Contabilità per autonomi in Germania: cosa devi fare davvero

Che contabilità mi serve come autonomo?

Il diritto tributario tedesco prevede due modi per determinare l’utile: il rendiconto per cassa (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR) ai sensi del § 4 Abs. 3 EStG e il confronto patrimoniale (Betriebsvermögensvergleich) con partita doppia, bilancio e conto economico. Quale vale per te dipende dalla forma giuridica e dalle dimensioni – non da ciò che fa il tuo consulente bancario o un conoscente.

I liberi professionisti (Freiberufler, § 18 EStG) possono sempre usare l’EÜR, qualunque siano fatturato e utile. Lo stesso vale per chi ha un Gewerbe, finché non è obbligato alla contabilità come commerciante (Kaufmann) ai sensi dell’HGB e il Finanzamt non lo richiede ai sensi del § 141 AO. I limiti sono dal 2024 di 800.000 € di fatturato o 80.000 € di utile nell’esercizio. Una GmbH o UG è invece sempre Kaufmann per forma giuridica e deve redigere il bilancio.

Maggiori dettagli sul modulo nella guida al rendiconto per cassa (EÜR). Se stai appena iniziando, leggi prima aprire partita IVA in Germania.

Cosa devi registrare – e cosa no

Anche l’EÜR non è una stima. Il Finanzamt si aspetta che ogni cifra nell’Anlage EÜR derivi da un giustificativo. Sono obbligatori:

• Tutti i ricavi d’esercizio (Betriebseinnahmen): fatture emesse, vendite in contanti, interessi sul conto aziendale, rimborsi assicurativi, contributi.
• Tutte le spese d’esercizio (Betriebsausgaben) con giustificativo: fatture ricevute, scontrini, estratti conto per le commissioni, giustificativi interni (Eigenbelege) per i casi senza ricevuta.
• L’IVA separata: IVA incassata e IVA a credito (Vorsteuer) pagata, ciascuna per aliquota (vedi IVA per autonomi).
• Acquisti oltre 800 € netti nel registro dei beni strumentali con ammortamento (vedi AfA e beni di modesto valore).
• Spese di rappresentanza e regali singolarmente e separati dalle altre spese (§ 4 Abs. 7 EStG).
• Quote private, ad esempio per cellulare o auto, e prelievi e conferimenti privati (Privatentnahmen bzw. -einlagen) – da indicare nell’Anlage EÜR se gli interessi passivi aziendali superano 2.050 €.

Le regole base delle GoBD, una frase per regola

Le GoBD (principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registrazioni e documenti in forma elettronica) valgono anche per le ditte individuali con EÜR. Nella pratica significa:

• Completezza: ogni operazione viene registrata, anche il caffè da 3,80 €.
• Correttezza e tracciabilità: ogni registrazione porta al giustificativo e viceversa.
• Tempestività: registrare le operazioni in contanti ogni giorno, quelle non in contanti a breve; una registrazione entro dieci giorni è considerata senza problemi.
• Inalterabilità: correzioni solo tramite storno o nuova versione, mai sovrascrivendo – per questo un foglio Excel da solo non è conforme alle GoBD.
• Conservazione: giustificativi contabili otto anni, libri ed EÜR dieci anni, lettere commerciali sei anni – dettagli nella guida GoBD e termini di conservazione.

La tua routine mensile: contabilità in 60–90 minuti

La maggior parte dei problemi nasce quando i giustificativi restano un anno in una scatola da scarpe. Fissa un appuntamento ricorrente, ad esempio il primo giorno lavorativo del mese – con dichiarazione IVA periodica (Umsatzsteuer-Voranmeldung) mensile al più tardi entro il 10.

A fine anno si aggiungono pochi passaggi: calcolare gli ammortamenti per il registro dei beni strumentali, attribuire i pagamenti ricorrenti a cavallo d’anno secondo la regola dei dieci giorni (ad esempio l’acconto IVA di dicembre pagato entro il 10 gennaio), registrare le quote private per auto e telefono e redigere l’Anlage EÜR e la dichiarazione IVA annuale. Chi ha registrato bene durante l’anno ci mette ore, non giorni.

• Raccogliere i giustificativi: casella e-mail, portali clienti, foto degli scontrini, fatture elettroniche (XML) – tutto in un’unica entrata.
• Registrare le spese: fornitore, data, netto, aliquota, categoria, se serve quota privata.
• Controllare le fatture emesse: sono state fatturate tutte le prestazioni del mese? Numeri senza lacune?
• Riconciliare l’estratto conto: ogni movimento appartiene a una fattura, una spesa, un prelievo privato o un giroconto.
• Controllare le partite aperte e, se serve, sollecitare con cortesia.
• Contare la cassa, se hai contanti in azienda (vedi libro cassa).
• Inviare la dichiarazione IVA periodica o annotare il trimestre e accantonare per l’imposta sul reddito (accantonamenti per le tasse).

Archivio dei giustificativi: digitale, ma ordinato

Puoi scansionare o fotografare i giustificativi cartacei e poi distruggere la carta (scansione sostitutiva, ersetzendes Scannen), se l’immagine è leggibile e completa e descrivi come procedi. I giustificativi digitali – fatture PDF, fatture elettroniche, ordini online – li conservi nel formato originale; una stampa non basta.

Funziona bene un archivio per anno e mese con un numero di giustificativo univoco, riportato anche nella registrazione. Chi usa un programma di contabilità allega il giustificativo direttamente alla registrazione; così non serve cercarlo quando il Finanzamt fa domande. Se manca un giustificativo, scrivi un giustificativo interno (Eigenbeleg) con data, importo, beneficiario, scopo e motivo per cui non c’è ricevuta – ma non puoi detrarne l’IVA a credito.

Riconciliazione bancaria: il passo di controllo più importante

Il confronto tra estratto conto e contabilità ti mostra subito cosa manca: una spesa non registrata, una fattura non pagata o un pagamento registrato due volte. Il modo più semplice è un conto aziendale (Geschäftskonto) separato, su cui passano solo pagamenti professionali.

Abbinamenti tipici nella riconciliazione sono: incasso alla fattura emessa, addebito diretto alla fattura ricevuta, spese di tenuta conto come costi per operazioni finanziarie, bonifico sul conto privato come prelievo privato, pagamento al Finanzamt come acconto IVA oppure – per l’imposta sul reddito – sempre come prelievo privato, perché l’imposta sul reddito non è una spesa d’esercizio.

Consiglio per la riconciliazione: se a fine mese il saldo in contabilità coincide con il saldo dell’estratto conto, il mese è completo. Se differisce, mancano quasi sempre un estratto conto, una commissione non registrata o un pagamento che salda due fatture insieme.

Esempio: un mese di contabilità in cifre

Lena è una UX designer libera professionista, soggetta IVA, con dichiarazione periodica trimestrale. A marzo 2026 il suo mese si presenta così:

Excel, software o consulente fiscale?

Per legge puoi tenere la contabilità da solo. La domanda è quanto tempo, rischio e denaro vuoi investire. Importante: da quando EÜR, dichiarazione IVA periodica e dichiarazione della Gewerbesteuer si inviano solo in via elettronica tramite ELSTER, ti serve comunque uno strumento digitale.

Gli errori più frequenti in contabilità

Questi errori i verificatori fiscali li trovano continuamente negli autonomi – tutti evitabili con la routine mensile:

• Pagamenti privati e professionali mescolati, senza giustificativi per i prelievi privati.
• Fatture accettate senza dati obbligatori – così manca la detrazione dell’IVA a credito (vedi come fare una fattura).
• Ricevute di rappresentanza senza occasione e partecipanti (vedi spese di rappresentanza).
• Acquisti costosi dedotti subito per intero invece di ripartirli sulla durata di utilizzo.
• Imposta sul reddito o assicurazione sanitaria registrate come spesa d’esercizio.
• Rimborsi IVA del Finanzamt dimenticati – nell’EÜR sono ricavi d’esercizio.
• Fatture elettroniche conservate solo come stampa PDF invece che nell’originale XML (vedi fattura elettronica).

Contabilità con Kontelio

Kontelio collega i passi della routine mensile: scrivi fatture con numeri progressivi, carichi o fotografi i giustificativi nell’entrata documenti e li registri come spese con categoria, aliquota e quota privata. Dal piano Business Kontelio registra secondo lo SKR03, importa gli estratti conto come CAMT, MT940 o CSV e nella riconciliazione propone la fattura o la spesa giusta. Ne nascono la dichiarazione IVA periodica e l’Anlage EÜR, che invii direttamente a ELSTER; i giustificativi vengono archiviati per dieci anni in conformità alle GoBD. Nei piani Business e Pro dai gratuitamente accesso al tuo consulente fiscale. Una panoramica è nella pagina software di contabilità per autonomi.

Domande frequenti