GoBD y plazos de conservación en Alemania: lo que los autónomos deben saber en 2026

¿Qué son las GoBD y se me aplican a mí?

Las GoBD son una circular del Ministerio Federal de Hacienda (BMF) que interpreta para el mundo digital las obligaciones del código tributario (§§ 145–147 AO) y de las leyes fiscales. La versión del 28 de noviembre de 2019 se ha modificado dos veces, la última el 14 de julio de 2025, sobre todo por la factura electrónica. Las GoBD no son una ley propia, pero el Finanzamt revisa según ellas.

Se aplican a todos los que, a efectos fiscales, deben llevar libros o registros, es decir, también a los Freiberufler y empresarios con Gewerbe que hacen la cuenta de ingresos y gastos (Einnahmenüberschussrechnung), no solo a las empresas que llevan balance. Las pequeñas empresas no necesitan los mismos sistemas que un grupo empresarial, pero sí deben cumplir los mismos principios.

Los principios de las GoBD en la práctica

Cada principio se traduce en una regla concreta para su día a día:

Plazos de conservación 2026 de un vistazo

Con la Cuarta Ley de Reducción de la Burocracia (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BEG IV), el plazo para los justificantes contables se redujo de diez a ocho años a partir del 1 de enero de 2025; se aplica a todos los justificantes cuyo antiguo plazo de diez años no hubiera vencido ese día. Para bancos, aseguradoras y entidades de valores, la reducción se aplica un año después. Los plazos figuran en el § 147 Abs. 3 AO; para las facturas, el § 14b UStG repite el plazo de ocho años.

¿Cuándo empieza el plazo de conservación?

Según el § 147 Abs. 4 AO, el plazo empieza al cierre del año natural en que se generó el justificante, se hizo la última anotación o se elaboró el cierre. Lo decisivo, por tanto, no es la fecha del justificante, sino el final del año.

Es importante la suspensión del vencimiento (Ablaufhemmung): el plazo no termina mientras los documentos sean relevantes para un impuesto cuyo plazo de liquidación siga abierto, por ejemplo durante una inspección fiscal (Betriebsprüfung), un recurso o si una liquidación está bajo reserva de revisión (Vorbehalt der Nachprüfung). Compruébelo antes de destruir nada.

Documentación del procedimiento: obligatoria también para los pequeños

La documentación del procedimiento (Verfahrensdokumentation) describe cómo le llegan los justificantes y cómo se registran, contabilizan, archivan y protegen frente a pérdidas. Es obligatoria para toda empresa que lleve su contabilidad de forma electrónica. Que falte no es por sí solo motivo para rechazar la contabilidad, siempre que no se vea afectada la trazabilidad. Pero, como muy tarde con el escaneo sustitutivo, se vuelve importante.

Para una empresa individual suelen bastar de tres a cinco páginas. Consérvela diez años y actualícela con cada cambio, por ejemplo un cambio de software. Debe incluir estos puntos:

• Descripción general: empresa, actividad, programas utilizados y quién hace qué.
• Entrada de justificantes: correo postal, correo electrónico, portales de clientes, facturas electrónicas; ¿cómo se reúnen los justificantes?
• Registro y contabilización: cuándo, quién, con qué programa y cómo se corrigen los errores.
• Escaneo: quién escanea, cuándo, control de calidad y cuándo se destruye el papel.
• Archivo y copias de seguridad: dónde están los datos, cómo se respaldan y cómo se garantiza la inalterabilidad.
• Acceso a los datos: cómo puede el Finanzamt acceder a los datos u obtener una exportación en una inspección.

Escaneo sustitutivo: el papel se va, la imagen queda

Puede escanear los justificantes en papel o fotografiarlos con el móvil y destruir después el original. Requisitos: la imagen coincide visualmente con el original y es totalmente legible, el proceso está descrito en la documentación del procedimiento y el archivo se guarda de forma inalterable. Importante: los tiques de caja en papel térmico suelen borrarse en pocos meses; escanéelos de inmediato.

Hay excepciones cuando una ley exige el original, por ejemplo en ciertos documentos aduaneros o escrituras. Primero escanear, después contabilizar, y no al revés con una pila de papel que se digitaliza meses después.

Archivar bien los justificantes digitales y las facturas electrónicas

Lo que llega en digital debe conservarlo en digital: una copia impresa no sustituye al original. Esto se aplica a las facturas en PDF por correo electrónico, a las facturas en línea de portales de clientes y, sobre todo, a la factura electrónica (E-Rechnung), que desde 2025 toda empresa debe poder recibir.

• XRechnung: el archivo XML es el original y se conserva sin cambios; una vista de lectura es solo una ayuda.
• ZUGFeRD: el archivo híbrido (PDF con XML incrustado) se conserva entero. Según la modificación de las GoBD de 2025, solo debe guardar además la parte visual si contiene información fiscalmente relevante que no esté en los datos XML.
• Correos electrónicos: solo debe conservar el correo en sí si es un justificante contable o una carta comercial; si solo sirve para transportar la factura, basta el adjunto.
• Conversión: si convierte archivos a otro formato, conserve también el original si contiene datos fiscalmente relevantes.
• Legibilidad: debe poder hacer legibles los datos durante todo el plazo, también tras un cambio de software.

Justificante propio: cuando falta el recibo

Si ha perdido un justificante o no existe (como en un parquímetro sin recibo), hace un justificante propio (Eigenbeleg). Sustituye al justificante de terceros como prueba del gasto de la actividad, pero no da derecho a deducir el IVA soportado, porque no hay una factura en el sentido de la ley del IVA. Los justificantes propios son la excepción: si se acumulan, el Finanzamt desconfía.

• Fecha del pago y fecha de elaboración del justificante propio.
• Destinatario del pago con nombre y dirección, si se conocen.
• Tipo de servicio o mercancía y motivo profesional.
• Importe, en efectivo o no, si es posible con prueba de pago (extracto bancario, liquidación de tarjeta).
• Motivo por el que no hay justificante original.
• Su firma o aprobación electrónica.

¿Qué pasa si se incumplen las GoBD?

Los pequeños defectos formales no suelen llevar a rechazar la contabilidad. Pero si los defectos son sustanciales (justificantes que faltan, datos modificados a posteriori, ingresos en efectivo sin registro individual), el Finanzamt puede estimar las bases imponibles según el § 162 AO, normalmente con recargos de seguridad. A ello se suman, en el caso de las cajas, multas según el § 379 AO. En una inspección fiscal, el inspector exige además acceso a sus datos: directamente en el sistema (Z1), indirectamente mediante evaluaciones según sus indicaciones (Z2) o mediante entrega de un soporte de datos (Z3). Por eso su software debería permitir una exportación completa.

La mayoría de las preguntas pueden evitarse de antemano con una buena rutina contable y un libro de caja (Kassenbuch) bien llevado (si tiene efectivo). También en los justificantes de comidas de negocios y en las facturas se aplica: lo que no conserva no puede deducirlo.

GoBD con Kontelio

En Kontelio sube o fotografía los justificantes en la bandeja de entrada (PDF, JPG, PNG, HEIC y facturas electrónicas XML) y los vincula al gasto. Los datos contabilizados no se sobrescriben: cada asiento recibe un valor de control, las correcciones se hacen mediante asientos de anulación o facturas rectificativas y los cambios quedan en el registro de auditoría. Las facturas electrónicas se guardan en su formato original y los justificantes propios los crea directamente en el gasto. Todos los justificantes se archivan de forma inalterable durante diez años; más en la página Gestionar justificantes en digital.

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