Almanya’da iptal faturası ve fatura düzeltmesi: bir faturayı doğru şekilde düzeltmek

Bir faturayı neden öylece değiştiremez veya silemezsiniz?

Bir fatura kesildiği anda bir muhasebe belgesidir. GoBD, belgelerin değiştirilemez şekilde saklanmasını ve her değişikliğin izlenebilir kalmasını ister (§ 146 Abs. 4 AO). Bir faturayı silerseniz veya numarasını yeniden verirseniz, numara serisinde bir boşluk veya mükerrer numara oluşur – bir vergi denetiminde (Betriebsprüfung) sorulara ve hatta tahmini tarhiyata yol açan klasik bir neden. Bunun neden bu kadar önemli olduğunu GoBD rehberi açıklar.

Buna ek olarak: Fatura zaten müşteride ve belki de kaydedilmiştir. Sessizce değiştirilmiş bir sürüm, aynı numaralı iki farklı belge oluşturur. Bu yüzden doğru olan her zaman orijinal faturaya atıfta bulunan yeni bir belgedir. Buna karşılık bir fatura yalnızca taslak olduğu ve henüz müşteriye ulaşmadığı sürece onu serbestçe değiştirebilir veya atabilirsiniz.

Düzeltilmiş faturaya üç yol: genel bakış

Hangi yolun uygun olduğu neyin yanlış olduğuna bağlıdır – eksik bir bilgi mi, faturanın tamamı mı, yoksa yalnızca tutar mı:

Fatura tashihi: zorunlu bilgileri tamamlamak

§ 14 Abs. 4 UStG’ye göre bir zorunlu bilgi eksik veya yanlışsa fatura § 31 Abs. 5 UStDV’ye göre tashih edilebilir. Bunun için orijinal faturaya (fatura numarası ve tarihi) özgül ve açık şekilde atıfta bulunan ve yalnızca eksik veya yanlış bilgileri içeren bir belge yeterlidir. Tashihi yalnızca faturayı düzenleyen yapabilir – müşteri yalnızca tashih isteyebilir.

Bu müşteriniz için önemlidir, çünkü usulüne uygun bir fatura olmadan indirilecek KDV (Vorsteuer) düşemez. İyi haber: ABAD ve BFH içtihadına göre, orijinal fatura asgari bilgileri – düzenleyen, alıcı, hizmet tanımı, bedel ve ayrıca gösterilmiş KDV – zaten içeriyorsa tashih orijinal faturanın tarihine geriye dönük etki eder. Müşteri yani indirilecek KDV hakkını geriye dönük kaybetmez ve faiz ödemek zorunda kalmaz. Tashih, bir vergi mahkemesi davasının sonuna kadar yapılabilir.

Uygulamada birçok kişi yine de iptal ve yeni fatura yolunu seçer, çünkü müşteri o zaman eksiksiz, temiz bir belge alır. İkisi de caizdir.

• Hizmet tarihi veya hizmet dönemi eksik → tashih yeterli.
• Müşterinin adresi veya firma adı yanlış yazılmış → tashih yeterli.
• Steuernummer’iniz veya USt-IdNr.’niz eksik → tashih yeterli.
• Fatura yanlış müşteriye kesilmiş → iptal ve yeni fatura, çünkü alıcı başka biridir.

İptal faturası: içerik ve örnek

İptal faturası orijinal faturayı tamamen ortadan kaldırır. Negatif tutarlarla aynı kalemleri, aynı vergi oranını ve „Stornorechnung zur Rechnung Nr. … vom …“ (… tarihli … numaralı faturanın iptal faturası) notunu içerir. Kendi sıralı numarasını ve kendi tarihini alır. Ardından – hizmet yine faturalanacaksa – yeni numaralı yeni bir fatura kesersiniz. Her faturanın zorunlu bilgilerini fatura yazmak rehberi açıklar.

Örnek: Bir müşteriye 100 €’dan 15 saat danışmanlık faturaladınız, ama 12 saat kararlaştırılmıştı.

İndirim, iade veya şikâyette fatura düzeltmesi

Hizmet doğru faturalandıysa ve sonradan yalnızca bedel değişiyorsa, faturanın tamamını iptal etmeniz gerekmez. Farka ilişkin bir fatura düzeltmesi yeterlidir: Orijinal faturaya atıfta bulunur ve indirim tutarını üzerine düşen KDV ile birlikte negatif olarak gösterir.

KDV açısından indirim § 17 UStG’ye göre bedelin değiştiği ön beyan döneminde etkili olur – faturanın ayına geriye dönük değil. Örnek: 20 Ocak tarihli 4.000 € net artı 760 € KDV’li fatura; Nisan’da bir kusur nedeniyle %10 indirimde anlaşıyorsunuz. Nisan tarihli fatura düzeltmesi −400 € net ve −76 € KDV üzerinden düzenlenir ve Nisan (veya ikinci çeyrek) KDV ön beyannamesini (Umsatzsteuer-Voranmeldung) azaltır. Müşteriniz aynı dönemde 76 € indirilecek KDV’yi geri ödemelidir.

Erken ödeme iskontosu (Skonto) da bir bedel indirimidir. Ama iskonto koşulları zaten faturada yazılıysa bunun için ayrı bir düzeltmeye ihtiyacınız yoktur; iskonto kesintisini ödeme geldiğinde kaydetmeniz yeterlidir.

Gutschrift: ticari mi, KDV hukuku anlamında mı?

Gündelik dilde her geri ödemeye „Gutschrift“ (alacak dekontu) denir. Ama KDV Kanunu’nda Gutschrift başka bir şeydir: hizmet alanın hizmeti sunan için düzenlediği bir fatura (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG), örneğin bir yayınevi yazarlarının telif ücretlerini hesapladığında. Böyle bir Gutschrift „Gutschrift“ kelimesini içermelidir (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 10 UStG) ve hizmeti sunan buna itiraz edebilir.

Yanlış vergi gösterimi: § 14c UStG

Bir faturada borçlu olduğunuzdan fazla KDV gösterirseniz, fazla tutarı yine de borçlanırsınız (hatalı vergi gösterimi, § 14c Abs. 1 UStG) – faturayı düzeltene kadar. Tipik olanlar: %7 yerine %19 veya vergiden muaf bir hizmet ya da Reverse Charge hizmeti üzerine KDV. Düzeltme ancak düzeltme döneminde etkili olur; müşteri fazla tutarı zaten ödediyse, vergiyi geri almadan önce farkı ona iade etmeniz gerekir.

Aynı hizmet için yanlışlıkla iki kez kesilmiş bir fatura da § 14c Abs. 1 UStG kapsamına girer – ikincisini hemen iptal etmek için bir neden daha. Buna karşılık hiçbir hizmet yoksa veya düzenleyen KDV gösteremiyorsa gösterim yetkisizdir (§ 14c Abs. 2 UStG). O zaman faturayı müşteriye karşı düzeltmeniz ve Finanzamt’tan verginin iadesini talep etmeniz gerekir; bu ancak müşteri indirilecek KDV düşmediyse veya geri ödediyse olur. KDV gösteren bir Kleinunternehmer 2025’ten beri bunu esas olarak § 14c Abs. 1 UStG’ye göre borçlanır – bireysel müşterilere kesilen faturalar için bir istisnayla (18 Mart 2025 tarihli BMF yazısı).

Çok az KDV gösterirseniz yine de doğru vergiyi borçlanırsınız. Vergi fatura tutarından çıkarılarak hesaplanır: Doğrusu %19 iken %7 ile 1.070 € brütte 70 € yerine 170,84 € (1.070 € ÷ 1,19 × 0,19) borçlanırsınız. Burada müşteri ödemeden önce hızla iptal edip yeniden faturalamak değer.

Numara serisi, süreler ve yıl dönümü

İptal faturasının kendine ait, benzersiz bir numaraya ihtiyacı vardır. Fatura numara serisinden mi yoksa „ST-2026-…“ gibi ayrı bir seriden mi geleceği size kalmıştır – önemli olan her numaranın yalnızca bir kez geçmesi ve sıranın boşluksuz kalmasıdır. Eski fatura numarasını asla yeniden veremezsiniz.

• Yeni yılda iptal: İptal faturası güncel tarihi ve yeni yılın numarasını taşır; KDV’yi önceki yılınkinde değil, cari ön beyannamede düzeltirsiniz.
• EÜR’de para akışı sayılır: Zaten para aldıysanız ve geri iade ediyorsanız, geri ödeme ödeme yılında işletme gelirlerinizi azaltır.
• Orijinal faturayı ve iptal faturasını eşit şekilde saklamanız gerekir – faturalar muhasebe belgesi olarak sekiz yıl.
• Müşteriniz zaten ödediyse tutarı iade edersiniz veya yeni faturayla mahsup edersiniz; mahsubu yeni faturada belirtin.

E-faturayı iptal etmek veya düzeltmek

Orijinal faturayı e-fatura (E-Rechnung) olarak kestiyseniz, tashih, iptal faturası veya fatura düzeltmesi de e-fatura olmalıdır. O zaman „Storno“ yazılı bir PDF yetmez. Düzeltme fatura türü (BT-3) olarak çoğunlukla 381 kodunu (fatura düzeltmesi/Credit Note) taşır ve BT-25 alanında orijinal faturanın numarasına atıfta bulunur, kamu kurumlarında ayrıca aynı Leitweg-ID ile. Hangi kodların ve formatların olduğunu XRechnung ve ZUGFeRD rehberinde bulursunuz.

Sonradan düzenlenmiş bir ZUGFeRD-PDF düzeltme değil, ikinci, farklı bir faturadır. Burada da geçerli: yeni numaralı yeni belge, orijinali değiştirmeden arşivleyin.

Kontelio ile faturaları düzeltmek

Kontelio’da kesilmiş bir fatura değiştirilemez. „Faturayı iptal et“ ile Kontelio tutarın tamamı için hemen bir iptal faturası oluşturur ve keser; „İptal et ve düzeltilmiş fatura oluştur“ ile aynı anda eski faturanın verileriyle yeni bir taslak alırsınız. Bir indirim veya iade için bir fatura düzeltmesi oluşturur ve her kalem için düzeltilecek miktarı girersiniz.

Her düzeltme kendi numara serisinden bir numara alır, faturanın numarasına ve tarihine atıfta bulunur, vergi oranlarını aktarır ve ciroyu ve KDV’yi kendi tarihinin dönemine göre azaltır. Kontelio bunları bilinçli olarak asla „Gutschrift“ diye adlandırmaz. Fatura bir e-fatura idiyse düzeltme aynı formatı izler. Kontelio’nun fatura programı hakkında daha fazlası.

Sık sorulan sorular