Llevar el libro de caja (Kassenbuch) en Alemania: quién debe, qué incluye y cómo hacerlo bien

¿Quién debe llevar un libro de caja?

La respuesta depende del método de cálculo del beneficio y de si hay o no una caja en el negocio. Un libro de caja es el registro del efectivo de una caja del negocio: saldo inicial, cada ingreso, cada gasto, saldo final.

Las empresas que llevan balance están obligadas a la contabilidad por partida doble según el derecho mercantil (§ 238 HGB) y el § 140 o § 141 AO. Si una empresa así tiene efectivo, una cuenta de caja con libro de caja es obligatoria. Para los autónomos con cuenta de ingresos y gastos (Einnahmenüberschussrechnung), en cambio, no hay ninguna norma que exija expresamente un libro de caja. Aun así, se aplican las obligaciones de registro: anotar los ingresos y gastos en efectivo de forma individual, completa, correcta y diaria (§ 146 Abs. 1 AO), además de los registros para el IVA (§ 22 UStG).

¿Sin caja? Entonces tampoco necesita libro de caja

Muchos Freiberufler (desarrolladores, traductores, consultores) cobran exclusivamente por transferencia. Si de vez en cuando pagan en efectivo un tique de aparcamiento o material de oficina, aportan con ello dinero de su patrimonio privado. Ese justificante se contabiliza como gasto de la actividad y la contrapartida es una aportación privada (Privateinlage, cuenta SKR03 1890). Así no surge una caja del negocio con saldo propio y, por tanto, tampoco obligación de libro de caja ni riesgo de saldo de caja negativo.

Una caja solo tiene sentido cuando cobra efectivo con regularidad o mantiene conscientemente un saldo de efectivo en el negocio, por ejemplo para dar cambio.

¿Qué debe figurar en un libro de caja?

Cada línea describe una sola operación. Estos datos son los habituales y cumplen los requisitos de las GoBD:

• Número correlativo y fecha de la operación.
• Número de justificante: cada línea tiene un justificante (tique de caja, recibo, justificante propio, resguardo de ingreso).
• Concepto: qué, de quién o a quién.
• Ingreso o gasto en euros, separado por tipo de IVA (19 %, 7 %, exento).
• Saldo tras la operación o al final del día.
• Movimientos de efectivo entre caja y banco (traspasos, Geldtransit), así como retiradas y aportaciones privadas.
• Movimientos de caja en orden cronológico: ningún asiento agrupado del tipo «ingresos de octubre», salvo en el informe de caja diario de la caja abierta.

Arqueo de caja: teórico igual a real

Que el libro de caja permita el arqueo (Kassensturzfähigkeit) significa que el saldo según el libro de caja debe coincidir en todo momento con el efectivo contado. Un inspector puede contar la caja y compararla con el libro. Debe poder explicar las diferencias; las desviaciones periódicas sin aclarar indican que faltan registros.

Un saldo de caja negativo es imposible: de una caja no se puede sacar más de lo que hay. Si aparece, faltan ingresos o aportaciones, o se contabilizaron gastos por error desde la caja en lugar de como privados. El Finanzamt puede entonces estimar. Por eso, cuente en cada cierre de caja y anote el resultado en un acta de recuento (Zählprotokoll).

Ejemplo: una semana de libro de caja

Marco da cursos de fotografía como Freiberufler y vende copias fotográficas en eventos (19 % de IVA). Tiene una caja para el cambio. Así es su semana:

Cómo leer bien el ejemplo

En los 238,00 € de ingresos por las copias hay 200,00 € netos y 38,00 € de IVA; en la cuota del taller de 178,50 €, 150,00 € netos y 28,50 € de IVA. Ambos importes van en la declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) del periodo. Del material de oficina de 23,80 €, Marco puede deducir 3,80 € de IVA soportado; los sellos están exentos de IVA, por lo que no hay IVA soportado.

El ingreso de 400,00 € en el banco no es ni ingreso ni gasto a efectos fiscales, sino solo un traspaso (Geldtransit): el dinero pasa de la caja a la cuenta bancaria. El viernes por la tarde Marco cuenta 123,70 € en la caja: el saldo teórico y el real coinciden, la caja permite el arqueo. Si hubiera olvidado contabilizar el ingreso en el banco, el libro de caja mostraría un saldo de 523,70 €, pero en la caja solo habría 123,70 €: una diferencia que un inspector ve al instante.

¿Caja electrónica con TSE o caja abierta?

Quien registra sus ingresos en efectivo con un sistema electrónico (caja registradora, caja en PC o en tableta) debe usar, según el § 146a AO y el reglamento de seguridad de cajas (Kassensicherungsverordnung, KassenSichV), un dispositivo técnico de seguridad certificado (TSE). Por cada operación debe generarse un tique y ofrecérselo al cliente (obligación de emitir tique, Belegausgabepflicht); también se admite un tique electrónico. Solo es posible una exención, previa solicitud, en la venta de mercancías a muchas personas desconocidas.

Desde 2025 debe comunicar al Finanzamt a través de ELSTER cada sistema de registro electrónico, en el plazo de un mes desde su adquisición o su baja. Las infracciones de la obligación de TSE pueden sancionarse con multas de hasta 25.000 € (§ 379 AO). Una caja electrónica no es obligatoria: la caja abierta (offene Ladenkasse), es decir, una caja de caudales sin registro electrónico, sigue estando permitida. En ese caso lleva un informe de caja diario y cuenta el saldo cada día.

En la venta de mercancías a muchas personas desconocidas con pago en efectivo, el § 146 Abs. 1 AO permite renunciar al registro individual de cada venta, pero solo sin sistema de caja electrónico. Los ingresos del día los calcula entonces hacia atrás (de forma retrógrada) mediante un informe de caja:

• Saldo final de caja del día contado (acta de recuento con desglose de billetes y monedas).
• menos el saldo inicial de caja (= saldo final del día anterior).
• más los gastos pagados de la caja, con justificantes.
• más las retiradas privadas y los ingresos en el banco.
• menos las aportaciones privadas.
• = ingresos del día, separados por tipo de IVA; el acta de recuento y los justificantes de los gastos los conserva junto con el informe de caja.

Kassennachschau: la visita sin previo aviso

Desde 2018, según el § 146b AO, el Finanzamt puede realizar sin previo aviso, durante el horario comercial, una inspección de caja (Kassennachschau). El funcionario puede hacer primero compras de prueba sin identificarse, después identificarse y exigir: libro de caja, informes de caja y actas de recuento, acceso a los datos de la caja mediante la interfaz digital, la documentación del procedimiento y, en su caso, un arqueo. Si surgen dudas, puede pasar a una inspección fiscal (Außenprüfung) sin orden de inspección previa.

Por eso, tenga a mano el libro de caja, los justificantes de los últimos días y la documentación del sistema de caja, aunque usted no esté en ese momento: los empleados deberían saber dónde está todo y quién puede dar información en el negocio. Una Kassennachschau no es una inspección fiscal, pero puede convertirse en una.

Errores frecuentes en el libro de caja

Estos errores llevan con frecuencia a estimaciones en las inspecciones:

• Libro de caja en una hoja de cálculo editable sin registro de cambios: las modificaciones posteriores no se detectan.
• Anotaciones hechas a posteriori para todo el mes en lugar de a diario.
• Saldo de caja negativo porque faltan ingresos en el banco o aportaciones privadas.
• Pagos con tarjeta registrados en el libro de caja: van a la cuenta bancaria, no a la caja de efectivo.
• Gastos privados pagados con la caja del negocio sin contabilizarlos como retirada privada.
• Correcciones con típex o sobrescribiendo en un libro de caja en papel.
• Justificantes de comidas de negocios sin motivo ni asistentes (Justificar bien los gastos de comidas de negocios).

Libro de caja con Kontelio

Kontelio no es un sistema de caja y no tiene TSE; para vender en el mostrador necesita un sistema de caja certificado o una caja abierta. Para la contabilidad, da de alta una caja en Kontelio (desde el plan Business) en Banco y caja. Los gastos e ingresos en efectivo los registra con justificante, y los ingresos en la cuenta de empresa (Geschäftskonto), como traspaso. El libro de caja muestra todos los movimientos en orden cronológico con el saldo tras cada día, puede exportarse en CSV o PDF y rechaza un pago en efectivo que dejaría el saldo por debajo de cero. Se contabiliza según el SKR03 y todo va a la Anlage EÜR. Los justificantes los guarda en la gestión de justificantes.

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