Documenti e giustificativi

Caricare o fotografare i giustificativi, raccoglierli nella casella di entrata e registrarli uno dopo l'altro come spese.

Giustificativi e documenti è la cassetta delle lettere dei Suoi giustificativi d'acquisto: fatture, scontrini e fatture elettroniche. Carichi i file appena li ha e li registri poi con calma come spese. Il numero accanto alla voce di menu indica quanti giustificativi attendono ancora la registrazione.

Caricare i giustificativi

1. Trascini i file nell'area Carica giustificativi oppure clicchi su Scegli file.
2. Sullo smartphone tocchi Fotografa giustificativo; si apre la fotocamera.
3. Segua nell'elenco sottostante l'avanzamento di ogni file. Un caricamento non riuscito si può ripetere.

Sono ammessi PDF, JPG, PNG, HEIC e XML (fattura elettronica), fino a 20 file alla volta e al massimo 9 MB per file. Kontelio riduce le foto grandi prima del caricamento. Se ha già caricato lo stesso file, compare un avviso con Apri, così trova il giustificativo esistente.

Esaminare la casella dei giustificativi

Le schede suddividono i giustificativi:

• In arrivo: non ancora registrati.
• Collegati: già collegati a una spesa; un link porta alla spesa o alla bozza.
• Scartati: scartati, con il motivo indicato.
• Tutti: tutti insieme.

Con Cerca nome file, Caricato dal e Caricato fino al effettua una ricerca mirata. Solo E-Rechnungen mostra solo i giustificativi con il contrassegno E-Rechnung. Poi clicchi su Applica.

Registrare un giustificativo

1. Clicchi su Registra accanto al giustificativo. Accanto al modulo vede il giustificativo, che può ingrandire, ruotare e scaricare; per una fattura elettronica passi a Vista E-Rechnung.
2. Per una fattura elettronica compare inoltre la scheda Dati della E-Rechnung. Questi valori provengono dall'XML della fattura e sono vincolanti; Copia nel modulo li trasferisce nel modulo.
3. Completi o corregga fornitore, conto, trattamento fiscale, importi e data. I campi sono gli stessi di una spesa.
4. Clicchi su Contabilizza e successivo (Ctrl+Invio). La spesa viene registrata e si apre il giustificativo successivo della casella.

Non deve fare tutto in una volta: Salva bozza salva lo stato come bozza, Giustificativo successivo (Alt+→) passa al giustificativo successivo della casella. Con Elimina bozza elimina una bozza; il file torna allora nella casella. Se è allegato il giustificativo sbagliato, lo sostituisca con Sostituisci documento.

Scartare un giustificativo

Se un file non riguarda la contabilità, per esempio una scansione doppia, clicchi su Scarta e indichi un motivo. Il file non viene eliminato: resta archiviato fino alla fine del periodo legale di conservazione e compare nella scheda Scartati.

Buono a sapersi

• Caricare, visualizzare e registrare sono autorizzazioni distinte; senza autorizzazione al caricamento manca l'area Carica giustificativi.
• Una fattura elettronica caricata qui si registra come qualsiasi altro giustificativo. Per verificare formato e contenuto esiste la sezione dedicata Fatture elettroniche.