comparam no essencial

Com esses critérios em mente, veja como as principais opções se saem para freelancers e pequenas empresas na Alemanha em 2026.

Lexware Office e sevDesk: as opções mais comuns

Lexware Office e sevDesk são amplamente recomendados em comunidades de freelancers alemães e em avaliações independentes. Ambos cobrem os processos de IVA, o envio ao ELSTER, a conexão bancária e a exportação DATEV para entregar os dados ao consultor fiscal. O Lexware Office custa cerca de 7,90 a 32,90 euros por mês, conforme o plano, e os planos do sevDesk vão de aproximadamente 9,90 a 30,90 euros por mês (ambos em setembro de 2026, valores líquidos). São boas opções completas; ambos usam a terminologia contábil alemã em toda a interface, então ter familiaridade com ela ajuda. Lexware e DATEV são plataformas essencialmente em alemão; sobre uma interface em inglês no sevDesk, não encontramos informações atuais do fornecedor (outubro de 2026), por isso verifique as opções de idioma diretamente com ele.

DATEV: poderoso, mas feito para escritórios de contabilidade

O DATEV domina o mercado alemão de contabilidade profissional e é a ferramenta padrão dos Steuerberater. Seus produtos são voltados principalmente a consultores fiscais e seus clientes, e não a autônomos que querem cuidar da própria contabilidade sem apoio profissional. Os custos são modulares e, segundo comparações de mercado, podem chegar rapidamente a 50 a 100 euros por mês quando você adiciona os componentes necessários (aprox., 2026, confira com o fornecedor). Se o seu consultor fiscal usa DATEV e você quer colaborar diretamente, vale considerar o DATEV Unternehmen online. Se você vai fazer tudo sozinho, ele pode trazer mais complexidade e custo do que você precisa.

Kontelio: feito para quem trabalha sozinho, não para o escritório contábil

O Kontelio é uma plataforma de contabilidade na nuvem desenvolvida especificamente para autônomos e pequenas empresas na Alemanha. Segundo o fornecedor, ele reúne faturamento, controle de despesas, arquivamento de comprovantes conforme a GoBD, EÜR, gestão do IVA e envio direto ao ELSTER em uma única interface (EÜR, declarações de IVA e ELSTER a partir do plano Business). O modo simplificado é especialmente útil: em vez de mostrar todas as funções de uma vez, ele exibe apenas o que é relevante para o tipo do seu negócio, e a visão completa fica a um clique. O Kontelio oferece nove idiomas, entre eles inglês, turco, árabe e polonês, o que o torna adequado para freelancers que não falam alemão e precisam fazer a contabilidade conforme as regras alemãs no próprio idioma. Seus dados ficam hospedados em Frankfurt am Main conforme o RGPD (DSGVO), e dados sensíveis como IBAN e números fiscais são criptografados adicionalmente.

Kontelio na prática: como ele resolve as tarefas que importam

Veja como o Kontelio resolve as três tarefas que os freelancers na Alemanha mais repetem.

Criar uma fatura eletrônica conforme

Na tela de faturas, você escolhe o cliente e adiciona os itens com a alíquota de IVA correta. O Kontelio então gera a fatura com todos os dados obrigatórios (Pflichtangaben) preenchidos: seu número fiscal, o número de fatura sequencial correto, o detalhamento do imposto e a data de vencimento. O resultado é um PDF ZUGFeRD (perfil EN 16931) com um arquivo XML estruturado incorporado, que atende tanto à exigência visual quanto à legível por máquina para faturas eletrônicas B2B; você também pode criar uma XRechnung. Não é preciso nenhuma etapa separada de exportação ou conversão de formato. Observe que o Kontelio foi feito para a tributação normal do IVA e atualmente não oferece suporte à Kleinunternehmerregelung.

Enviar a declaração antecipada do IVA pelo ELSTER

Nos planos Business e Pro, o Kontelio usa as receitas e despesas registradas no período e calcula a sua Umsatzsteuer-Voranmeldung com os Kennzahlen oficiais. Você revisa os valores, o Kontelio os verifica com o ERiC, a interface oficial do ELSTER, e os transmite diretamente ao Finanzamt com o seu certificado ELSTER; o protocolo de transmissão fica guardado na sua conta. Isso substitui o processo manual de baixar os números, abrir o portal do ELSTER, digitar os valores de novo e salvar o PDF de confirmação em algum lugar onde você ainda o encontre daqui a três anos. Para usar esse fluxo, você precisa de um certificado ELSTER válido configurado na sua conta.

Arquivar um comprovante conforme a GoBD

Você fotografa um comprovante com o celular ou envia um arquivo. Você o vincula ao lançamento com a categoria de despesa e a alíquota, e o Kontelio o guarda em um arquivo inalterável por dez anos, de acordo com os prazos de guarda da GoBD. Registros lançados não são sobrescritos: correções são feitas por estornos, e cada alteração fica registrada no log de auditoria. Se chegar um pedido de fiscalização, você exporta relatórios e o livro-caixa em CSV ou XLSX diretamente da plataforma, sem procurar em anexos de e-mail ou pastas no computador. O Kontelio não oferece exportação no formato próprio de fiscalização da administração tributária, por isso combine a forma de entrega dos dados com o fiscal ou com o seu consultor fiscal.

Preços na prática: quanto você realmente paga em 2026

Comparar preços é complicado: muitas ferramentas anunciam planos de entrada que excluem as funções de conformidade de que a maioria dos freelancers realmente precisa. O preço anunciado raramente mostra quanto você vai pagar depois de incluir o envio ao ELSTER e a contabilidade completa.

O que os preços de entrada incluem (e o que não incluem)

Segundo comparações de mercado, o plano mais barato do Lexware Office, por cerca de 7,90 euros por mês, cobre faturamento e guarda de comprovantes, mas não o fluxo completo de contabilidade e envio ao ELSTER. O plano de faturamento do sevDesk, a partir de cerca de 9,90 euros por mês, não inclui as funções contábeis necessárias para a EÜR; segundo comparações de mercado, elas começam no plano Buchhaltung. O plano Solo do FastBill, por cerca de 9 a 10 euros por mês, é posicionado principalmente como ferramenta de faturamento, e não como solução contábil completa (aprox., 2026, confira com o fornecedor). Para ter as funções que contam para a conformidade alemã nessas plataformas, conte com cerca de 20 a 26 euros por mês (2026, valores líquidos).

Onde o Kontelio se posiciona no preço

O Kontelio se posiciona como uma alternativa acessível e completa, com três planos transparentes. O plano Start (9,90 euros por mês ou 99 euros por ano, líquido) cobre faturamento, faturas eletrônicas ZUGFeRD e XRechnung (criar e receber), registro de receitas e despesas e arquivamento de comprovantes conforme a GoBD. A EÜR, a declaração antecipada do IVA e o envio direto ao ELSTER estão incluídos no plano Business (22,90 euros por mês ou 199 euros por ano, líquido), junto com a contabilidade em SKR03, a importação de extratos bancários e acesso gratuito para o seu consultor fiscal. Comparado ao custo real de uma configuração completa do sevDesk ou do Lexware Office com todos os módulos necessários, o Kontelio busca oferecer um caminho curto para a conformidade total a um preço mensal competitivo. Você pode testá-lo gratuitamente por 30 dias, sem cartão de crédito. Confira os detalhes atuais na página de preços.

Escolher a ferramenta certa para a sua situação

Nenhuma plataforma é o software de contabilidade certo para todos os freelancers ou pequenas empresas na Alemanha. O seu perfil determina quais compromissos importam mais.

Freelancer que fala alemão e cuida sozinho dos próprios livros: se você trabalha bem em alemão, tem uma EÜR simples e quer dispensar o consultor fiscal nas tarefas de rotina, tanto o Kontelio quanto o Lexware Office são bons candidatos. O modo simplificado do Kontelio reduz a curva de aprendizado. O Lexware Office é a melhor escolha se o seu consultor fiscal exige explicitamente exportações no formato DATEV e essa relação de trabalho é central na sua forma de operar: o Kontelio não oferece exportação DATEV, mas no plano Business o seu consultor fiscal recebe um acesso próprio gratuito.

Freelancer estrangeiro ou multilíngue sob a legislação fiscal alemã: se você registrou seu Gewerbe ou sua atividade autônoma na Alemanha, mas trabalha em inglês, turco, árabe, polonês ou outro idioma suportado, o Kontelio foi pensado para que você faça a contabilidade no idioma de sua preferência e gere resultados totalmente conformes às regras alemãs para o Finanzamt. Entre as ferramentas analisadas aqui, é a que oferece a maior escolha de idiomas de interface (nove); se você só precisa de inglês, verifique também as opções de idioma dos outros fornecedores.

Pequena empresa em crescimento ou freelancer que trabalha com consultor fiscal? Se o seu negócio está crescendo, você tem funcionários ou o seu Steuerberater exige exportações no formato DATEV sem exceção, o sevDesk ou o Lexware Office em seus planos contábeis intermediários são mais adequados. O próprio DATEV só faz sentido quando o seu consultor fiscal conduz a contabilidade e você apenas fornece documentos, em vez de cuidar dos livros.

Antes de assinar qualquer plataforma, passe por esta checklist:

• Ela permite o envio direto ao ELSTER, e não só a exportação para um portal separado?
• Ela consegue criar e receber faturas eletrônicas ZUGFeRD/XRechnung?
• O arquivamento conforme a GoBD está incluído no plano que você está avaliando?
• Ela suporta a Kleinunternehmerregelung, se você é isento de IVA?
• A interface está disponível em um idioma no qual você trabalha com segurança?
• Quanto custa o plano de que você realmente precisa, com as funções de conformidade incluídas?

Conclusão para freelancers e autônomos

O melhor software de contabilidade na Alemanha para um freelancer não é necessariamente o mais conhecido nem o que o seu consultor fiscal usa. É aquele que cobre arquivamento GoBD, envio ao ELSTER, fatura eletrônica e EÜR sem obrigar você a comprar três módulos separados ou a navegar por uma interface feita para profissionais de contabilidade.

O Kontelio foi criado exatamente para esse problema: conformidade total com as regras alemãs em uma interface simplificada que se adapta ao tipo do seu negócio, com nove idiomas para que as regras fiquem claras qualquer que seja a sua língua materna. A obrigação da fatura eletrônica só vai ficar mais rígida até 2027, com limites de emissão mais estritos a partir de 1º de janeiro de 2027. Organizar a sua contabilidade agora evita muita dor de cabeça depois.

Se você está avaliando um software de contabilidade na nuvem para a sua atividade autônoma na Alemanha, o próximo passo prático é testar o Kontelio e comparar o envio ao ELSTER e o fluxo de fatura eletrônica com o seu processo atual. Você logo vai ver se ele serve para você.