Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die UStVA eines Monats oder Quartals prüfen, festschreiben, von Hand in ELSTER übertragen und die Übermittlung erfassen.

Verfügbar in den Tarifen: Business Pro

Unter Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) berechnet Kontelio aus Ihren Buchungen die Werte der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA), also der regelmäßigen Meldung der Umsatzsteuer an das Finanzamt. Die Werte erscheinen Kennzahl für Kennzahl in der Reihenfolge des amtlichen Vordrucks. Kontelio sendet nichts an ELSTER: Sie übertragen die Werte selbst in Mein ELSTER (oder Ihre Steuerberatung tut es) und halten die Übermittlung danach hier fest.

Einen Zeitraum öffnen

1. Wählen Sie oben das Jahr. Die Liste zeigt jeden Voranmeldungszeitraum mit Fällig, Status und Schätzung, dem voraussichtlichen Ergebnis aus den heutigen Buchungen.
2. Klicken Sie auf den Zeitraum, zum Beispiel 2026-Q3.

Ob Monate oder Quartale erscheinen, folgt aus dem Voranmeldungszeitraum Ihres Umsatzsteuerprofils unter Steuerpflichtiger. Die Schaltfläche Umsatzsteuererklärung führt zur Jahreserklärung desselben Jahres.

Die Werte prüfen

Im Kopf stehen Name, Steuernummer, Soll- oder Ist-Versteuerung, die Fälligkeit und das verwendete Regelwerk (zum Beispiel DE-2026.1). Mit den Pfeilen oder der Auswahl wechseln Sie den Zeitraum.

• Jede Zeile ist eine Kennzahl (Kz) mit ihrer amtlichen Bezeichnung, der Zeile im Vordruck und, soweit vorhanden, der Bezeichnung des ELSTER-Feldes. Bei Umsätzen sehen Sie Bemessungsgrundlage und Steuer. Das gilt auch für die Kz 81 und 86: Umsatz und Steuer stehen in getrennten Spalten.
• Leere Kennzahlen sind ausgeblendet. Alle Felder anzeigen (auch leere) zeigt den ganzen Vordruck.
• Unten steht das Ergebnis der Kz 83: Zahllast oder Erstattung.
• Klicken Sie in der Spalte Herkunft auf die Anzahl der Buchungen. Ein Seitenbereich zeigt die Konten, die Buchungszeilen mit ihren Belegen und die Originaldatei. Die Buchungszeilen laden Sie mit CSV herunter.
• Gelbe Hinweise über der Tabelle melden zum Beispiel Belegentwürfe mit Datum im Zeitraum, die nicht enthalten sind.
• nicht geprüft neben einer Kennzahl bedeutet: Dieses Feld ist im Formularkatalog von Kontelio noch nicht fachlich geprüft, hat aber einen Wert. Prüfen Sie die Buchungen dahinter, bevor Sie den Wert übertragen.

Vorschau-PDF erzeugt ein PDF des aktuellen Stands, zum Beispiel für Ihre Steuerberatung.

Festschreiben

1. Klicken Sie auf Festschreiben. Die Schaltfläche sehen nur Benutzer mit dem Recht, Steuererklärungen festzuschreiben.
2. Der Dialog Erklärung festschreiben nennt die Monate, die danach gesperrt werden. Gibt es Hinweise, haken Sie jeden einzeln ab.
3. Schreiben Sie bei Bedarf eine Bemerkung (optional).
4. Klicken Sie auf Festschreiben.

Kontelio berechnet die Werte auf dem Server neu, speichert sie als unveränderliche Version (v1) mit Prüfsumme und archiviert das PDF. Der Status wechselt auf Festgeschrieben. Die Monate des Zeitraums werden gesperrt: Neue Buchungen mit einem Datum darin sind nicht mehr möglich (siehe Perioden). Hat sich seit der letzten Version nichts geändert, legt Kontelio keine neue Version an.

In ELSTER übertragen

1. Klicken Sie auf Übermittlung vorbereiten. Über der Tabelle erscheint Übertragung in ELSTER mit einem Fortschrittsbalken, und jede Kennzahl erhält ein Kästchen.
2. Öffnen Sie in Mein ELSTER die Umsatzsteuer-Voranmeldung für denselben Zeitraum.
3. Klicken Sie neben einem Wert auf das Kopiersymbol (⧉). Kontelio kopiert den Wert in dem Format, das ELSTER erwartet (zum Beispiel 32408 oder 6157,52). Fügen Sie ihn in ELSTER bei derselben Kennzahl ein.
4. Haken Sie die Kennzahl ab. Die Häkchen sind nur eine Merkhilfe und werden nur in Ihrem Browser gespeichert.
5. Vergleichen Sie zum Schluss das Ergebnis, das ELSTER berechnet, mit der Kz 83 in Kontelio, bevor Sie in ELSTER absenden.

Die Übermittlung erfassen

1. Klicken Sie auf Übermittlung erfassen.
2. Tragen Sie Übermittelt am ein (höchstens heute) und wählen Sie unter Weg ELSTER (manuell, Mein ELSTER) oder Steuerberater.
3. Übernehmen Sie das Transferticket aus der Bestätigung von ELSTER (Buchstaben, Ziffern und Bindestriche).
4. Laden Sie bei Bedarf das Übertragungsprotokoll (PDF) hoch.
5. Klicken Sie auf Erfassen.

Der Status wechselt auf Übermittelt, mit Datum und Transferticket. Übertragungsprotokoll öffnet das hochgeladene Protokoll. Liegt das Datum nach der Frist, weist Kontelio darauf hin, dass das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen kann. Nur die neueste Version kann als übermittelt erfasst werden.

Wenn sich Buchungen später ändern

Betrifft eine spätere Buchung einen festgeschriebenen Zeitraum (zum Beispiel in einem wieder geöffneten Zeitraum), wechselt die Erklärung auf Veraltet. Ein roter Hinweis zeigt je Kennzahl den erklärten und den aktuellen Wert, die Differenz und unter Ursache die Buchungen, die die Abweichung verursacht haben.

1. Klicken Sie im roten Hinweis auf die Schaltfläche, die die nächste Version als Berichtigung erzeugt.
2. Bestätigen Sie den Dialog wie beim Festschreiben.
3. Übertragen Sie die neue Version in ELSTER und erfassen Sie die Übermittlung erneut.

Die neue Version trägt den Vermerk Berichtigung. Unter Versionen sehen Sie alle Versionen mit ihrem PDF und können jede Version mit der vorherigen vergleichen.

Status

Gut zu wissen

• Die UStVA gilt für Ihr ganzes Unternehmen: Kontelio fasst alle Betriebe zusammen, es gibt keine UStVA je Betrieb.
• Ist im Umsatzsteuerprofil eine Dauerfristverlängerung eingetragen (die dauerhafte Verlängerung der Abgabefrist), verschiebt sich die Fälligkeit um einen Monat. Fällt sie auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag.
• Ab 2026 enthält der Vordruck nur die Kennzahlen, die Kontelio aus Ihren Buchungen ermittelt. Seltene Kennzahlen wie die Kz 39 (Sondervorauszahlung) oder die Kz 59 und 69 fehlen; tragen Sie sie bei Bedarf direkt in ELSTER ein. Die Sondervorauszahlung berechnet Kontelio nicht. In Voranmeldungen bis 2025 erscheint eine gebuchte Sondervorauszahlung weiterhin in der Kz 39 des letzten Zeitraums.
• Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sehen Sie eine UStVA nur für Quartale, in denen Beträge anfallen, die auch Kleinunternehmer melden, etwa Leistungen ausländischer Unternehmer nach § 13b UStG.
• Lesen dürfen alle Benutzer mit Zugriff auf Steuerberichte; Festschreiben und Übermittlung erfassen erfordern ein eigenes Recht. Die Steuerseiten gibt es ab dem Tarif Business.

Vereinfachter Modus

Im vereinfachten Modus ist der Bildschirm gleich, nur die Schaltflächen heißen anders: Zeitraum abschließen (Buchungen werden festgeschrieben) statt Festschreiben, In ELSTER bereits abgegeben statt Übermittlung erfassen und Protokollnummer von ELSTER (Transferticket) für das Transferticket.