Clienti
Creare e gestire i clienti, verificarne la classificazione fiscale e far confermare la USt-IdNr.
In Clienti gestisce tutti coloro a cui invia fatture. Kontelio riporta i dati del cliente in ogni nuovo documento e ricava da paese, tipo e USt-IdNr. come vengono tassate le Sue fatture a quel cliente.
Trovare i clienti
- Digiti in Nome, numero o partita IVA un nome, un numero cliente o una USt-IdNr.
- Se serve, restringa l'elenco con Classificazione fiscale, Paese o Stato. Per impostazione predefinita vede solo i clienti attivi.
- Clicchi su Applica.
Un clic sul numero o sul nome apre il cliente.
Creare un cliente
- Clicchi su Nuovo cliente.
- In Tipo scelga tra Azienda e Persona fisica.
- In Dati anagrafici compili almeno Nome e Paese. Per fatturare serve anche l'indirizzo completo.
- Per le imprese di un altro paese UE inserisca la Partita IVA UE (USt-IdNr.).
- In Fatturazione stabilisca i valori predefiniti per i nuovi documenti.
- Clicchi su Salva.
In alto nel modulo Kontelio mostra sempre la classificazione che risulta dai Suoi dati. Il numero cliente viene assegnato automaticamente al salvataggio.
| Campo | Significato |
|---|---|
| E-mail per fatture | Kontelio invia fatture a questo indirizzo. Altri destinatari vanno in CC (separati da virgola). |
| Lingua della fattura | Lingua dei documenti: tedesco, inglese o entrambe. Ai clienti fuori dai paesi di lingua tedesca viene proposto l'inglese. |
| Termini di pagamento (giorni) | Da qui Kontelio calcola la scadenza di ogni fattura a questo cliente. |
| Codice IVA predefinito | Lo compili solo se la proposta basata sulla classificazione non va bene per questo cliente. |
| Formato fattura elettronica | PDF o una fattura elettronica (ZUGFeRD, XRechnung). Vale come impostazione predefinita per le nuove fatture. |
| Riferimento acquirente / Leitweg-ID | Per gli enti pubblici, la Leitweg-ID. Kontelio ne verifica struttura e cifra di controllo mentre digita. |
| Note interne | Solo per Lei e il Suo team; non compare mai su un documento. |
La classificazione fiscale
Kontelio assegna ogni cliente a uno di sei gruppi, per esempio Azienda in Germania, Azienda UE o Consumatore extra UE. La classificazione determina quale codice IVA Kontelio propone in fattura. Nella scheda del cliente, sotto Classificazione fiscale, trova una breve spiegazione.
Se in un caso particolare la classificazione automatica non è corretta, clicchi su Modifica classificazione… nella scheda del cliente, scelga la Classificazione e indichi una Motivo (registrato nel log di audit). Serve l'autorizzazione a gestire le impostazioni fiscali.
Far confermare la USt-IdNr.
Se il cliente ha una USt-IdNr., la scheda del cliente mostra il riquadro Verifica partita IVA.
- Clicchi su Verifica.
- Kontelio interroga il Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, l'ufficio federale delle imposte) e confronta anche nome e indirizzo. Se non ha ancora registrato la Sua USt-IdNr., è possibile solo una verifica semplice tramite VIES.
- Il risultato compare nel riquadro; tutte le verifiche precedenti, con il riferimento del protocollo, sono nella scheda Verifiche partita IVA.
Ogni verifica viene conservata in modo non modificabile e vale come prova per il Finanzamt (l'ufficio delle imposte). Se l'ultima conferma ha più di 90 giorni, Kontelio lo segnala di nuovo nelle nuove fatture UE.
Lavorare con un cliente
- Nuova fattura apre una bozza di fattura con il cliente già selezionato.
- Modifica apre il modulo.
- La scheda Fatture elenca tutte le fatture a questo cliente con l'importo aperto.
- Se manca una parte dell'indirizzo, vede l'avviso L’indirizzo completo è obbligatorio per emettere fatture..
Buono a sapersi
- Un cliente senza fatture emesse si può eliminare con Elimina. Se esistono già fatture emesse, è possibile solo Disattiva: il cliente sparisce dalla selezione nei nuovi documenti e le sue fatture restano invariate.
- Il numero cliente si può modificare con Modifica, ma solo fino alla prima fattura emessa.
- Le fatture emesse conservano i dati del cliente validi al momento dell'emissione. Le modifiche successive valgono solo per i nuovi documenti.
- Visualizzare e modificare i clienti sono autorizzazioni separate. Senza l'autorizzazione alla modifica mancano i pulsanti per creare, cambiare e verificare.
Modalità semplificata
Nella modalità semplificata (con un profilo configurato in Personalizza la mia esperienza) il modulo La guida in due passaggi: prima risponde a Azienda o privato? e sceglie il paese. Poi Kontelio mostra solo i campi importanti per quella combinazione, per esempio la USt-IdNr. con Salva e verifica ora per le imprese di altri paesi UE. Gli altri campi restano chiusi.