Spese di rappresentanza (Bewirtungskosten) e Bewirtungsbeleg: cosa puoi dedurre nel 2026

Cosa sono le spese di rappresentanza (Bewirtungskosten)?

Le Bewirtungskosten sono spese aziendali (Betriebsausgaben) per cibi, bevande e generi voluttuari che offri ad altre persone per motivi di lavoro – il pranzo con un cliente, la cena con un possibile committente, il caffè al bar con un partner di collaborazione. Ne fanno parte anche i costi accessori come mance e guardaroba. La tua quota di consumo in un pasto del genere fa parte della rappresentanza ed è considerata al 70 %.

Non sono invece spese di rappresentanza i tuoi pasti senza ospiti (vita privata; in viaggio ci sono invece le indennità forfettarie per i pasti, vedi spese di viaggio e trasferta), piccole attenzioni come caffè, acqua e biscotti durante una riunione nel tuo ufficio (interamente deducibili) e le degustazioni di prodotti nella tua azienda.

70 % o 100 %: cosa è deducibile?

La deduzione dipende da chi viene ospitato e per quale motivo. Il taglio del 30 % vale solo per i pasti offerti per motivi di lavoro a persone esterne all’azienda:

Dati obbligatori nel Bewirtungsbeleg

Per la deduzione devi annotare per iscritto, secondo il § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: luogo, giorno, partecipanti, motivo del pasto e importo della spesa. Per un pasto al ristorante bastano motivo e partecipanti, perché il resto risulta dalla fattura che alleghi. Questi dati vanno annotati tempestivamente e firmati o approvati elettronicamente:

• Partecipanti con nome e cognome, incluso te stesso e i tuoi collaboratori – «team e cliente» non basta.
• Motivo concreto, ad esempio «riunione di progetto rilancio negozio online con la ditta X» – «pranzo di lavoro» o «cura dei clienti» non bastano.
• Per un pasto fuori da un ristorante (ad es. catering a casa) anche luogo, giorno e importo.
• Firma o approvazione elettronica da parte tua in quanto ospitante.

Requisiti della fattura del ristorante (BMF 2025)

La circolare BMF del 19 novembre 2025 vale per i pasti dal 1° gennaio 2025 e sostituisce quella del 2021. La fattura del ristorante deve essere emessa a macchina; se il ristorante usa un sistema di cassa elettronico, deve provenire dal sistema protetto con TSE – riconoscibile ad esempio dal numero di transazione o dal numero di serie del modulo di sicurezza. Le ricevute scritte a mano di norma non sono riconosciute.

Mance, pagamento con carta e pasti all’estero

La mancia (Trinkgeld) fa parte delle spese di rappresentanza ed è anch’essa deducibile al 70 %. Non contiene IVA, quindi nemmeno IVA a credito. Poiché spesso non compare in fattura, l’onere della prova è tuo: fatti quietanzare la mancia dal cameriere sulla fattura oppure pagala con carta, così che compaia sulla ricevuta di pagamento. Una ricevuta di pagamento separata ti serve con la carta solo se il metodo di pagamento non è già indicato in fattura.

Per i pasti all’estero valgono gli stessi obblighi di prova. Se lì non ricevi una fattura che soddisfi tutti i requisiti tedeschi, secondo l’amministrazione basta una fattura estera meno dettagliata, se rendi credibile che non era possibile ottenerne una completa. L’IVA estera non puoi detrarla come Vorsteuer in Germania.

IVA a credito: 100 % nonostante la regola del 70 %

Ai fini IVA il pasto è interamente detraibile: detrai tutta l’IVA a credito, non solo il 70 % (il § 15 Abs. 1a UStG esclude solo le spese non congrue e non documentate). Serve una fattura regolare; oltre 250 € deve essere intestata a te come destinatario della prestazione. Dal 1° gennaio 2026 per i cibi al ristorante vale in modo permanente l’aliquota ridotta del 7 %, per le bevande resta il 19 %. Su una fattura compaiono quindi spesso due aliquote, che devi registrare separatamente (IVA per autonomi (Umsatzsteuer)).

Come piccolo imprenditore (Kleinunternehmerregelung) non hai diritto alla detrazione dell’IVA; in tal caso il 70 % dell’importo lordo è spesa aziendale.

Esempio: registrare correttamente un pranzo di lavoro

Inviti due clienti al ristorante per una riunione di progetto. La fattura: cibi 120,00 € netti + 8,40 € IVA (7 %), bevande 40,00 € netti + 7,60 € IVA (19 %), in totale 176,00 €. In più 14,00 € di mancia, quietanzata dal cameriere. Paghi 190,00 € con la carta aziendale. Ecco la registrazione (SKR03, contropartita 1200 banca):

Bewirtungsbeleg digitale: foto invece della carta

Le fatture di rappresentanza possono arrivare come fattura elettronica o in un altro formato elettronico, e le fatture cartacee puoi digitalizzarle. I dati su motivo e partecipanti puoi registrarli come giustificativo interno digitale (Eigenbeleg). Conta il collegamento stabile: l’Eigenbeleg digitale deve essere collegato in modo univoco alla fattura, ad esempio nella stessa registrazione o tramite un numero di documento, e archiviato in modo non modificabile. Una semplice foto senza questi dati non basta.

In pratica: subito dopo il pasto fotografa la fattura, inserisci motivo e partecipanti, approva – fatto. La carta puoi poi distruggerla, se la tua procedura è descritta nella documentazione procedurale (Verfahrensdokumentation) (GoBD e termini di conservazione). Il documento va conservato per otto anni.

Regali ai partner commerciali: il limite di 50 euro

I regali a persone che non sono tuoi dipendenti sono deducibili solo se il costo di tutti i regali allo stesso destinatario nell’esercizio non supera 50 € (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG; fino al 2023 il limite era di 35 €). Conta l’importo netto se hai diritto alla detrazione IVA, altrimenti quello lordo. Se il limite viene superato anche di un solo centesimo, l’intero regalo non è deducibile – e anche l’IVA a credito decade.

• Registrazione: registra i regali separatamente (SKR03 4630 deducibili, 4635 non deducibili) e annota il nome del destinatario, così che il limite di 50 € per persona sia verificabile.
• Gli articoli promozionali fino a 10 € (penne, calendari) non sono considerati regali e non richiedono un elenco dei destinatari.
• Un invito a pranzo è una spesa di rappresentanza, non un regalo; un buono per il ristorante invece è un regalo.
• Per il destinatario un regalo è in linea di principio imponibile; con l’imposta forfettaria del 30 % secondo il § 37b EStG te ne fai carico tu per lui.

Spese di rappresentanza con Kontelio

Quando in Kontelio registri una spesa su un conto di ospitalità (Bewirtung), Kontelio chiede «Motivo del pranzo di lavoro» e «Partecipanti» e registra automaticamente il 70 % come spesa deducibile e il 30 % come spesa non deducibile, l’IVA a credito per intero – separata per aliquota, se crei una riga per i cibi e una per le bevande. Come registrare le spese con cadenza mensile lo spiega la guida contabilità per autonomi. Il giustificativo lo fotografi direttamente con lo smartphone; viene collegato alla spesa e archiviato per dieci anni in conformità alle GoBD. Gli importi confluiscono nei campi giusti della Anlage EÜR (conti SKR03 4650 e 4654) e nella dichiarazione IVA periodica (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Scopri di più sulla registrazione dei giustificativi alla pagina gestire i giustificativi in digitale.

Domande frequenti