Bank und Kasse
Zahlungskonten anlegen, Salden sehen, Kontoumsätze abgleichen und das Kassenbuch führen.
Verfügbar in den Tarifen: Business Pro
Unter Bank und Kasse verwalten Sie alle Konten, über die Geld fließt: Bankkonten, die Kasse, Kreditkarten und Zahlungsdienstleister. Jede Karte zeigt den Saldo laut Buchhaltung und führt zu den Zahlungen des Kontos, zum Kontenabgleich und bei einer Kasse zum Kassenbuch.
Ein Zahlungskonto anlegen
- Klicken Sie auf Neues Zahlungskonto.
- Wählen Sie im Feld Art zum Beispiel Bankkonto oder Kasse. Die Art lässt sich später nicht mehr ändern.
- Geben Sie einen Name ein. Bei einem Bankkonto ist die IBAN Pflicht; BIC und Bank sind freiwillig.
- Lassen Sie Sachkonto leer, wenn Kontelio selbst ein passendes Unterkonto anlegen soll, oder wählen Sie ein vorhandenes Konto.
- Klicken Sie auf Speichern.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Sachkonto | Das Konto im Kontenplan, auf das die Zahlungen gebucht werden, zum Beispiel 1200 Bank. Angeboten werden nur Konten, die zur Art passen. |
| Standardkonto dieser Art | Dieses Konto wird bei neuen Zahlungen vorgeschlagen. |
| Auf Rechnungen drucken | Nur bei Bankkonten: IBAN und BIC erscheinen als Bankverbindung auf Ihren Rechnungen. |
| Letzte 4 Ziffern der Karte | Nur bei Kreditkarten, zur Wiedererkennung. Die vollständige Kartennummer wird nie gespeichert. |
Die IBAN wird auf der Karte maskiert angezeigt. Mit Anzeigen sehen Sie sie vollständig; jede Anzeige wird im Audit-Protokoll festgehalten. Beim Bearbeiten lassen Sie das IBAN-Feld leer, um die gespeicherte IBAN zu behalten.
Kontoumsätze abgleichen
Nach dem Import eines Kontoauszugs sucht Kontelio für jeden Umsatz passende offene Posten, Regeln und Umbuchungen zwischen Ihren eigenen Konten. Klicken Sie auf der Karte des Bankkontos auf Kontenabgleich.
- In der Liste sehen Sie zunächst nur die offenen Umsätze (Offen). Grenzen Sie sie bei Bedarf nach Status, Text oder Zeitraum ein.
- Wählen Sie einen Umsatz. Daneben erscheinen seine Vorschläge mit Bewertung und Begründung, zum Beispiel „Betrag entspricht dem offenen Betrag“.
- Klicken Sie beim passenden Vorschlag auf Übernehmen, bei einem falschen auf Ablehnen. Gibt es eine Differenz, wählen Sie vorher unter Differenz behandeln als zum Beispiel Skonto oder Bankgebühr.
- Passt kein Vorschlag, suchen Sie unter Offene Posten suchen nach Partner, Nummer oder Betrag, markieren die Posten und klicken auf Mit den gewählten Posten abgleichen.
- Gehört der Umsatz zu keinem Beleg, wählen Sie unter Klassifizieren als… zum Beispiel Bankgebühr oder Geldtransit und klicken auf Anwenden.
Jeder Abgleich erzeugt eine gebuchte Zahlung mit dem Buchungstag als Zahlungsdatum. Die grüne Schaltfläche für die hohe Konfidenz übernimmt in einem Schritt alle eindeutigen Vorschläge ohne Differenz. Vorschläge neu berechnen berechnet die Vorschläge neu, etwa nachdem Sie weitere Rechnungen erfasst haben.
- Als neue Ausgabe erfassen legt nur einen Entwurf unter Ausgaben an; gebucht wird erst, wenn Sie die Ausgabe dort buchen.
- Einnahme ohne Rechnung bucht einen Zahlungseingang ohne Rechnung, etwa Zinsen, einen Zuschuss oder eine Versicherungsentschädigung: Wählen Sie die Art der Einnahme und beantworten Sie die Frage dazu. Ohne Kontoauszug erfassen Sie solche Einnahmen unter Zahlungseingänge.
- Ignorieren verlangt einen Grund. Der Umsatz bleibt im Auszug, hat aber keine buchhalterische Wirkung.
- Immer wenn… (Regel anlegen) öffnet eine neue Zuordnungsregel, die aus diesem Umsatz vorbelegt ist.
- Rückgängig machen storniert die erzeugte Zahlung und setzt den Umsatz wieder auf Neu. War der Umsatz mit einer schon vorhandenen Zahlung verknüpft, wird nur die Verknüpfung gelöst.
Status der Umsätze
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Importiert, noch ohne Vorschlag. |
| Vorschlag | Kontelio hat mindestens einen passenden Beleg gefunden. Die Konfidenz zeigt, wie sicher der Vorschlag ist. |
| Abgeglichen | Mit Rechnung, Ausgabe oder einer Zahlung abgeglichen. |
| Klassifiziert | Ohne Beleg zugeordnet, zum Beispiel als Bankgebühr oder Geldtransit. |
| Ignoriert | Bewusst ohne buchhalterische Wirkung. |
Das Kassenbuch
Auf der Karte einer Kasse öffnet Kassenbuch alle Bareinnahmen und -ausgaben in zeitlicher Reihenfolge, mit dem Bestand nach jedem Tag.
- Wählen Sie den Zeitraum mit Von und Bis.
- Exportieren Sie das Kassenbuch mit CSV oder drucken Sie es mit Drucken / PDF als PDF.
Gut zu wissen
- Der Saldo auf der Karte ist der Saldo des Sachkontos in der Buchhaltung, nicht der Kontostand Ihrer Bank. Weicht er ab, fehlen meist noch Kontoauszüge oder Umsätze sind noch nicht abgeglichen.
- Bei Bankkonten zeigt die Karte das Datum des Letzter Kontoauszug und wie viele Umsätze noch abzugleichen sind.
- Ein Klick auf den Kontonamen oder auf Zahlungen zeigt die Zahlungen nur dieses Kontos und seinen Saldo.
- Zahlungskonten anlegen und bearbeiten, abgleichen und Regeln anlegen sind getrennte Rechte. Einen Abgleich in einer abgeschlossenen Periode rückgängig machen darf nur die Buchhaltung.
- Im vereinfachten Modus zeigt das Smartphone den Abgleich als Kontoauszug prüfen: ein Umsatz nach dem anderen mit einer Ja/Nein-Frage. Vollständige Liste anzeigen öffnet die vollständige Ansicht.