Spese

Registrare, contabilizzare e pagare fatture passive, scontrini e autocertificazioni, e all'occorrenza stornarle o correggerle.

In Spese registra tutto ciò che la Sua azienda acquista e paga: fatture dei fornitori, scontrini, documenti doganali e giustificativi interni. Kontelio contabilizza ogni spesa con l'IVA a credito e mostra quanto resta ancora da pagare. Se ha molti giustificativi, di solito è più rapido passare da Documenti e giustificativi.

Trovare le spese

1. Restringa l'elenco con Dal e Al, Stato, Pagamento o Fornitore, oppure inserisca un termine in Cerca.
2. Clicchi su Applica.

La colonna Aperto mostra quanto di una spesa registrata non è ancora pagato. Le bozze non hanno ancora un numero e compaiono come Bozza.

Per pagare insieme più spese aperte dello stesso fornitore, spunti la casella di ciascuna e clicchi sul pulsante «Registra pagamento» che compare sopra l'elenco. La registrazione del pagamento si apre con queste spese.

Registrare una spesa

1. Clicchi su Nuova spesa.
2. In Allega la ricevuta alleghi il giustificativo: con Scegli file, Scatta foto o Scegli dalla casella documenti.
3. Scelga il tipo in Tipo di documento e inserisca il numero del fornitore in Numero fattura.
4. Scelga il fornitore in Fornitore. Per un destinatario occasionale senza anagrafica, per esempio un parchimetro, scriva invece un nome in Beneficiario. Vengono ripresi i valori predefiniti del fornitore.
5. Scelga il conto in Conto oppure clicchi su Categoria per scegliere tra le categorie principali. Scelga poi il valore di Trattamento fiscale.
6. Inserisca gli importi. Se il giustificativo ha più aliquote IVA, crei con Aggiungi riga (altra aliquota IVA) una riga per aliquota.
7. Verifichi Data documento e Scadenza.
8. Se il giustificativo è già pagato, per esempio in contanti o con carta, lasci attivo Pagato ora e scelga cassa o conto bancario in Pagato da. Se paga più tardi, lo disattivi; la spesa resta allora aperta.
9. Verifichi in Risultato cosa viene registrato: costo deducibile, IVA a credito ed eventualmente quota privata.
10. Clicchi su Contabilizza (Ctrl+Invio) oppure salvi con Salva bozza una bozza da completare in seguito.

Con la registrazione la spesa riceve il suo numero interno e i file del giustificativo vengono archiviati in modo non modificabile.

Casi particolari nella registrazione

• Senza giustificativo: se manca il giustificativo, scelga Giustificativo interno (Eigenbeleg) (Eigenbeleg, un giustificativo redatto da Lei stesso). Motivi in Perché manca un giustificativo esterno? con almeno 20 caratteri e confermi Confermo che i dati sono corretti.. Alla registrazione Kontelio ne genera un PDF.
• Fornitore estero: se un fornitore di un altro paese dell'UE fattura senza IVA, Kontelio propone il trattamento fiscale adatto per il Reverse-Charge-Verfahren (inversione contabile); lo accetta con Applica.
• Spese di rappresentanza: su un conto di ospitalità (Bewirtung) Kontelio richiede Motivo del pranzo di lavoro e Partecipanti. Il 70 % è deducibile come costo, l'IVA a credito per intero.
• Acquisti di attrezzature: se una riga su un conto attrezzature supera 250 € netti, Kontelio chiede: Si tratta di un bene strumentale? Scelga Spesa normale, Bene di modico valore (GWG) (fino a 800 € netti) o Immobilizzazione (ammortamento). Il cespite si crea dopo la registrazione, dalla spesa, con Registra come immobilizzazione. Un veicolo da 800 € netti è registrato al 100 % come aziendale; un avviso ricorda l'uso privato, che registra sul veicolo in Immobilizzazioni.
• Importazioni: nella categoria IVA all'importazione inserisce l'importo del documento doganale. Con il pulsante Aggiungi altri costi di importazione aggiunge alla stessa spesa una seconda riga nella categoria Dazi e sdoganamento al 19 %, per esempio le spese dello spedizioniere.
• Spese private: se il conto aziendale ha pagato la Sua previdenza o assicurazioni private, scelga Previdenza personale o Assicurazioni private. Kontelio registra un prelievo privato; l'utile non cambia.
• Altre categorie: il gruppo Personale raccoglie spese di viaggio e retribuzioni dei dipendenti (campo 120 della Anlage EÜR); Kontelio non elabora le buste paga. Il taxi esiste come Taxi, tragitto breve (7 %) e Taxi e servizi di trasporto via app (19 %), le rate di un bene acquistato come Acquisto a rate.
• Nota di credito di un fornitore: apra la spesa originale e clicchi su Nota di credito ricevuta. La nuova spesa è collegata alla fattura originale.
• Registrata due volte? Se esiste già una fattura registrata dello stesso fornitore con lo stesso numero, compare Possibile duplicato. Clicchi su Contabilizza comunque solo se si tratta davvero di un'altra fattura.

Viaggi con il veicolo privato

Se usa la Sua auto o moto privata per l'attività, non servono né ricevuta né fornitore.

1. Nell'elenco clicchi su Viaggio con auto privata.
2. Scelga Trasferta di lavoro (importo per km percorso) o Tragitto verso l’ufficio (Entfernungspauschale) e il veicolo.
3. Per una trasferta inserisca Km percorsi in totale; per i tragitti verso la sede di lavoro Distanza di sola andata (km) e Giorni lavorativi.
4. Controlli l'importo calcolato e clicchi su Registra viaggio.

Lavorare con una spesa registrata

Clicchi sul numero nell'elenco. Le schede mostrano Righe, Registrazione contabile, File e Pagamenti. La scheda Impatto fiscale indica in quale dichiarazione IVA e in quale riga dell'Anlage EÜR confluisce la spesa.

Stati

Modalità semplificata

Se usa la modalità semplificata e ha configurato il Suo profilo in Personalizza la mia esperienza, la registrazione La guida per passaggi: Controlla la ricevuta, Che cosa hai comprato?, Alcune domande su questo acquisto, La ricevuta riporta l’IVA? e Già pagato?. Invece di un conto sceglie una categoria in linguaggio quotidiano; Kontelio pone solo le domande necessarie per quell'acquisto e mostra in Come verrà registrata conto, trattamento fiscale e IVA a credito. La registrazione avviene con Registra spesa.