XRechnung, ZUGFeRD ve Peppol: Almanya’daki e-fatura formatlarının karşılaştırması

Bir faturayı e-fatura yapan nedir?

1 Ocak 2025’ten beri § 14 UStG, e-fatura (E-Rechnung) ile „sonstige Rechnung“ (diğer fatura) arasında ayrım yapar. E-fatura, yapılandırılmış elektronik bir formatta düzenlenen, iletilen ve alınan ve elektronik işlemeye imkân veren bir faturadır. Format, Avrupa standardı EN 16931’e uygun olmalıdır – ya da faturayı düzenleyen ile alanın üzerinde anlaştığı başka bir formata, verileri aynı şekilde doğru ve eksiksiz sağlaması kaydıyla.

Belirleyici olan görünüş değil, veri kaydıdır. Bir PDF, tarama veya fotoğraf e-postayla gelse bile sonstige Rechnung’dur. E-faturaları ne zaman almanız ve göndermeniz gerektiği 2025–2028 e-fatura zorunluluğu rehberinde yazıyor; burada formatların kendisi ele alınıyor.

EN 16931, „BT“ (Business Term) ve „BG“ (Business Group) ile numaralandırılmış iş terimlerinden oluşan anlamsal bir veri modeli belirler; örneğin BT-1 fatura numarası, BT-2 fatura tarihi veya BT-10 alıcı referansı. Standart bu model için iki teknik yazım biçimine (sözdizimi) izin verir: UBL 2.1 ve UN/CEFACT CII. Almanya’da yaygın olan tüm formatlar bunun üzerine kuruludur.

XRechnung: Alman standardı (UBL veya CII)

XRechnung, BT standartları koordinasyon kurumu (Koordinierungsstelle für IT-Standards, KoSIT) tarafından sürdürülen EN 16931’in Almanya uyarlamasıdır (CIUS). Görsel gösterimi olmayan saf bir XML dosyasıdır: Okumak isteyen bir programa veya görüntüleyiciye ihtiyaç duyar. İçerik olarak standarttan daha katıdır. Ek Alman iş kuralları (BR-DE) diğerlerinin yanı sıra alıcı referansını (BT-10), ad, telefon ve e-posta içeren bir satıcı irtibatını (BG-6) ve ödeme bilgilerini zorunlu kılar.

Bir XRechnung UBL veya CII ile yazılabilir – ikisi eşdeğerdir, alıcı her ikisini de işleyebilmelidir. Güncel sürüm 3.0.x’tir; KoSIT, revize edilmiş EN 16931’e dayanan XRechnung 4.0 sürümünü hazırlıyor. 3.0’ın altındaki eski sürümleri artık kullanmamalısınız.

Kimin için? XRechnung, federal makamlara ve çoğu eyalet ve belediye makamına kesilen faturalarda zorunludur. Büyük şirketler de muhasebe sistemlerine dolambaçsız aktarılabildiği için onu giderek daha çok istiyor.

ZUGFeRD ve Factur-X: tek dosyada PDF ve XML

ZUGFeRD, Almanya Elektronik Fatura Forumu’nun (Forum elektronische Rechnung Deutschland, FeRD) hibrit bir formatıdır: fatura verilerinin CII-XML olarak gömüldüğü bir PDF/A-3. İnsanlar PDF’i, programlar XML verilerini okur. Factur-X teknik olarak aynı olan Fransızca adlandırmadır – 2.1 sürümünden itibaren bir ZUGFeRD dosyası aynı zamanda Factur-X’tir.

ZUGFeRD’de vergi açısından her zaman XML dosyası esas alınır. PDF ile XML birbirinden farklıysa yapılandırılmış kısım geçerlidir. Bu yüzden programınızın ikisini de aynı verilerden ürettiğinden ve hiçbir zaman yalnızca PDF’in sonradan düzenlenmediğinden emin olun.

ZUGFeRD’in farklı sayıda veri alanına sahip birden çok profili vardır. Her profil e-fatura gerekliliklerini karşılamaz:

XRechnung mı, ZUGFeRD mi – hangi format kimin için?

Her iki format da 2027/2028’den itibaren işletmeler arası e-fatura gönderme zorunluluğunu karşılar. Seçim her şeyden önce alıcıya bağlıdır. Basit bir karar kuralı olarak: Kamu kurumu → XRechnung; kendi e-fatura işleme sistemi olan şirket → istediği format; özel programı olmayan küçük işletme → ZUGFeRD, EN 16931 profilinde, çünkü aynı zamanda normal bir PDF’dir.

Kamu kurumlarına faturalar: Leitweg-ID ve portallar

27 Kasım 2020’den beri federal devletin tüm tedarikçileri faturalarını e-fatura olarak sunmak zorundadır (Federal E-Fatura Yönetmeliği, E-Rechnungsverordnung des Bundes); yalnızca net 1.000 €’ya kadar doğrudan siparişler hariçtir. Eyaletlerin kısmen farklı sınırlar ve sürelere sahip kendi yönetmelikleri vardır – emin değilseniz ihale makamına sorun.

Her kamu kurumunun bir Leitweg-ID’si vardır. Bu kimlik faturanın hangi kuruma ulaşacağını yönlendirir ve şöyle oluşur: kaba adresleme (ör. federal için 991), ince adresleme ve iki haneli bir kontrol numarası, örneğin „991-12345-67“. Leitweg-ID’yi alıcı referansı (BT-10) alanına yazarsınız. Eksik veya yanlışsa fatura çoğunlukla otomatik olarak reddedilir ve ulaşmamış sayılır – ödeme süresi o zaman başlamaz.

İletim, idarenin fatura alım platformları üzerinden yapılır: federal düzeyde ZRE ve OZG-RE platformları, eyaletlerde kendi portalları. Orada hazır bir XRechnung yükleyebilir, platforma e-postayla gönderebilir, Peppol üzerinden yollayabilir veya bazı portallarda faturayı doğrudan web formunda oluşturabilirsiniz. Yükleme ve web formu için platformda bir kullanıcı hesabına ihtiyacınız var.

Peppol: format değil, ağ

Peppol (Pan-European Public Procurement Online), iş belgelerinin güvenli alışverişi için bir ağdır. Gönderen ve alıcı doğrudan bağlı değildir; hizmet sağlayıcılarının sertifikalı erişim noktaları (Access Points) üzerinden bağlanırlar – telefon ağına benzer şekilde. Her katılımcının bir Peppol kimliği vardır; Alman kamu kurumlarında bu genellikle 0204 önekli Leitweg-ID’dir.

Peppol üzerinden faturalar Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) formatında veya XRechnung olarak taşınır. Serbest çalışan olarak sizin için geçerli olan: Peppol Almanya’da zorunlu değildir. Yalnızca bir müşteri bunu açıkça istiyorsa veya çok sayıda faturayı otomatik gönderiyorsanız gerekir. Buna karşılık Belçika gibi diğer AB ülkelerinde Peppol B2B faturaları için zaten standart iletim ağıdır.

İletim yollarının karşılaştırması

KDV Kanunu (Umsatzsteuergesetz) belirli bir iletim yolu öngörmez. Önemli olan tek şey, yapılandırılmış dosyanın alıcıya değişmeden ulaşmasıdır. Bir yolun „iyi“ olup olmadığına uygulamada alıcı karar verir:

E-faturaları kontrol etmek (doğrulamak)

Bir e-fatura iyi görünse bile biçimsel olarak hatalı olabilir. Kontrol iki aşamada yapılır: Birincisi XML şemasına göre (dosya teknik olarak doğru yapılandırılmış mı?), ikincisi EN 16931’in ve gerekirse XRechnung’un iş kurallarına (Schematron) göre (toplamlar, vergi oranları ve zorunlu alanlar doğru mu?). KoSIT bunun için çoğu programın da kullandığı ücretsiz bir doğrulayıcı sunar.

Sık yapılan hatalar ve nedenleri:

• BR-DE-15: Alıcı referansı (BT-10) eksik – kamu kurumlarında Leitweg-ID, şirketlerde gerekirse bir sipariş veya müşteri numarası.
• BR-DE-2: Ad, telefon ve e-posta içeren satıcı irtibatı (BG-6) eksik.
• BR-CO-15: Fatura toplamı net tutar artı vergiyle uyuşmuyor – çoğu zaman vergi oranı başına değil kalem başına yuvarlama nedeniyle.
• Yanlış vergi kategorisi kodu: Reverse Charge için „AE“, vergiden muaf AB içi teslimler için „K“, Kleinunternehmer için muafiyet nedeniyle birlikte „E“ dosyaya yazılmalıdır. Daha fazlası Reverse Charge yöntemi rehberinde.
• Yanlış fatura türü kodu (BT-3): fatura için 380, fatura düzeltmesi (Credit Note) için 381, düzeltilmiş fatura için 384, kısmi fatura için 326.

Alınan e-faturalar: okumak ve saklamak

2025’ten beri – Kleinunternehmer olarak da – e-fatura alabilmeniz gerekiyor. Bir e-posta kutusu yeterlidir, ama XML’i okunabilir şekilde gösteren bir programa ihtiyacınız var. Vorsteuer indirimi için fatura tüm zorunlu bilgileri içermelidir; esas olan birlikte gönderilen bir PDF değil, XML kısmıdır.

E-faturayı orijinal formatında, yani XML dosyası veya gömülü XML içeren ZUGFeRD PDF’i olarak, değiştirilemez ve makineyle değerlendirilebilir şekilde saklamanız gerekir. Çıktı almak yeterli değildir. Bununla ilgili süreleri ve kuralları GoBD’ye uygun saklama rehberi açıklıyor.

Kontelio ile e-fatura formatları

Kontelio giden faturalarınızı isteğe göre EN 16931 profilinde ZUGFeRD, CII veya UBL ile XRechnung olarak düzenler – standart formatı bir kez belirlersiniz ve müşteri başına ve fatura başına değiştirebilirsiniz. Leitweg-ID’yi müşteride veya faturada alıcı referansı olarak, satıcı irtibatını (BG-6) ayarlarda girersiniz. Kesmeden önce Kontelio dosyayı „E-Rechnung’u kontrol et“ ile resmî kurallara göre kontrol eder. Gönderim e-postayla yapılır; Peppol üzerinden gönderimi Kontelio şu anda sunmuyor.

Gelen XRechnung ve ZUGFeRD faturalarınızı kişisel gelen kutusu adresinize gönderir veya yüklersiniz. Kontelio bunları okunabilir şekilde gösterir, tutarları muhasebeye aktarır ve orijinali on yıl boyunca değiştirilemez şekilde arşivler. Daha fazlası Kontelio ile e-fatura sayfasında; zorunlu bilgilerle ilgili her şeyi fatura kesmek rehberinde bulursunuz.

Sık sorulan sorular