Fatture elettroniche
Ricevere fatture elettroniche dei fornitori (XRechnung, ZUGFeRD), farle validare e registrarle come spesa.
In Fatture elettroniche arrivano le fatture elettroniche dei Suoi fornitori. Kontelio legge ogni file, lo verifica con i validatori ufficiali, cerca il fornitore corrispondente e propone i conti. Da una fattura elettronica verificata crea con un clic la bozza di una spesa.
Ricevere le fatture elettroniche
Ha due possibilità:
- Caricamento: trascini file XML o PDF nell'area Importa E-Rechnungen oppure clicchi su Scegli file. Sono ammessi fino a 9 MB per file; una selezione ampia viene inviata in pacchetti.
- Via e-mail: la scheda Casella e-mail mostra l'indirizzo di ricezione della Sua azienda. Inoltri le fatture a questo indirizzo o lo comunichi ai fornitori; i file XML e PDF allegati vengono importati automaticamente. Con Copia copia l'indirizzo. Un nuovo indirizzo si genera in Fattura elettronica.
I nuovi file sono inizialmente in stato Ricevuta — in elaborazione; dopo pochi secondi sono letti e verificati.
L'elenco delle fatture elettroniche ricevute
Filtri per Stato, Canale (Caricamento, E-mail o API), periodo oppure fornitore e numero di fattura e clicchi su Applica. La colonna Validazione mostra a colpo d'occhio se una fattura è Valida, Valida con avvisi o Non valida. Con Dettagli apre una fattura.
Verificare e registrare una fattura elettronica
- Apra la fattura. La vede come Vista, come PDF originale (per ZUGFeRD) o come XML.
- Legga la scheda Validazione. I messaggi più frequenti sono tradotti; in Messaggio originale si trova il testo del validatore.
- In Fornitore verifichi se è stato trovato il fornitore giusto. Se è stato trovato solo tramite il nome, clicchi su Conferma fornitore o ne scelga un altro. Se non esiste ancora, Crea fornitore lo crea con i dati del venditore presenti nell'XML.
- In Riepilogo vede gli importi e le righe con il conto proposto in Conto. Controlli con particolare attenzione le righe contrassegnate con da verificare.
- Clicchi su Crea registrazione. Kontelio crea una bozza di spesa con tutti i valori dell'XML e la apre. La verifichi e la registri lì (vedi Spese).
In seguito Apri bozza della spesa o Apri spesa porta alla spesa. La scheda Cronologia mostra quali passaggi sono stati completati.
Casi particolari
| Avviso | Cosa può fare |
|---|---|
| PDF senza XML | Il file non è una fattura elettronica. Lo registri con Registralo come documento normale come un normale giustificativo. |
| Profilo senza dati completi | Un PDF ZUGFeRD con dati solo parziali (per esempio profilo BASIC) non è una fattura elettronica ai sensi di legge. Può registrarlo, ma è opportuno chiedere una fattura conforme. |
| Duplicato | La stessa fattura è già stata importata; Apri la prima importazione porta alla prima importazione. |
| Illeggibile | Il file è danneggiato o non è in un formato supportato. Chieda al fornitore un nuovo file. |
Con Valida di nuovo verifica di nuovo una fattura, per esempio dopo un aggiornamento delle regole di verifica. Rifiuta richiede un motivo; il file resta archiviato e il rifiuto viene registrato.
Stati
| Stato | Significato |
|---|---|
| Pronta | Letta e verificata; può creare la registrazione. |
| Bozza creata | La bozza di spesa esiste, ma non è ancora registrata. |
| Registrata | La spesa è registrata. |
| Rifiutata | Rifiutata, con motivo. |
| Quarantena | Arrivata via e-mail, ma non importata (vedi sotto). |
Quarantena
In Quarantena vede le e-mail arrivate al Suo indirizzo di ricezione ma non importate, con il motivo in Motivo, per esempio Mittente non consentito (o non autenticato) o Nessun allegato XML o PDF. I mittenti ammessi si definiscono in Fattura elettronica.
Buono a sapersi
- Una fattura elettronica caricata in Documenti e giustificativi viene registrata lì come un normale giustificativo; anche i dati dell'XML sono a disposizione.
- Per visualizzare serve l'autorizzazione di lettura delle spese; per caricare, creare la registrazione e rifiutare quella di modifica.