GoBD e termini di conservazione in Germania: cosa devono sapere gli autonomi nel 2026

Cosa sono le GoBD – e valgono anche per me?

Le GoBD sono una circolare del Ministero federale delle Finanze che interpreta per il mondo digitale gli obblighi del codice tributario (Abgabenordnung, §§ 145–147 AO) e delle leggi fiscali. La versione del 28 novembre 2019 è stata modificata due volte, l’ultima il 14 luglio 2025 soprattutto per la fattura elettronica. Le GoBD non sono una legge a sé, ma il Finanzamt verifica in base a esse.

Valgono per tutti coloro che per legge fiscale devono tenere libri o fare registrazioni – quindi anche per Freiberufler e titolari di Gewerbe con rendiconto per cassa (EÜR), non solo per le imprese che redigono il bilancio. Le piccole attività non devono avere gli stessi sistemi di un grande gruppo, ma devono rispettare gli stessi principi.

I principi delle GoBD nella pratica

Ogni principio si traduce in una regola concreta per la tua quotidianità:

Termini di conservazione 2026 in sintesi

Con la quarta legge di semplificazione burocratica (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BEG IV) il termine per i giustificativi contabili è stato ridotto dal 1° gennaio 2025 da dieci a otto anni; vale per tutti i giustificativi il cui vecchio termine decennale non era ancora scaduto in quella data. Per banche, assicurazioni e istituti di investimento la riduzione vale solo un anno dopo. I termini sono nel § 147 Abs. 3 AO; per le fatture il § 14b UStG ripete il termine di otto anni.

Quando inizia il termine di conservazione?

Secondo il § 147 Abs. 4 AO il termine inizia con la fine dell’anno solare in cui è nato il giustificativo, è stata fatta l’ultima registrazione o è stato redatto il bilancio. Decisivo non è quindi la data del giustificativo, ma la fine dell’anno.

Importante è la sospensione della scadenza (Ablaufhemmung): il termine non scade finché i documenti sono rilevanti per un’imposta il cui termine di accertamento è ancora aperto – ad esempio durante una verifica fiscale (Betriebsprüfung), un ricorso o se un avviso è emesso con riserva di verifica. Controllalo prima di ogni distruzione.

Documentazione delle procedure: obbligatoria anche per i piccoli

La documentazione delle procedure (Verfahrensdokumentation) descrive come ti arrivano i giustificativi, come vengono acquisiti, registrati, archiviati e protetti dalla perdita. È obbligatoria per ogni impresa che tiene la contabilità in forma elettronica. Se manca, questo da solo non è un motivo per respingere la contabilità – purché la tracciabilità non ne risenta. Al più tardi con la scansione sostitutiva diventa però importante.

Per una ditta individuale bastano spesso da tre a cinque pagine. Conservala per dieci anni e aggiornala a ogni cambiamento, ad esempio un cambio di software. Questi punti devono esserci:

• Descrizione generale: impresa, attività, programmi utilizzati e chi fa cosa.
• Entrata dei giustificativi: posta cartacea, e-mail, portali clienti, fatture elettroniche – come vengono raccolti i giustificativi?
• Acquisizione e registrazione: quando, da chi, con quale programma, come vengono corretti gli errori?
• Scansione: chi scansiona, quando, controllo di qualità, quando viene distrutta la carta?
• Archiviazione e backup: dove sono i dati, come vengono salvati, come si ottiene l’inalterabilità?
• Accesso ai dati: come può il Finanzamt accedere ai dati in una verifica o ottenere un’esportazione?

Scansione sostitutiva: via la carta, resta l’immagine

Puoi scansionare i giustificativi cartacei o fotografarli con lo smartphone e poi distruggere l’originale (scansione sostitutiva, ersetzendes Scannen). Condizioni: l’immagine corrisponde visivamente all’originale ed è completamente leggibile, la procedura è descritta nella documentazione delle procedure e il file viene archiviato in modo inalterabile. Importante: gli scontrini su carta termica sbiadiscono spesso dopo pochi mesi – scansionali subito.

Ci sono eccezioni quando una legge richiede l’originale, ad esempio per determinati documenti doganali o atti. Prima scansionare, poi registrare – e non il contrario con una pila di carta digitalizzata mesi dopo.

Archiviare correttamente giustificativi digitali e fatture elettroniche

Ciò che arriva in digitale lo devi conservare in digitale – una stampa non sostituisce l’originale. Vale per le fatture PDF via e-mail, le fatture online dei portali clienti e soprattutto per la fattura elettronica (E-Rechnung), che dal 2025 ogni imprenditore deve poter ricevere.

• XRechnung: il file XML è l’originale e va conservato senza modifiche; una visualizzazione leggibile è solo uno strumento di supporto.
• ZUGFeRD: il file ibrido (PDF con XML incorporato) si conserva per intero. Secondo la modifica delle GoBD del 2025 devi salvare in aggiunta la parte grafica solo se contiene informazioni fiscalmente rilevanti che non sono nei dati XML.
• E-mail: l’e-mail stessa la devi conservare solo se è un giustificativo contabile o una lettera commerciale; se serve solo come mezzo di trasporto della fattura, basta l’allegato.
• Conversione: se converti i file in un altro formato, conserva anche l’originale se contiene dati fiscalmente rilevanti.
• Leggibilità: devi poter rendere leggibili i dati per tutta la durata del termine – anche dopo un cambio di software.

Giustificativo interno (Eigenbeleg): quando manca la ricevuta

Se hai perso un giustificativo o non esiste, come con un parchimetro senza ricevuta, crei un giustificativo interno (Eigenbeleg). Sostituisce il documento di terzi come prova della spesa d’esercizio, ma non dà diritto alla detrazione dell’IVA a credito (Vorsteuer), perché non c’è una fattura ai sensi della legge IVA. I giustificativi interni sono l’eccezione: se si moltiplicano, il Finanzamt diventa sospettoso.

• Data del pagamento e data di creazione del giustificativo interno.
• Beneficiario del pagamento con nome e indirizzo, se noti.
• Tipo di prestazione o merce e motivo professionale.
• Importo, in contanti o meno, se possibile con prova di pagamento (estratto conto, addebito della carta).
• Motivo per cui non c’è un giustificativo originale.
• La tua firma o approvazione elettronica.

Cosa succede in caso di violazioni delle GoBD?

Piccoli difetti formali di norma non portano a respingere la contabilità. Se però i difetti sono sostanziali – giustificativi mancanti, dati modificati a posteriori, nessuna registrazione singola degli incassi in contanti –, il Finanzamt può stimare le basi imponibili ai sensi del § 162 AO, di solito con maggiorazioni di sicurezza. Per le casse si aggiungono sanzioni ai sensi del § 379 AO. In una verifica fiscale il verificatore chiede inoltre l’accesso ai tuoi dati: direttamente nel sistema (Z1), indirettamente tramite elaborazioni secondo le sue indicazioni (Z2) o tramite consegna di un supporto dati (Z3). Per questo il tuo software dovrebbe consentire un’esportazione completa.

La maggior parte delle domande si evita in anticipo con una routine contabile ordinata e un libro cassa in regola (se hai contanti). Anche per le ricevute di rappresentanza e le fatture vale: ciò che non conservi non lo puoi dedurre.

GoBD con Kontelio

In Kontelio carichi o fotografi i giustificativi nell’entrata documenti (PDF, JPG, PNG, HEIC e fatture elettroniche XML) e li colleghi alla spesa. I dati registrati non vengono sovrascritti: ogni registrazione riceve un valore di controllo, le correzioni avvengono tramite storni o rettifiche di fattura e le modifiche compaiono nel registro di audit. Le fatture elettroniche vengono salvate nel formato originale, i giustificativi interni li crei direttamente nella spesa. Tutti i giustificativi vengono archiviati in modo inalterabile per dieci anni – scopri di più nella pagina gestire i giustificativi in digitale.

Domande frequenti