Stornorechnung und Rechnungskorrektur: so korrigierst du eine Rechnung richtig

Warum du eine Rechnung nicht einfach ändern oder löschen darfst

Sobald eine Rechnung gestellt ist, ist sie ein Buchungsbeleg. Die GoBD verlangen, dass Belege unveränderbar aufbewahrt werden und jede Änderung nachvollziehbar bleibt (§ 146 Abs. 4 AO). Löschst du eine Rechnung oder vergibst du ihre Nummer neu, entsteht eine Lücke oder eine Doppelvergabe im Nummernkreis – bei einer Betriebsprüfung ein klassischer Anlass für Rückfragen oder gar eine Schätzung. Warum das so wichtig ist, erklärt der Ratgeber zu den GoBD.

Dazu kommt: Die Rechnung liegt bereits beim Kunden und ist womöglich schon gebucht. Eine stillschweigend geänderte Fassung würde zwei unterschiedliche Dokumente mit derselben Nummer erzeugen. Richtig ist deshalb immer ein neues Dokument, das sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Solange eine Rechnung nur ein Entwurf ist und den Kunden noch nicht erreicht hat, darfst du sie dagegen frei ändern oder verwerfen.

Drei Wege zur korrigierten Rechnung im Überblick

Welcher Weg passt, hängt davon ab, was falsch ist – eine fehlende Angabe, die ganze Rechnung oder nur der Betrag:

Rechnungsberichtigung: Pflichtangaben nachholen

Fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG oder ist sie falsch, kann die Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden. Dazu genügt ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (Rechnungsnummer und Datum) und nur die fehlenden oder falschen Angaben enthält. Berichtigen darf nur, wer die Rechnung ausgestellt hat – der Kunde kann nur um die Berichtigung bitten.

Für deinen Kunden ist das wichtig, weil er ohne ordnungsgemäße Rechnung keine Vorsteuer abziehen darf. Die gute Nachricht: Nach der Rechtsprechung des EuGH und des BFH wirkt die Berichtigung zurück auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung, wenn diese schon die Mindestangaben enthielt – Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Der Kunde verliert seinen Vorsteuerabzug also nicht rückwirkend und muss keine Zinsen zahlen. Berichtigt werden kann bis zum Abschluss eines finanzgerichtlichen Verfahrens.

In der Praxis wählen viele trotzdem den Weg über Storno und neue Rechnung, weil der Kunde dann ein vollständiges, sauberes Dokument erhält. Beides ist zulässig.

• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum fehlt → Berichtigung genügt.
• Anschrift oder Firmenname des Kunden falsch geschrieben → Berichtigung genügt.
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt → Berichtigung genügt.
• Rechnung an den falschen Kunden adressiert → Storno und neue Rechnung, denn der Empfänger ist ein anderer.

Stornorechnung: Inhalt und Beispiel

Die Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf. Sie enthält dieselben Positionen mit negativen Beträgen, denselben Steuersatz und den Hinweis „Stornorechnung zur Rechnung Nr. … vom …“. Sie bekommt eine eigene, fortlaufende Nummer und ihr eigenes Datum. Danach stellst du – wenn die Leistung weiter abgerechnet werden soll – eine neue Rechnung mit neuer Nummer. Die Pflichtangaben jeder Rechnung erklärt der Ratgeber Rechnungen schreiben.

Beispiel: Du hast einem Kunden 15 Stunden Beratung zu 100 € berechnet, vereinbart waren aber 12 Stunden.

Rechnungskorrektur bei Rabatt, Rückgabe oder Reklamation

Wurde die Leistung richtig abgerechnet und ändert sich später nur das Entgelt, musst du nicht die ganze Rechnung stornieren. Eine Rechnungskorrektur über die Differenz genügt: Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung und weist den Minderungsbetrag mit der darauf entfallenden Umsatzsteuer negativ aus.

Umsatzsteuerlich wirkt die Minderung nach § 17 UStG in dem Voranmeldungszeitraum, in dem sich das Entgelt ändert – nicht rückwirkend im Monat der Rechnung. Beispiel: Rechnung vom 20. Januar über 4.000 € netto plus 760 € Umsatzsteuer; im April einigst du dich wegen eines Mangels auf 10 % Nachlass. Die Rechnungskorrektur vom April lautet auf −400 € netto und −76 € Umsatzsteuer und mindert die Umsatzsteuer-Voranmeldung für April (bzw. das zweite Quartal). Dein Kunde muss im selben Zeitraum 76 € Vorsteuer zurückzahlen.

Skonto ist ebenfalls eine Entgeltminderung. Dafür brauchst du aber keine eigene Korrektur, wenn die Skontobedingungen schon auf der Rechnung stehen; du buchst den Skontoabzug einfach beim Zahlungseingang.

Gutschrift: kaufmännisch oder umsatzsteuerlich?

Im Alltag nennt man jede Rückerstattung „Gutschrift“. Im Umsatzsteuergesetz ist die Gutschrift aber etwas anderes: eine Rechnung, die der Leistungsempfänger für den Leistenden ausstellt (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG), zum Beispiel wenn ein Verlag seinen Autoren die Honorare abrechnet. Eine solche Gutschrift muss das Wort „Gutschrift“ enthalten (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 10 UStG), und der Leistende darf ihr widersprechen.

Falscher Steuerausweis: § 14c UStG

Weist du in einer Rechnung mehr Umsatzsteuer aus, als du schuldest, schuldest du den Mehrbetrag trotzdem (unrichtiger Steuerausweis, § 14c Abs. 1 UStG) – so lange, bis du die Rechnung berichtigst. Typisch: 19 % statt 7 % oder Umsatzsteuer auf eine steuerfreie Leistung oder auf eine Reverse-Charge-Leistung. Die Berichtigung wirkt erst im Zeitraum der Korrektur; hat der Kunde den zu hohen Betrag schon bezahlt, musst du ihm die Differenz erstatten, bevor du die Steuer zurückbekommst.

Auch eine versehentlich doppelt gestellte Rechnung über dieselbe Leistung fällt unter § 14c Abs. 1 UStG – ein Grund mehr, die zweite sofort zu stornieren. Unberechtigt ist der Ausweis dagegen, wenn gar keine Leistung zugrunde liegt oder der Aussteller keine Umsatzsteuer ausweisen darf (§ 14c Abs. 2 UStG). Dann musst du die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigen und beim Finanzamt beantragen, die Steuer zu erstatten; das klappt erst, wenn der Kunde keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat. Ein Kleinunternehmer, der Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie seit 2025 grundsätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG – mit einer Ausnahme für Rechnungen an Privatkunden (BMF-Schreiben vom 18. März 2025).

Weist du zu wenig Umsatzsteuer aus, schuldest du dennoch die richtige Steuer. Sie wird aus dem Rechnungsbetrag herausgerechnet: Bei 1.070 € brutto mit 7 % statt richtig 19 % schuldest du 170,84 € (1.070 € ÷ 1,19 × 0,19) statt 70 €. Hier lohnt es sich, schnell zu stornieren und neu abzurechnen, bevor der Kunde zahlt.

Nummernkreis, Fristen und Jahreswechsel

Die Stornorechnung braucht eine eigene, einmalige Nummer. Ob sie aus dem Rechnungs-Nummernkreis stammt oder aus einem eigenen Kreis wie „ST-2026-…“, ist dir überlassen – wichtig ist, dass jede Nummer nur einmal vorkommt und die Folge lückenlos bleibt. Die alte Rechnungsnummer darfst du nie neu vergeben.

• Storno im neuen Jahr: Die Stornorechnung trägt das aktuelle Datum und die Nummer des neuen Jahres; die Umsatzsteuer korrigierst du in der laufenden Voranmeldung, nicht in der des Vorjahres.
• In der EÜR zählt der Geldfluss: Hast du bereits Geld erhalten und erstattest es zurück, mindert die Rückzahlung im Jahr der Zahlung deine Betriebseinnahmen.
• Aufbewahren musst du ursprüngliche Rechnung und Stornorechnung gleichermaßen – Rechnungen als Buchungsbelege acht Jahre.
• Hat dein Kunde schon bezahlt, erstattest du den Betrag oder verrechnest ihn mit der neuen Rechnung; vermerke die Verrechnung auf der neuen Rechnung.

E-Rechnung stornieren oder korrigieren

Hast du die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung gestellt, muss auch die Berichtigung, Stornorechnung oder Rechnungskorrektur eine E-Rechnung sein. Ein PDF mit „Storno“ reicht dann nicht. Die Korrektur trägt als Rechnungsart (BT-3) meist den Code 381 (Rechnungskorrektur/Credit Note) und verweist im Feld BT-25 auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung, bei Behörden zusätzlich mit derselben Leitweg-ID. Welche Codes und Formate es gibt, steht im Ratgeber zu XRechnung und ZUGFeRD.

Ein nachträglich bearbeitetes ZUGFeRD-PDF ist keine Korrektur, sondern eine zweite, abweichende Rechnung. Auch hier gilt: neues Dokument mit neuer Nummer, Original unverändert archivieren.

Rechnungen korrigieren mit Kontelio

In Kontelio ist eine gestellte Rechnung unveränderlich. Mit „Stornieren“ erstellt und stellt Kontelio sofort eine Stornorechnung über den ganzen Betrag; mit „Stornieren und korrigierte Rechnung anlegen“ erhältst du gleichzeitig einen neuen Entwurf mit den Daten der alten Rechnung. Für einen Nachlass oder eine Rückgabe legst du eine Rechnungskorrektur an und gibst je Position die zu korrigierende Menge an.

Jede Korrektur bekommt eine Nummer aus ihrem eigenen Nummernkreis, verweist auf Nummer und Datum der Rechnung, übernimmt die Steuersätze und mindert Umsatz und Umsatzsteuer im Zeitraum ihres Datums. Kontelio nennt sie bewusst nie „Gutschrift“. War die Rechnung eine E-Rechnung, folgt die Korrektur demselben Format. Mehr zum Rechnungsprogramm von Kontelio.

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