Kassenbuch führen: wer muss, was hinein gehört und wie es richtig geht

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Antwort hängt von der Art der Gewinnermittlung ab – und davon, ob es im Betrieb überhaupt eine Kasse gibt. Ein Kassenbuch ist die Aufzeichnung des Bargeldbestands einer betrieblichen Kasse: Anfangsbestand, jede Einnahme, jede Ausgabe, Endbestand.

Bilanzierende Unternehmen sind nach Handelsrecht (§ 238 HGB) und § 140 bzw. § 141 AO zur doppelten Buchführung verpflichtet. Hat ein solches Unternehmen Bargeld, gehört ein Kassenkonto mit Kassenbuch zwingend dazu. Für Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung gibt es dagegen keine Vorschrift, die ausdrücklich ein Kassenbuch verlangt. Trotzdem gelten die Aufzeichnungspflichten: Bareinnahmen und -ausgaben einzeln, vollständig, richtig und täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO), dazu die Aufzeichnungen für die Umsatzsteuer (§ 22 UStG).

Keine Kasse? Dann brauchst du auch kein Kassenbuch

Viele Freiberufler – Entwickler, Übersetzer, Berater – erhalten ihr Geld ausschließlich per Überweisung. Bezahlen sie ab und zu ein Parkticket oder Büromaterial bar, legen sie damit Geld aus ihrem Privatvermögen ein. Dieser Beleg wird als Betriebsausgabe gebucht, die Gegenbuchung ist eine Privateinlage (SKR03-Konto 1890). Eine betriebliche Kasse mit eigenem Bestand entsteht dabei nicht – und damit auch keine Kassenbuchpflicht und kein Risiko eines negativen Kassenbestands.

Sinnvoll wird eine Kasse erst, wenn du regelmäßig Bargeld einnimmst oder bewusst einen Bargeldbestand im Betrieb hältst, zum Beispiel für Wechselgeld.

Was gehört in ein Kassenbuch?

Jede Zeile beschreibt einen einzelnen Vorgang. Diese Angaben sind üblich und erfüllen die Anforderungen der GoBD:

• Laufende Nummer und Datum des Vorgangs.
• Belegnummer – zu jeder Zeile gibt es einen Beleg (Kassenbon, Quittung, Eigenbeleg, Einzahlungsbeleg).
• Buchungstext: was, von wem bzw. an wen.
• Einnahme oder Ausgabe in Euro, getrennt nach Steuersatz (19 %, 7 %, steuerfrei).
• Bestand nach dem Vorgang bzw. am Tagesende.
• Bargeldbewegungen zwischen Kasse und Bank (Geldtransit) sowie Privatentnahmen und -einlagen.
• Kassenbewegungen in zeitlicher Reihenfolge – keine Sammelbuchung „Einnahmen Oktober“, außer beim täglichen Kassenbericht der offenen Ladenkasse.

Kassensturzfähigkeit: Soll gleich Ist

Kassensturzfähig heißt: Der Bestand laut Kassenbuch muss jederzeit mit dem gezählten Bargeld übereinstimmen. Ein Prüfer kann die Kasse zählen und mit dem Kassenbuch vergleichen. Differenzen musst du erklären können; regelmäßige, nicht aufgeklärte Abweichungen sind ein Hinweis auf fehlende Aufzeichnungen.

Ein negativer Kassenbestand ist unmöglich – aus einer Kasse kann man nicht mehr entnehmen, als drin ist. Taucht er auf, fehlen Einnahmen oder Einlagen, oder Ausgaben wurden falsch aus der Kasse statt privat gebucht. Das Finanzamt darf dann schätzen. Zähle deshalb bei jeder Kassenabrechnung nach und halte das Ergebnis in einem Zählprotokoll fest.

Beispiel: eine Woche Kassenbuch

Marco gibt freiberuflich Fotokurse und verkauft auf Veranstaltungen Fotodrucke (19 % Umsatzsteuer). Er hält eine Wechselgeldkasse. So sieht seine Woche aus:

So liest du das Beispiel richtig

In den 238,00 € Einnahmen aus den Fotodrucken stecken 200,00 € netto und 38,00 € Umsatzsteuer, in der Kursgebühr von 178,50 € 150,00 € netto und 28,50 € Umsatzsteuer. Beide Beträge gehören in die Umsatzsteuer-Voranmeldung des Zeitraums. Aus dem Bürobedarf für 23,80 € kann Marco 3,80 € Vorsteuer ziehen; die Briefmarken sind umsatzsteuerfrei, daher keine Vorsteuer.

Die Einzahlung von 400,00 € auf die Bank ist weder Einnahme noch Ausgabe im steuerlichen Sinn, sondern nur ein Geldtransit: Das Geld wechselt von der Kasse auf das Bankkonto. Am Freitagabend zählt Marco 123,70 € in der Kasse – Soll und Ist stimmen überein, die Kasse ist kassensturzfähig. Hätte er die Einzahlung vergessen zu buchen, stünde im Kassenbuch ein Bestand von 523,70 €, in der Kasse lägen aber nur 123,70 € – eine Differenz, die ein Prüfer sofort sieht.

Elektronische Kasse mit TSE oder offene Ladenkasse?

Wer seine Bareinnahmen mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst – Registrierkasse, PC- oder Tablet-Kasse –, muss nach § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen. Für jeden Vorgang muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden (Belegausgabepflicht); auch ein elektronischer Beleg ist zulässig. Eine Befreiung ist nur beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen auf Antrag möglich.

Seit 2025 musst du dem Finanzamt jedes elektronische Aufzeichnungssystem über ELSTER mitteilen, und zwar innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Verstöße gegen die TSE-Pflicht können mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € geahndet werden (§ 379 AO). Eine elektronische Kasse ist keine Pflicht: Die offene Ladenkasse, also eine Geldkassette ohne elektronische Aufzeichnung, ist weiter erlaubt. Dann führst du einen täglichen Kassenbericht und zählst den Bestand täglich.

Beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen gegen Barzahlung erlaubt § 146 Abs. 1 AO, auf die Einzelaufzeichnung jedes Verkaufs zu verzichten – aber nur ohne elektronisches Kassensystem. Die Tageseinnahmen ermittelst du dann rückwärts (retrograd) über einen Kassenbericht:

• Gezählter Kassenendbestand des Tages (Zählprotokoll mit Stückelung).
• minus Kassenanfangsbestand (= Endbestand des Vortags).
• plus Ausgaben aus der Kasse mit Belegen.
• plus Privatentnahmen und Einzahlungen auf die Bank.
• minus Privateinlagen.
• = Tageseinnahmen, getrennt nach Steuersätzen; das Zählprotokoll und die Belege der Ausgaben bewahrst du zum Kassenbericht auf.

Kassennachschau: unangemeldeter Besuch

Seit 2018 darf das Finanzamt nach § 146b AO ohne Vorankündigung während der Geschäftszeiten eine Kassennachschau durchführen. Der Amtsträger kann zunächst unerkannt Testkäufe machen, sich dann ausweisen und verlangen: Kassenbuch, Kassenberichte und Zählprotokolle, Zugriff auf die Kassendaten über die digitale Schnittstelle, die Verfahrensdokumentation und gegebenenfalls einen Kassensturz. Ergeben sich Zweifel, kann er ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen.

Halte deshalb Kassenbuch, Belege der letzten Tage und die Unterlagen zum Kassensystem griffbereit, auch wenn du selbst gerade nicht da bist – Mitarbeiter sollten wissen, wo alles liegt und wer im Betrieb Auskunft geben darf. Eine Kassennachschau ist keine Betriebsprüfung, kann aber in eine übergehen.

Häufige Fehler beim Kassenbuch

Diese Fehler führen in Prüfungen regelmäßig zu Schätzungen:

• Kassenbuch in einer bearbeitbaren Tabelle ohne Protokoll – nachträgliche Änderungen sind nicht erkennbar.
• Einträge nachträglich für den ganzen Monat statt täglich.
• Negativer Kassenbestand, weil Bareinzahlungen auf die Bank oder Privateinlagen fehlen.
• Kartenzahlungen im Kassenbuch erfasst – sie gehören auf das Bankkonto, nicht in die Bargeldkasse.
• Private Ausgaben aus der betrieblichen Kasse ohne Buchung als Privatentnahme.
• Korrekturen mit Tipp-Ex oder Überschreiben in einem Papierkassenbuch.
• Bewirtungsbelege ohne Anlass und Teilnehmer (Bewirtungskosten richtig belegen).

Kassenbuch mit Kontelio

Kontelio ist kein Kassensystem und hat keine TSE; für den Verkauf an der Ladentheke brauchst du ein zertifiziertes Kassensystem oder eine offene Ladenkasse. Für die Buchhaltung legst du in Kontelio (ab Business) unter Bank und Kasse eine Kasse an. Barausgaben und Bareinnahmen erfasst du mit Beleg, Einzahlungen auf das Geschäftskonto als Geldtransit. Das Kassenbuch zeigt alle Bewegungen in zeitlicher Reihenfolge mit dem Bestand nach jedem Tag, lässt sich als CSV oder PDF exportieren und lehnt eine Barzahlung ab, die den Bestand unter null bringen würde. Gebucht wird nach SKR03, und alles fließt in die Anlage EÜR. Belege legst du in der Belegverwaltung ab.

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