E-Rechnung: Was Selbstständige jetzt wissen müssen
Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen in Deutschland – schrittweise. Wann du was tun musst und welche Formate gelten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, die Programme automatisch lesen können. Eine PDF-Datei oder ein Foto ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.
Die Fristen der E-Rechnungspflicht
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B), nicht für Rechnungen an Privatkunden:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer.
- Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Kunden noch erlaubt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen versenden E-Rechnungen an andere Unternehmen.
- Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer beim Versenden sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und Standard bei Rechnungen an Behörden. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten: Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Ab dem Profil EN 16931 (COMFORT) gilt ZUGFeRD als E-Rechnung. Beide Formate erfüllen die Pflicht.
E-Rechnungen mit Kontelio
Kontelio liest eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen ein, zeigt sie lesbar an und übernimmt die Beträge in die Buchhaltung. Ausgangsrechnungen erstellst du auf Wunsch als XRechnung oder ZUGFeRD – mit denselben Pflichtangaben wie bei jeder anderen Rechnung. Die E-Rechnung wird unveränderbar nach GoBD archiviert.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer sind vom Versenden ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber seit 2025 empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfangen?
Ja. Du brauchst aber ein Programm, das die XML-Daten lesbar macht, und musst die E-Rechnung im Originalformat aufbewahren.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. An Privatkunden darfst du weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.
Mehr über die passende Kontelio-Funktion: E-Rechnung
Schritt für Schritt im Kontelio-Handbuch: E-Rechnung
Stand: Oktober 2026. Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung.