Scegliere il software di contabilità per autonomi: checklist per la Germania

Cosa deve saper fare un software di contabilità in Germania?

Il termine „software di contabilità“ (Buchhaltungssoftware) non è protetto. Alcuni programmi servono solo a fare fatture, altri coprono tutto il percorso fino alla dichiarazione dei redditi. Ciò che ti serve davvero dipende dai tuoi obblighi di legge – non dall’elenco di funzioni sulla homepage di un fornitore.

Per la maggior parte degli autonomi con rendiconto per cassa (EÜR) sono cinque aree: fatture con dati obbligatori, fattura elettronica, conservazione regolare secondo le GoBD, IVA con trasmissione elettronica e determinazione dell’utile. La tabella mostra su cosa si basa l’obbligo e cosa dovrebbe fare il software.

Fatture e fattura elettronica: il programma obbligatorio

Ogni software sa generare un bel PDF. Decisivo è se ti guida verso tutti i dati obbligatori e assegna i numeri di fattura senza lacune. Le correzioni non devono avvenire sovrascrivendo, ma con una nota di credito o una fattura di storno – un programma che permette di modificare o cancellare semplicemente fatture già emesse è un segnale d’allarme. Cosa deve contenere una fattura corretta lo spiega la guida fare una fattura.

Dall’1 gennaio 2025 devi poter accettare fatture elettroniche da altre imprese. Dal 2027 devi emettere tu stesso fatture elettroniche alle imprese se il tuo fatturato dell’anno precedente superava 800.000 €, dal 2028 vale per tutti; le fatture di piccolo importo fino a 250 € e i Kleinunternehmer sono esentati dall’emissione. Il calendario lo spiega la guida sull’obbligo di fattura elettronica.

Per la fattura elettronica verifica bene cosa significa „supportata“:

• Il software crea XRechnung (UBL o CII) e ZUGFeRD nel profilo EN 16931 – non solo MINIMUM o BASIC WL, che non sono fatture elettroniche? Dettagli nella guida sui formati XRechnung e ZUGFeRD.
• Sa visualizzare in modo leggibile le fatture XML in arrivo e riprenderne gli importi?
• Verifica il file prima dell’invio secondo le regole ufficiali (schema e Schematron)?
• C’è un campo per la Leitweg-ID, se fatturi alla pubblica amministrazione?
• La fattura elettronica è già inclusa nel piano base o costa in più?

GoBD: archivio, registro e chiusura dei periodi

Le GoBD (principi per la tenuta e la conservazione regolare di libri, registrazioni e documenti in forma elettronica e per l’accesso ai dati) richiedono che registrazioni e giustificativi siano completi, tempestivi, immodificabili e tracciabili. Un archivio di file PDF sul laptop o di foto nel messenger non soddisfa questi requisiti, perché ogni file può essere modificato o cancellato senza che nessuno se ne accorga.

Importante da sapere: non esiste un „certificato GoBD“ ufficiale per i software. Le relazioni di revisori dei conti possono aiutare, ma la responsabilità della regolarità resta tua. Guarda quindi alle funzioni concrete invece che ai bollini. Le regole nel dettaglio le spiega la guida GoBD per autonomi.

Dal 2025 per i giustificativi contabili come fatture e ricevute vale un termine di conservazione di 8 anni, per libri, registrazioni e documenti dell’EÜR 10 anni. I documenti ricevuti in forma elettronica li conservi nel formato originale – una fattura elettronica quindi come XML o PDF ZUGFeRD, non come stampa.

• I file originali vengono salvati senza modifiche e non possono essere cancellati.
• Un registro delle modifiche mostra chi ha cambiato cosa e quando.
• I periodi chiusi si possono bloccare, così i numeri dichiarati non si possono più modificare inosservati.
• Ogni numero si può ricondurre fino al giustificativo.
• I dati si possono mettere a disposizione in forma elaborabile elettronicamente per una verifica fiscale.

IVA ed ELSTER: la trasmissione diretta fa risparmiare tempo

La dichiarazione IVA periodica (UStVA) va presentata in via elettronica – ogni mese se la tua IVA dell’anno precedente superava 9.000 €, altrimenti di norma ogni trimestre. Scade il 10° giorno dopo la fine del periodo, con la proroga permanente (Dauerfristverlängerung) un mese dopo. Come funziona esattamente lo spiega la guida sulla dichiarazione IVA periodica.

Un buon software calcola le Kennzahlen (ad esempio Kz 81 per le operazioni al 19 % o Kz 66 per l’IVA a credito) dalle tue registrazioni. Se può inoltre verificare la dichiarazione tramite l’interfaccia ufficiale ERiC e inviarla con il tuo certificato ELSTER, non devi ricopiare nulla in Mein ELSTER – eliminando una tipica fonte di errori. Cosa ti serve per la trasmissione lo spiega la guida ELSTER per autonomi.

Nel confronto chiedi espressamente: quali dichiarazioni vengono trasmesse direttamente (UStVA, dichiarazione IVA annuale, elenco riepilogativo, Anlage EÜR, dichiarazione Gewerbesteuer)? E da quale piano? È utile anche se il software ti ricorda le scadenze fiscali.

EÜR, piano dei conti e immobilizzazioni

La maggior parte dei Freiberufler e dei piccoli titolari di Gewerbe determina l’utile con l’Anlage EÜR. Il software dovrebbe prepararla dalle registrazioni e mostrare ogni riga con la Kennzahl ufficiale. Dietro le quinte registra secondo un piano dei conti (Kontenrahmen) – in Germania di solito SKR03 o SKR04. Perché conta anche per gli autonomi con EÜR lo spiega la guida sul piano dei conti SKR03 e SKR04.

Se acquisti un laptop, un’auto o dei mobili, il software deve gestire le immobilizzazioni: dedurre subito i beni di modico valore fino a 800 € netti, ripartire quelli più costosi sulla durata di utilizzo (AfA) e tenere il registro dei beni (AVEÜR). Se manca, a fine anno ricalcoli tutto in un foglio di calcolo – proprio ciò che vuoi evitare con un software.

Banca: importazione dell’estratto conto o collegamento diretto?

La cosa che porta via più tempo nella contabilità è abbinare i pagamenti. Il software può ottenere i movimenti bancari in due modi: importando un file dall’online banking o tramite un collegamento diretto con la banca. Entrambi evitano di digitare, se poi il software abbina i movimenti alle fatture aperte e alle spese.

Per l’importazione di file CAMT.053 è lo standard attuale delle banche tedesche; MT940 viene gradualmente dismesso, il CSV è strutturato diversamente da banca a banca. Verifica se il software legge questi formati, riconosce i duplicati e segnala i buchi tra due estratti. Un conto bancario separato per l’attività rende l’abbinamento molto più semplice – maggiori dettagli nella guida sul conto aziendale per autonomi.

Lingua, consulente fiscale, utenti e sicurezza

Chi non è cresciuto con il tedesco come lingua madre trae vantaggio da un’interfaccia nella propria lingua. Fai attenzione che i termini ufficiali tedeschi restino comunque visibili – altrimenti non riconoscerai la „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ nella lettera del Finanzamt. Consigli per iniziare senza un background tedesco li dà la guida per autonomi dall’estero.

Se lavori con un consulente fiscale, chiarisci prima come lo studio accede ai tuoi dati: con un accesso proprio al software o tramite un’esportazione in un formato che lo studio può importare – molti studi lavorano con DATEV e chiedono un’esportazione nel loro formato. Chiedi al tuo studio cosa gli serve prima di decidere.

Altri punti da verificare:

• Utenti e ruoli: i collaboratori possono solo registrare giustificativi, senza modificare impostazioni o dichiarazioni?
• Sicurezza: accesso a due fattori, archiviazione cifrata, server nell’UE, contratto per il trattamento dei dati secondo il GDPR (DSGVO).
• Esportazione: puoi scaricare i tuoi dati in qualsiasi momento, anche se disdici?
• Ambito: ti servono paghe, sistema di cassa o gestione del magazzino? Molti programmi per autonomi non li offrono.

Confrontare correttamente i costi: un esempio di calcolo

Il prezzo d’ingresso dice poco. Calcola i costi del piano che copre tutti i tuoi obblighi e il tempo per ciò che il software non fa. L’esempio usa prezzi ipotetici e una tariffa oraria di 60 € per una freelance con UStVA trimestrale e Anlage EÜR.

La variante A sembra più economica, ma lo è solo se il tuo tempo non costa nulla. A questo si aggiunge il rischio di errori di battitura nel trasferire i dati. I costi dell’abbonamento sono tra l’altro costi d’esercizio; l’IVA a credito su di essi, in regime ordinario, la recuperi con la dichiarazione periodica.

Periodo di prova e passaggio: checklist

Usa il periodo di prova gratuito per un vero test completo, non solo per dare un’occhiata. La cosa migliore è prendere un mese già chiuso e registrarlo per intero:

• Creare una fattura come ZUGFeRD e una come XRechnung e far girare la verifica.
• Registrare una fattura elettronica in arrivo e uno scontrino fotografato.
• Importare un estratto conto e abbinare i pagamenti.
• Guardare la dichiarazione periodica del mese e confrontarla con la tua ultima presentazione.
• Verificare se la trasmissione a ELSTER è disponibile nel piano di prova o solo in un piano superiore.
• Nel passaggio: far coincidere il cambio, se possibile, con l’inizio di un anno o di un trimestre, riprendere fatture aperte e immobilizzazioni con valore residuo e proseguire la numerazione delle fatture in modo univoco.
• Non cancellare i dati vecchi: il Finanzamt può accedere ai tuoi dati contabili per tutto il periodo di conservazione. Esportali completamente dal vecchio programma o mantieni un accesso in lettura. Come è strutturata la contabilità nel complesso lo mostra la guida contabilità per autonomi.

Scegliere il software di contabilità con Kontelio

Kontelio è fatto per autonomi e piccole imprese in Germania. Già nel piano Start crei fatture con tutti i dati obbligatori e numerazione progressiva, note di credito e fatture di storno, ZUGFeRD e XRechnung, ricevi fatture elettroniche, registri le spese e archivi i giustificativi per dieci anni in modo immodificabile. Dal piano Business si aggiungono contabilità secondo SKR03, registro dei beni con AfA e GWG, importazione degli estratti conto (CAMT, MT940, CSV), EÜR, dichiarazione IVA periodica, dichiarazione annuale, ZM e dichiarazione Gewerbesteuer – verificate con ERiC e inviate direttamente a ELSTER – oltre a un accesso gratuito per il tuo consulente fiscale con un ruolo proprio. Le regole per l’abbinamento bancario automatico sono nel piano Pro.

Un registro di audit tiene traccia di ogni modifica, i mesi si possono chiudere e i titolari accedono con due fattori. L’interfaccia è disponibile in nove lingue, i termini ufficiali tedeschi restano visibili; la modalità semplificata mostra solo ciò che ti serve. Non sono inclusi paghe, sistema di cassa ed esportazione DATEV – i report li scarichi come CSV o XLSX. Tutte le funzioni le trovi nella pagina software di contabilità per autonomi; puoi provare Kontelio gratis per 30 giorni.

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