Tenere il libro cassa in Germania: chi deve farlo, cosa contiene e come farlo bene

Chi deve tenere un libro cassa?

La risposta dipende dal metodo di determinazione dell’utile – e dal fatto che nell’attività ci sia o meno una cassa. Un libro cassa (Kassenbuch) è la registrazione della consistenza di contanti di una cassa aziendale: saldo iniziale, ogni entrata, ogni uscita, saldo finale.

Le imprese che redigono il bilancio sono obbligate alla partita doppia dal diritto commerciale (§ 238 HGB) e dal § 140 o § 141 AO. Se un’impresa del genere ha contanti, un conto cassa con libro cassa è obbligatorio. Per gli autonomi con rendiconto per cassa (EÜR) non esiste invece una norma che richieda espressamente un libro cassa. Valgono comunque gli obblighi di registrazione: incassi e spese in contanti vanno registrati singolarmente, in modo completo, corretto e ogni giorno (§ 146 Abs. 1 AO), oltre alle registrazioni ai fini IVA (§ 22 UStG).

Nessuna cassa? Allora non ti serve nemmeno il libro cassa

Molti Freiberufler – sviluppatori, traduttori, consulenti – ricevono il denaro esclusivamente con bonifico. Se ogni tanto pagano in contanti un parcheggio o materiale d’ufficio, conferiscono denaro dal loro patrimonio privato. Il giustificativo viene registrato come spesa d’esercizio, la contropartita è un conferimento privato (Privateinlage, conto SKR03 1890). Non nasce così una cassa aziendale con un proprio saldo – e quindi nessun obbligo di libro cassa e nessun rischio di saldo di cassa negativo.

Una cassa ha senso solo quando incassi regolarmente contanti o tieni volutamente una scorta di contanti in azienda, ad esempio per il resto.

Cosa deve contenere un libro cassa?

Ogni riga descrive una singola operazione. Questi dati sono usuali e soddisfano i requisiti delle GoBD:

• Numero progressivo e data dell’operazione.
• Numero del giustificativo – per ogni riga c’è un giustificativo (scontrino, ricevuta, giustificativo interno, ricevuta di versamento).
• Descrizione: cosa, da chi o a chi.
• Entrata o uscita in euro, separata per aliquota (19 %, 7 %, esente).
• Saldo dopo l’operazione o a fine giornata.
• Movimenti di contanti tra cassa e banca (giroconti, Geldtransit) e prelievi e conferimenti privati.
• Movimenti di cassa in ordine cronologico – nessuna registrazione cumulativa „incassi ottobre“, salvo il rendiconto di cassa giornaliero della cassa aperta.

Verificabilità con la conta (Kassensturzfähigkeit): saldo contabile uguale a saldo reale

Kassensturzfähig significa: il saldo del libro cassa deve coincidere in ogni momento con i contanti contati. Un verificatore può contare la cassa e confrontarla con il libro cassa. Le differenze devi saperle spiegare; scostamenti regolari e non chiariti indicano registrazioni mancanti.

Un saldo di cassa negativo è impossibile – da una cassa non si può prelevare più di quanto contiene. Se compare, mancano incassi o conferimenti, oppure delle spese sono state registrate erroneamente dalla cassa invece che come private. Il Finanzamt può allora procedere a una stima. Conta quindi la cassa a ogni chiusura e annota il risultato in un verbale di conta (Zählprotokoll).

Esempio: una settimana di libro cassa

Marco tiene come libero professionista corsi di fotografia e vende stampe fotografiche agli eventi (IVA 19 %). Ha una cassa per il resto. Ecco la sua settimana:

Come leggere correttamente l’esempio

Nei 238,00 € incassati con le stampe ci sono 200,00 € netti e 38,00 € di IVA, nella quota del corso di 178,50 € 150,00 € netti e 28,50 € di IVA. Entrambi gli importi vanno nella dichiarazione IVA periodica (Umsatzsteuer-Voranmeldung) del periodo. Dalla cancelleria da 23,80 € Marco può detrarre 3,80 € di IVA a credito (Vorsteuer); i francobolli sono esenti IVA, quindi niente IVA a credito.

Il versamento di 400,00 € in banca non è né un’entrata né un’uscita in senso fiscale, ma solo un giroconto: il denaro passa dalla cassa al conto bancario. Venerdì sera Marco conta 123,70 € in cassa – saldo contabile e reale coincidono, la cassa è verificabile. Se avesse dimenticato di registrare il versamento, il libro cassa riporterebbe un saldo di 523,70 €, ma in cassa ci sarebbero solo 123,70 € – una differenza che un verificatore vede subito.

Cassa elettronica con TSE o cassa aperta?

Chi registra gli incassi in contanti con un sistema elettronico – registratore di cassa, cassa su PC o tablet – deve usare, ai sensi del § 146a AO e del regolamento sulla sicurezza delle casse (Kassensicherungsverordnung, KassenSichV), un dispositivo tecnico di sicurezza certificato (TSE). Per ogni operazione va creato uno scontrino e offerto al cliente (Belegausgabepflicht); è ammesso anche uno scontrino elettronico. Un esonero è possibile solo su richiesta per la vendita di merci a molte persone sconosciute.

Dal 2025 devi comunicare al Finanzamt tramite ELSTER ogni sistema di registrazione elettronico, entro un mese dall’acquisto o dalla messa fuori servizio. Le violazioni dell’obbligo TSE possono essere sanzionate fino a 25.000 € (§ 379 AO). Una cassa elettronica non è obbligatoria: la cassa aperta (offene Ladenkasse), cioè una cassetta portavalori senza registrazione elettronica, è ancora ammessa. In quel caso tieni un rendiconto di cassa giornaliero (Kassenbericht) e conti il saldo ogni giorno.

Nella vendita di merci a molte persone sconosciute contro pagamento in contanti, il § 146 Abs. 1 AO consente di rinunciare alla registrazione singola di ogni vendita – ma solo senza sistema di cassa elettronico. Gli incassi giornalieri li determini allora a ritroso (retrograd) con un rendiconto di cassa:

• Saldo finale di cassa contato del giorno (verbale di conta con tagli).
• meno saldo iniziale di cassa (= saldo finale del giorno precedente).
• più uscite dalla cassa con giustificativi.
• più prelievi privati e versamenti in banca.
• meno conferimenti privati.
• = incassi del giorno, separati per aliquota; il verbale di conta e i giustificativi delle uscite li conservi insieme al rendiconto di cassa.

Kassennachschau: visita senza preavviso

Dal 2018 il Finanzamt può effettuare ai sensi del § 146b AO un controllo di cassa (Kassennachschau) senza preavviso durante l’orario di apertura. Il funzionario può prima fare acquisti di prova in incognito, poi identificarsi e chiedere: libro cassa, rendiconti di cassa e verbali di conta, accesso ai dati di cassa tramite l’interfaccia digitale, la documentazione delle procedure ed eventualmente una conta di cassa. Se emergono dubbi, può passare a una verifica esterna (Außenprüfung) senza preventivo ordine di verifica.

Tieni quindi a portata di mano libro cassa, giustificativi degli ultimi giorni e la documentazione del sistema di cassa, anche se in quel momento non ci sei – i collaboratori dovrebbero sapere dove si trova tutto e chi in azienda può dare informazioni. Un Kassennachschau non è una verifica fiscale, ma può trasformarsi in una.

Errori frequenti nel libro cassa

Questi errori portano regolarmente a stime nelle verifiche:

• Libro cassa in una tabella modificabile senza protocollo – le modifiche successive non sono riconoscibili.
• Registrazioni fatte a posteriori per tutto il mese invece che ogni giorno.
• Saldo di cassa negativo, perché mancano versamenti in banca o conferimenti privati.
• Pagamenti con carta registrati nel libro cassa – vanno sul conto bancario, non nella cassa contanti.
• Spese private dalla cassa aziendale senza registrazione come prelievo privato.
• Correzioni con il bianchetto o sovrascrivendo in un libro cassa cartaceo.
• Ricevute di rappresentanza senza occasione e partecipanti (documentare correttamente le spese di rappresentanza).

Libro cassa con Kontelio

Kontelio non è un sistema di cassa e non ha una TSE; per la vendita al banco ti serve un sistema di cassa certificato o una cassa aperta. Per la contabilità crei in Kontelio (dal piano Business) una cassa in Banca e cassa. Spese e incassi in contanti li registri con giustificativo, i versamenti sul conto aziendale come giroconto. Il libro cassa mostra tutti i movimenti in ordine cronologico con il saldo dopo ogni giorno, si esporta come CSV o PDF e rifiuta un pagamento in contanti che porterebbe il saldo sotto zero. Le registrazioni seguono lo SKR03 e tutto confluisce nell’Anlage EÜR. I giustificativi li archivi nella gestione dei giustificativi.

Domande frequenti