Livro-caixa (Kassenbuch) na Alemanha: quem precisa, o que registrar e como fazer certo

Quem precisa manter um livro-caixa?

A resposta depende da forma de apurar o lucro – e de existir ou não um caixa no negócio. O livro-caixa é o registro do saldo de dinheiro de um caixa da empresa: saldo inicial, cada entrada, cada saída, saldo final.

Empresas que fazem balanço são obrigadas à escrituração por partidas dobradas pelo direito comercial (§ 238 HGB) e pelo § 140 ou § 141 AO. Se essa empresa tem dinheiro vivo, uma conta caixa com livro-caixa é obrigatória. Já para autônomos com apuração de lucro EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) não há norma que exija expressamente um livro-caixa. Mesmo assim valem as obrigações de registro: entradas e saídas em dinheiro registradas individualmente, de forma completa, correta e diária (§ 146 Abs. 1 AO), além dos registros para o IVA (§ 22 UStG).

Sem caixa? Então você também não precisa de livro-caixa

Muitos Freiberufler – desenvolvedores, tradutores, consultores – recebem exclusivamente por transferência. Se de vez em quando pagam um estacionamento ou material de escritório em dinheiro, estão aportando dinheiro do patrimônio privado. O recibo é lançado como despesa operacional, e a contrapartida é um aporte privado (Privateinlage, conta SKR03 1890). Não surge um caixa da empresa com saldo próprio – e, portanto, nem obrigação de livro-caixa nem risco de saldo de caixa negativo.

Um caixa só faz sentido quando você recebe dinheiro vivo regularmente ou mantém de propósito um saldo em dinheiro no negócio, por exemplo para troco.

O que deve constar no livro-caixa?

Cada linha descreve uma única operação. Estes dados são usuais e atendem às exigências das GoBD:

• Número sequencial e data da operação.
• Número do comprovante – cada linha tem um comprovante (cupom, recibo, comprovante próprio, comprovante de depósito).
• Histórico: o quê, de quem ou para quem.
• Entrada ou saída em euros, separada por alíquota (19 %, 7 %, isento).
• Saldo após a operação ou no fim do dia.
• Movimentações de dinheiro entre caixa e banco (Geldtransit), além de retiradas e aportes privados.
• Movimentações em ordem cronológica – nada de lançamento agrupado „receitas de outubro“, exceto no relatório de caixa diário da caixa aberta.

Conferência de caixa (Kassensturzfähigkeit): saldo contábil igual ao real

Kassensturzfähig significa: o saldo segundo o livro-caixa precisa coincidir, a qualquer momento, com o dinheiro contado. Um auditor pode contar o caixa e comparar com o livro. Diferenças precisam ter explicação; desvios frequentes e não esclarecidos indicam registros faltando.

Um saldo de caixa negativo é impossível – não dá para tirar de um caixa mais do que há nele. Se ele aparecer, faltam receitas ou aportes, ou despesas foram lançadas erroneamente pelo caixa em vez de pelo bolso privado. O Finanzamt pode então estimar. Por isso, conte o dinheiro em cada fechamento e registre o resultado num protocolo de contagem (Zählprotokoll).

Exemplo: uma semana de livro-caixa

Marco dá cursos de fotografia como Freiberufler e vende impressões de fotos em eventos (19 % de IVA). Ele mantém um caixa para troco. Assim fica a semana dele:

Como ler o exemplo corretamente

Nos 238,00 € de receita das impressões estão 200,00 € líquidos e 38,00 € de IVA (Umsatzsteuer); na taxa do curso de 178,50 €, 150,00 € líquidos e 28,50 € de IVA. Os dois valores entram na declaração antecipada de IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) do período. Do material de escritório de 23,80 €, Marco pode deduzir 3,80 € de Vorsteuer; os selos são isentos de IVA, por isso não há Vorsteuer.

O depósito de 400,00 € no banco não é receita nem despesa para fins fiscais, mas apenas um trânsito de dinheiro (Geldtransit): o dinheiro passa do caixa para a conta bancária. Na sexta à noite, Marco conta 123,70 € no caixa – saldo contábil e real coincidem, o caixa está em ordem. Se ele tivesse esquecido de lançar o depósito, o livro-caixa mostraria 523,70 €, mas no caixa haveria só 123,70 € – uma diferença que o auditor vê na hora.

Caixa eletrônico com TSE ou caixa aberta?

Quem registra receitas em dinheiro com um sistema eletrônico – caixa registradora, caixa em PC ou tablet – precisa usar, pelo § 146a AO e pelo regulamento de segurança de caixas (Kassensicherungsverordnung, KassenSichV), um dispositivo técnico de segurança certificado (TSE). Para cada operação é preciso emitir um recibo e oferecê-lo ao cliente (Belegausgabepflicht); recibo eletrônico também vale. Dispensa só é possível, mediante pedido, na venda de mercadorias a muitas pessoas desconhecidas.

Desde 2025, você precisa comunicar ao Finanzamt cada sistema eletrônico de registro via ELSTER, em até um mês após a aquisição ou desativação. Violações da obrigação de TSE podem gerar multa de até 25.000 € (§ 379 AO). Um caixa eletrônico não é obrigatório: a caixa aberta (offene Ladenkasse), ou seja, uma caixinha de dinheiro sem registro eletrônico, continua permitida. Nesse caso, você faz um relatório de caixa (Kassenbericht) e conta o saldo diariamente.

Na venda de mercadorias a muitas pessoas desconhecidas com pagamento em dinheiro, o § 146 Abs. 1 AO permite dispensar o registro individual de cada venda – mas só sem sistema eletrônico de caixa. As receitas do dia são então apuradas de trás para frente (retrograd) num relatório de caixa:

• Saldo final contado do dia (protocolo de contagem com cédulas e moedas).
• menos saldo inicial do caixa (= saldo final do dia anterior).
• mais despesas pagas pelo caixa, com comprovantes.
• mais retiradas privadas e depósitos no banco.
• menos aportes privados.
• = receitas do dia, separadas por alíquota; o protocolo de contagem e os comprovantes das despesas são guardados com o relatório de caixa.

Kassennachschau: visita sem aviso prévio

Desde 2018, o Finanzamt pode fazer, pelo § 146b AO, uma inspeção de caixa (Kassennachschau) sem aviso prévio durante o horário comercial. O fiscal pode primeiro fazer compras de teste sem se identificar, depois se apresentar e exigir: livro-caixa, relatórios de caixa e protocolos de contagem, acesso aos dados do caixa pela interface digital, a documentação de processos e, se for o caso, uma contagem do caixa. Se surgirem dúvidas, ele pode passar a uma fiscalização (Außenprüfung) sem ordem prévia.

Por isso, deixe livro-caixa, comprovantes dos últimos dias e a documentação do sistema de caixa sempre à mão, mesmo quando você não estiver presente – seus funcionários devem saber onde está tudo e quem pode dar informações. Uma Kassennachschau não é uma fiscalização completa, mas pode virar uma.

Erros comuns no livro-caixa

Estes erros levam regularmente a estimativas nas fiscalizações:

• Livro-caixa numa planilha editável sem registro de alterações – mudanças posteriores não são reconhecíveis.
• Lançamentos feitos depois para o mês inteiro em vez de diariamente.
• Saldo de caixa negativo porque faltam depósitos no banco ou aportes privados.
• Pagamentos com cartão registrados no livro-caixa – eles pertencem à conta bancária, não ao caixa em dinheiro.
• Despesas privadas pagas pelo caixa da empresa sem lançamento como retirada privada.
• Correções com corretivo ou rasuras num livro-caixa em papel.
• Comprovantes de refeições de negócios sem motivo e participantes (como comprovar despesas com refeições de negócios).

Livro-caixa com o Kontelio

O Kontelio não é um sistema de caixa (PDV) e não tem TSE; para vender no balcão, você precisa de um sistema de caixa certificado ou de uma caixa aberta. Para a contabilidade, você cria no Kontelio (a partir do plano Business) um caixa em Banco e caixa. Saídas e entradas em dinheiro são registradas com comprovante, e depósitos na conta empresarial (Geschäftskonto) como Geldtransit. O livro-caixa mostra todas as movimentações em ordem cronológica com o saldo após cada dia, pode ser exportado em CSV ou PDF e recusa um pagamento em dinheiro que deixaria o saldo abaixo de zero. Os lançamentos seguem o plano de contas SKR03, e tudo entra na Anlage EÜR. Os comprovantes ficam na gestão de comprovantes.

Perguntas frequentes