XRechnung, ZUGFeRD et Peppol : les formats de facture électronique comparés

Qu’est-ce qui fait d’une facture une facture électronique ?

Depuis le 1er janvier 2025, le § 14 UStG distingue la facture électronique (E-Rechnung) de la « sonstige Rechnung » (autre facture). Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré permettant un traitement électronique. Le format doit être conforme à la norme européenne EN 16931 – ou à un autre format convenu entre l’émetteur et le destinataire, à condition qu’il fournisse les données de façon tout aussi correcte et complète.

Ce qui compte, c’est le jeu de données, pas l’apparence. Un PDF, un scan ou une photo est une autre facture, même s’il arrive par e-mail. Le guide sur l’obligation de facture électronique de 2025 à 2028 explique quand vous devez recevoir et envoyer des factures électroniques ; ici, il s’agit des formats eux-mêmes.

L’EN 16931 définit un modèle de données sémantique avec des termes métier numérotés « BT » (Business Term) et « BG » (Business Group), par exemple BT-1 numéro de facture, BT-2 date de facture ou BT-10 référence de l’acheteur. Pour ce modèle, la norme autorise deux écritures techniques (syntaxes) : UBL 2.1 et UN/CEFACT CII. Tous les formats courants en Allemagne reposent sur cette base.

XRechnung : la norme allemande (UBL ou CII)

La XRechnung est la déclinaison allemande (CIUS) de l’EN 16931, maintenue par la Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). C’est un fichier XML pur sans représentation visuelle : pour la lire, il faut un logiciel ou une visionneuse. Sur le fond, elle est plus stricte que la norme. Des règles métier allemandes supplémentaires (BR-DE) exigent notamment la référence de l’acheteur (BT-10), un contact vendeur avec nom, téléphone et e-mail (BG-6) et des informations de paiement.

Une XRechnung peut être écrite en UBL ou en CII – les deux sont équivalentes, et le destinataire doit pouvoir traiter les deux. La version actuelle est la 3.0.x ; avec XRechnung 4.0, la KoSIT prépare une version fondée sur l’EN 16931 révisée. N’utilisez plus les anciennes versions antérieures à la 3.0.

Pour qui ? La XRechnung est obligatoire pour les factures adressées aux administrations fédérales et à la plupart des administrations régionales et communales. Les grandes entreprises l’exigent aussi de plus en plus, car elle s’importe directement dans leur système comptable.

ZUGFeRD et Factur-X : PDF et XML dans un seul fichier

ZUGFeRD est un format hybride du Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) : un PDF/A-3 dans lequel les données de facturation sont intégrées sous forme de XML CII. Les humains lisent le PDF, les logiciels les données XML. Factur-X est la dénomination française techniquement identique – un fichier ZUGFeRD à partir de la version 2.1 est en même temps un Factur-X.

Fiscalement, c’est toujours le fichier XML qui fait foi pour ZUGFeRD. Si le PDF et le XML divergent, la partie structurée prévaut. Veillez donc à ce que votre logiciel génère les deux à partir des mêmes données et à ce que le PDF ne soit jamais modifié seul après coup.

ZUGFeRD comprend plusieurs profils avec un nombre différent de champs de données. Tous les profils ne remplissent pas les exigences d’une facture électronique :

XRechnung ou ZUGFeRD – quel format pour qui ?

Les deux formats remplissent l’obligation d’envoi de factures électroniques entre entreprises à partir de 2027/2028. Le choix dépend surtout du destinataire. Règle simple : administration → XRechnung ; entreprise disposant de son propre traitement des factures électroniques → le format qu’elle exige ; petite entreprise sans logiciel spécialisé → ZUGFeRD au profil EN 16931, car c’est en plus un PDF normal.

Factures aux administrations : Leitweg-ID et portails

Depuis le 27 novembre 2020, tous les fournisseurs de l’État fédéral doivent transmettre leurs factures sous forme électronique (E-Rechnungsverordnung des Bundes) ; seules les commandes directes jusqu’à 1 000 € HT en sont exemptées. Les Länder ont leurs propres règlements avec des seuils et délais parfois différents – en cas de doute, renseignez-vous auprès du service adjudicateur.

Chaque organisme public a une Leitweg-ID (identifiant d’acheminement). Elle détermine à quelle administration la facture parvient et se compose ainsi : adressage général (p. ex. 991 pour l’État fédéral), adressage détaillé et une clé de contrôle à deux chiffres, par exemple « 991-12345-67 ». Vous saisissez la Leitweg-ID dans le champ référence de l’acheteur (BT-10). Si elle manque ou est erronée, la facture est le plus souvent rejetée automatiquement et réputée non reçue – le délai de paiement ne commence alors pas à courir.

La transmission passe par les plateformes de réception des factures de l’administration : pour l’État fédéral, les plateformes ZRE et OZG-RE, dans les Länder leurs propres portails. Vous pouvez y téléverser une XRechnung terminée, l’envoyer par e-mail à la plateforme, l’envoyer via Peppol ou, sur certains portails, saisir une facture directement dans le formulaire web. Pour le téléversement et le formulaire web, il vous faut un compte utilisateur sur la plateforme.

Peppol : un réseau, pas un format

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau d’échange sécurisé de documents commerciaux. L’émetteur et le destinataire ne sont pas reliés directement, mais via les points d’accès certifiés (Access Points) de leurs prestataires – un peu comme le réseau téléphonique. Chaque participant a un identifiant Peppol ; pour les administrations allemandes, il s’agit le plus souvent de la Leitweg-ID avec le préfixe 0204.

Peppol transporte des factures au format Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) ou en XRechnung. Pour vous en tant qu’indépendant : Peppol n’est pas obligatoire en Allemagne. Vous n’en avez besoin que si un donneur d’ordre l’exige expressément ou si vous envoyez un très grand nombre de factures de façon automatisée. Dans d’autres États de l’UE, comme la Belgique, Peppol est en revanche déjà le réseau de transmission standard pour les factures B2B.

Les modes de transmission comparés

La loi sur la TVA (Umsatzsteuergesetz) n’impose aucun mode de transmission particulier. Seul compte que le fichier structuré arrive inchangé chez le destinataire. En pratique, c’est le destinataire qui décide si un mode est « bon » :

Vérifier (valider) les factures électroniques

Une facture électronique peut être formellement erronée tout en ayant l’air correcte. La vérification se fait en deux étapes : d’abord par rapport au schéma XML (le fichier est-il techniquement bien construit ?), ensuite par rapport aux règles métier (Schematron) de l’EN 16931 et, le cas échéant, de la XRechnung (les totaux, taux de TVA et champs obligatoires sont-ils corrects ?). La KoSIT met à disposition un validateur gratuit, utilisé aussi par la plupart des logiciels.

Erreurs fréquentes et leurs causes :

• BR-DE-15 : la référence de l’acheteur (BT-10) manque – pour les administrations, la Leitweg-ID, pour les entreprises, à défaut un numéro de commande ou de client.
• BR-DE-2 : le contact vendeur (BG-6) avec nom, téléphone et e-mail manque.
• BR-CO-15 : le total de la facture ne correspond pas au montant HT plus la TVA – souvent dû à un arrondi par ligne au lieu de par taux.
• Mauvais code de catégorie de TVA : pour l’autoliquidation (Reverse Charge), il faut « AE », pour les livraisons intracommunautaires exonérées « K », pour les Kleinunternehmer « E » avec motif d’exonération dans le fichier. Plus de détails dans le guide sur l’autoliquidation (Reverse Charge).
• Mauvais code de type de facture (BT-3) : 380 pour une facture, 381 pour une correction de facture (Credit Note), 384 pour une facture rectifiée, 326 pour une facture partielle.

Factures électroniques reçues : lire et conserver

Depuis 2025, vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques – même en tant que Kleinunternehmer. Une boîte e-mail suffit, mais il vous faut un logiciel qui affiche le XML de façon lisible. Pour la déduction de la Vorsteuer (TVA déductible), la facture doit contenir toutes les mentions obligatoires ; c’est la partie XML qui fait foi, pas un PDF joint.

Vous devez conserver la facture électronique dans son format d’origine, donc le fichier XML ou le PDF ZUGFeRD avec XML intégré, de façon inaltérable et exploitable par machine. Une impression ne suffit pas. Le guide sur la conservation conforme aux GoBD explique les délais et règles applicables.

Formats de facture électronique avec Kontelio

Kontelio émet vos factures sortantes au choix en ZUGFeRD au profil EN 16931, en XRechnung CII ou en UBL – vous définissez une fois le format par défaut et pouvez le modifier par client et par facture. Vous saisissez la Leitweg-ID chez le client ou dans la facture comme référence de l’acheteur, et le contact vendeur (BG-6) dans les paramètres. Avant l’émission, Kontelio vérifie le fichier avec « Vérifier l’E-Rechnung » par rapport aux règles officielles. L’envoi se fait par e-mail ; Kontelio ne propose pas actuellement l’envoi via Peppol.

Vous envoyez les XRechnung et factures ZUGFeRD entrantes à votre adresse de réception personnelle ou les téléversez. Kontelio les affiche de façon lisible, reprend les montants dans la comptabilité et archive l’original dix ans de façon inaltérable. Plus d’informations sur la page facture électronique avec Kontelio ; tout sur les mentions obligatoires dans le guide rédiger des factures.

Questions fréquentes