Como escolher software de contabilidade na Alemanha (Buchhaltungssoftware): checklist para autônomos

O que um software de contabilidade precisa fazer na Alemanha?

O termo “software de contabilidade” (Buchhaltungssoftware) não é protegido. Alguns programas só emitem faturas, outros cobrem todo o caminho até a declaração de impostos. O que você realmente precisa decorre das suas obrigações legais – não da lista de funções na página inicial de um fornecedor.

Para a maioria dos autônomos que apuram o lucro pela EÜR (Einnahmenüberschussrechnung), são cinco áreas: faturas com dados obrigatórios, fatura eletrônica, guarda correta conforme a GoBD, IVA com transmissão eletrônica e apuração do lucro. A tabela mostra a base legal de cada obrigação e o que o software deve oferecer.

Faturas e fatura eletrônica: o básico obrigatório

Qualquer software gera um PDF bonito. O que importa é se ele conduz você a todos os dados obrigatórios e numera as faturas sem lacunas. Correções não podem ser feitas sobrescrevendo, e sim com uma nota de crédito ou fatura de estorno (Stornorechnung) – um programa que deixa alterar ou apagar faturas já emitidas é um sinal de alerta. O que uma fatura correta precisa conter está no guia como emitir fatura na Alemanha.

Desde 1º de janeiro de 2025 você precisa poder receber faturas eletrônicas de outras empresas. A partir de 2027 você mesmo precisa emitir faturas eletrônicas para empresas se o faturamento do ano anterior passou de 800.000 €; a partir de 2028 isso vale para todos. Faturas de pequeno valor até 250 € e Kleinunternehmer estão dispensados da emissão. O calendário está no guia sobre a obrigação da fatura eletrônica.

Na fatura eletrônica, verifique exatamente o que “suporta” significa:

• O software cria XRechnung (UBL ou CII) e ZUGFeRD no perfil EN 16931 – e não só MINIMUM ou BASIC WL, que não são fatura eletrônica? Detalhes no guia sobre os formatos XRechnung e ZUGFeRD.
• Ele exibe faturas XML recebidas de forma legível e importa os valores?
• Ele valida o arquivo antes do envio contra as regras oficiais (Schema e Schematron)?
• Há um campo para a Leitweg-ID, caso você fature para órgãos públicos?
• A fatura eletrônica já está no plano de entrada ou custa à parte?

GoBD: arquivo, registro de alterações e fechamento

A GoBD (os princípios para manter e guardar livros, registros e documentos em formato eletrônico e para o acesso aos dados) exige que lançamentos e comprovantes sejam completos, feitos em tempo hábil, inalteráveis e rastreáveis. Uma pasta de PDFs no notebook ou fotos no aplicativo de mensagens não cumpre isso, porque qualquer arquivo pode ser alterado ou apagado sem deixar rastro.

Importante: não existe um “certificado GoBD” oficial para software. Pareceres de auditores podem ajudar, mas a responsabilidade pela escrituração correta continua sendo sua. Por isso, olhe para funções concretas, não para selos. As regras em detalhe estão no guia GoBD para autônomos.

Desde 2025, comprovantes contábeis como faturas e recibos têm prazo de guarda de 8 anos; livros, registros e os documentos da EÜR, de 10 anos. Documentos recebidos eletronicamente são guardados no formato original – uma fatura eletrônica, portanto, como XML ou PDF ZUGFeRD, não impressa.

• Os arquivos originais são guardados sem alteração e não podem ser apagados.
• Um registro de alterações mostra quem mudou o quê e quando.
• Períodos encerrados podem ser fechados (Festschreibung), para que números já declarados não mudem sem rastro.
• Cada número pode ser rastreado até o comprovante.
• Os dados podem ser entregues em formato processável para uma fiscalização (Betriebsprüfung).

IVA e ELSTER: a transmissão direta economiza tempo

A declaração antecipada de IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung, UStVA) precisa ser entregue eletronicamente – mensalmente se o seu IVA no ano anterior passou de 9.000 €, senão em geral trimestralmente. O vencimento é no dia 10 após o fim do período; com prorrogação permanente (Dauerfristverlängerung), um mês depois. Como funciona está no guia sobre a Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Um bom software calcula as Kennzahlen (por exemplo, Kz 81 para vendas a 19 % ou Kz 66 para o imposto pago nas compras, Vorsteuer) a partir dos seus lançamentos. Se ele também valida a declaração pela interface oficial ERiC e a envia com o seu certificado ELSTER, você não precisa redigitar nada no Mein ELSTER – e elimina uma fonte típica de erros. O que você precisa para a transmissão está no guia ELSTER para autônomos.

Na comparação, pergunte explicitamente: quais declarações são transmitidas diretamente (UStVA, declaração anual de IVA, Zusammenfassende Meldung, Anlage EÜR, declaração do imposto comercial – Gewerbesteuererklärung)? E a partir de qual plano? Também ajuda se o software lembrar você dos prazos fiscais.

EÜR, plano de contas e ativo imobilizado

A maioria dos profissionais liberais (Freiberufler) e pequenos comerciantes apura o lucro com a Anlage EÜR. O software deve gerá-la a partir dos lançamentos e mostrar cada linha com a Kennzahl oficial. Por trás, ele lança segundo um plano de contas (Kontenrahmen) – na Alemanha, em geral SKR03 ou SKR04. Por que isso importa também para quem faz EÜR está no guia sobre o plano de contas SKR03 e SKR04.

Se você compra um notebook, um carro ou móveis, o software precisa tratar o ativo imobilizado: bens de pequeno valor (GWG) até 800 € líquidos são depreciados de imediato, os mais caros ao longo da vida útil (AfA), e o registro de ativos (AVEÜR) é mantido. Sem isso, você refaz as contas numa planilha no fim do ano – exatamente o que quer evitar com um software.

Banco: importar extrato ou conexão direta?

O que mais consome tempo na contabilidade é conciliar pagamentos. O software pode obter as movimentações bancárias de duas formas: importando um arquivo do internet banking ou por conexão direta com o banco. As duas poupam digitação, desde que o software depois associe as movimentações às faturas e despesas em aberto.

Na importação de arquivo, o CAMT.053 é o padrão atual dos bancos alemães; o MT940 está sendo descontinuado e o CSV tem um layout diferente em cada banco. Verifique se o software lê esses formatos, reconhece duplicatas e avisa sobre lacunas entre dois extratos. Uma conta bancária separada para o negócio facilita muito a conciliação – veja o guia sobre a conta empresarial (Geschäftskonto).

Idioma, contador, usuários e segurança

Quem não cresceu falando alemão se beneficia de uma interface no próprio idioma. Mas confira se os termos oficiais em alemão continuam visíveis – senão você não reconhece a “Umsatzsteuer-Voranmeldung” na carta do Finanzamt. Dicas para começar sem conhecer o sistema alemão estão no guia para autônomos estrangeiros na Alemanha.

Se você trabalha com um consultor fiscal (Steuerberater), combine antes como o escritório acessa seus dados: com um acesso próprio ao software ou por uma exportação num formato que o escritório consiga importar – muitos escritórios usam DATEV e pedem uma exportação nesse formato. Pergunte ao seu escritório do que ele precisa antes de decidir.

Outros pontos a verificar:

• Usuários e funções: colaboradores podem só lançar comprovantes, sem alterar configurações ou declarações?
• Segurança: login em dois fatores, armazenamento criptografado, servidor na UE, contrato de processamento de dados conforme o regulamento europeu de proteção de dados (DSGVO).
• Exportação: você consegue baixar seus dados a qualquer momento, inclusive ao cancelar?
• Escopo: você precisa de folha de pagamento, sistema de caixa ou controle de estoque? Muitos programas para autônomos não oferecem isso.

Comparar custos do jeito certo: um exemplo

O preço de entrada diz pouco. Calcule o custo do plano que cobre todas as suas obrigações e o tempo gasto com o que o software não faz. O exemplo usa preços hipotéticos e uma hora de trabalho de 60 € para uma freelancer com UStVA trimestral e Anlage EÜR.

A variante A parece mais barata, mas só se o seu tempo não valer nada. Some ainda o risco de erros de digitação na transferência. A assinatura, aliás, é despesa operacional (Betriebsausgabe); no regime normal de IVA, você recupera o imposto pago sobre ela pela declaração antecipada.

Período de teste e migração: checklist

Use o teste grátis para um ciclo real, não só para dar uma olhada. O ideal é pegar um mês já encerrado e lançá-lo por completo:

• Criar uma fatura em ZUGFeRD e outra em XRechnung e rodar a validação.
• Lançar uma fatura eletrônica recebida e um cupom fotografado.
• Importar um extrato bancário e conciliar os pagamentos.
• Abrir a declaração antecipada do mês e comparar com a última que você entregou.
• Verificar se a transmissão ao ELSTER está disponível no plano de teste ou só num plano superior.
• Na migração: fazer a troca de preferência no início de um ano ou trimestre, transferir faturas em aberto e bens do ativo com valor contábil residual e continuar a numeração das faturas de forma inequívoca.
• Não apagar os dados antigos: o Finanzamt pode acessar seus dados contábeis durante todo o prazo de guarda. Exporte tudo do programa antigo ou mantenha um acesso de leitura. Como a contabilidade se organiza como um todo está no guia contabilidade para autônomos.

Escolher software de contabilidade com o Kontelio

O Kontelio foi feito para autônomos e pequenas empresas na Alemanha. Já no plano Start você emite faturas com todos os dados obrigatórios e numeração sequencial, notas de crédito e faturas de estorno, ZUGFeRD e XRechnung, recebe faturas eletrônicas, lança despesas e arquiva comprovantes por dez anos de forma inalterável. A partir do plano Business entram a contabilidade pelo SKR03, o registro de ativos com AfA e GWG, a importação de extratos (CAMT, MT940, CSV), EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, declaração anual de IVA, ZM e Gewerbesteuererklärung – validadas com ERiC e enviadas direto ao ELSTER – e um acesso gratuito para o seu consultor fiscal com função própria. Regras para a conciliação bancária automática existem no plano Pro.

Um registro de auditoria (Audit-Protokoll) guarda cada alteração, os meses podem ser fechados e os titulares entram com dois fatores. A interface existe em nove idiomas, com os termos oficiais em alemão sempre visíveis; o modo simplificado mostra só o que você precisa. Não estão incluídos folha de pagamento, sistema de caixa nem exportação DATEV – os relatórios você baixa em CSV ou XLSX. Todas as funções estão na página software de contabilidade para autônomos; você pode testar o Kontelio por 30 dias grátis.

Perguntas frequentes