Faire un devis en Allemagne : structure, validité et modèle pour indépendants

Qu’est-ce qu’un devis – et dans quelle mesure engage-t-il ?

Juridiquement, un devis (Angebot) est une offre de conclure un contrat (§ 145 BGB). Celui qui fait une offre est lié par elle : si le client l’accepte dans le délai et sans modification, le contrat est conclu et vous devez livrer aux conditions proposées. Aucune forme particulière n’est imposée ; un devis par e-mail ou en PDF a la même valeur qu’un devis papier.

Si vous ne voulez pas vous engager, inscrivez « freibleibend » ou « unverbindlich » (sans engagement) sur le devis. Juridiquement, ce n’est alors qu’une invitation faite au client de passer lui-même commande, commande que vous pouvez accepter ou refuser. Cela vous laisse une marge de manœuvre, mais rend le devis moins fiable pour le client – pour les projets, un devis ferme avec un délai clair est généralement le meilleur choix.

Devis, estimation des coûts, prix forfaitaire : la différence

La différence la plus importante concerne le prix. Pour le devis et le prix forfaitaire, le montant indiqué s’applique. Une estimation des coûts (Kostenvoranschlag, § 649 BGB) est une évaluation faite par un professionnel ; le prix final dépend du travail réellement effectué. En cas de doute, elle est gratuite (§ 632 Abs. 3 BGB) – si vous voulez faire payer le calcul, vous devez le convenir au préalable.

Estimation des coûts dépassée : quelles règles ?

S’il apparaît que les coûts vont dépasser significativement l’estimation, vous devez en informer le client sans délai (§ 649 Abs. 2 BGB). Il peut alors résilier et ne doit payer que le travail déjà effectué ainsi que les frais engagés. La loi ne précise pas quand un dépassement est « significatif » ; les tribunaux fixent généralement la limite entre 15 et 20 %, et parfois moins selon le cas.

Exemple : vous estimez la refonte d’un site web à 6 000 € HT. À mi-parcours, il apparaît qu’il faudra plutôt 7 000 € – soit 16,7 % de plus, donc dans la zone critique. Si vous informez immédiatement le client par écrit, il peut décider. Si vous ne dites rien et facturez 7 000 € à la fin, vous risquez de n’obtenir que le montant de l’estimation plus une faible tolérance, car le client a droit à des dommages-intérêts.

Les éléments d’un devis

Contrairement à la facture, la loi n’impose aucune mention obligatoire pour les devis. Pour que le devis soit clair et se transforme ensuite sans difficulté en facture avec toutes les mentions obligatoires, il doit contenir les informations suivantes :

• Votre nom ou raison sociale, adresse et coordonnées, ainsi que le nom et l’adresse du client.
• L’intitulé « Angebot » (devis), un numéro de devis unique (par ex. AN-2026-018) et la date.
• Une description concrète de la prestation : qu’est-ce qui est inclus, qu’est-ce qui ne l’est pas ? Combien de cycles de corrections ? Quels résultats, formats, droits d’utilisation ?
• Des lignes avec quantité, unité, prix unitaire et prix total ; les remises indiquées séparément.
• Total HT, TVA avec son taux et total TTC – ou, en tant que Kleinunternehmer, la mention qu’aucune TVA n’est facturée.
• La période de prestation ou la date de livraison et les conditions préalables côté client (contributions, accès, validations).
• Les conditions de paiement : délai de paiement, éventuellement escompte (Skonto) et acomptes.
• Le délai de validité (« Ce devis est valable jusqu’au 30 novembre 2026. ») et la manière dont le client peut l’accepter.
• Un renvoi à vos conditions générales de vente (Allgemeine Geschäftsbedingungen, AGB), si vous en utilisez.

Plan type avec exemple chiffré

Voici à quoi ressemble le cœur d’un devis pour la refonte d’un site web. Les prix sont HT, le client est une entreprise ; le taux horaire de 90 € est expliqué dans le guide Calculer son taux horaire :

Délai de validité et acceptation : quand le contrat est-il conclu ?

Si vous fixez un délai, le client doit accepter dans ce délai (§ 148 BGB). Sans délai, une offre faite entre personnes présentes ne vaut qu’immédiatement ; entre absents – donc par e-mail ou par courrier –, elle vaut tant que vous pouvez normalement attendre une réponse (§ 147 BGB), c’est-à-dire le plus souvent quelques jours à deux semaines seulement. L’usage est de 14 à 30 jours, moins si vos prix d’achat fluctuent.

L’acceptation n’est soumise à aucune forme : une signature sur le devis, un e-mail du type « Nous vous confions la mission conformément au devis AN-2026-018 » ou un comportement concluant, par exemple le virement de l’avance. Pour la preuve, une confirmation écrite est préférable – confirmez donc brièvement la commande par e-mail (confirmation de commande, Auftragsbestätigung).

• Si l’acceptation arrive trop tard, elle vaut nouvelle offre du client (§ 150 Abs. 1 BGB) – vous pouvez l’accepter ou non.
• Si le client accepte avec des modifications (« d’accord, mais pour 5 000 € »), il s’agit d’un refus assorti d’une nouvelle offre (§ 150 Abs. 2 BGB).
• Les particuliers qui passent commande par e-mail ou en ligne disposent le plus souvent d’un droit de rétractation de 14 jours. Si vous devez commencer avant, faites-le-vous confirmer expressément et signalez l’indemnité compensatrice (Wertersatz).

Prix, TVA et CGV dans le devis

Face aux particuliers, vous devez indiquer des prix totaux TVA comprise (Preisangabenverordnung). Entre entreprises, les prix HT avec la mention « zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer » (TVA légale en sus) sont d’usage et suffisent. Si vous travaillez pour des clients dans un autre pays de l’UE, mentionnez dès le devis l’autoliquidation (Reverse Charge), afin que le client prévoie des montants HT.

Les conditions générales de vente (AGB) ne s’appliquent que si vous y renvoyez expressément lors de la conclusion du contrat et que le client peut raisonnablement en prendre connaissance (§ 305 Abs. 2 BGB) – par exemple via un lien ou en annexe du devis. Une mention figurant seulement sur la facture arrive trop tard. Contenus typiques pour les freelances : droits d’utilisation, cycles de corrections, obligations de collaboration, responsabilité, annulation.

Un devis n’a pas de conséquences fiscales : il n’est pas comptabilisé et n’apparaît pas dans la déclaration anticipée de TVA. Conservez néanmoins les devis acceptés, car ce sont des lettres commerciales (Handels- bzw. Geschäftsbriefe, six ans) et la base de votre facture.

Du devis à la facture

Une fois le devis accepté, vient le travail – et à la fin la facture. Pour éviter les questions, reprenez les lignes et les prix du devis et renvoyez au numéro de devis. S’y ajoutent les mentions obligatoires d’une facture : votre Steuernummer ou USt-IdNr., le numéro de facture continu et la date de prestation.

• Ne facturez jamais de prestations supplémentaires sans en avoir parlé : convenez-en au préalable par un devis complémentaire ou au moins par e-mail.
• Pour les grosses commandes, établissez des factures d’acompte (Abschlagsrechnungen) selon le calendrier de paiement convenu, puis une facture finale.
• À partir de 2027/2028, la facture adressée à une entreprise en Allemagne doit être une facture électronique (E-Rechnung) – demandez dès le devis le numéro de commande ou la Leitweg-ID dont le client a besoin sur la facture.
• Si le client ne paie pas à temps, consultez le guide Relance de paiement et mise en demeure (Mahnung).

Erreurs fréquentes dans un devis

La plupart des litiges sur les factures commencent par un devis imprécis. Vérifiez ces points avant l’envoi :

• Périmètre de prestation flou (« Création d’un site web ») : le client attend plus que ce que vous avez calculé. Mieux : indiquer le nombre de pages, les fonctionnalités et les cycles de corrections.
• Pas de délai de validité : le client accepte au bout de trois mois alors que vos prix ont déjà augmenté – ou vous ne savez pas si vous êtes encore lié.
• HT et TTC mélangés : pour les particuliers, le prix TTC manque ; pour les entreprises, on ne sait pas si le montant inclut la TVA.
• Pas de calendrier de paiement pour les gros projets : sans avance convenue, vous préfinancez entièrement le projet.
• Oublier de relancer : un bref appel ou un e-mail quelques jours avant la fin du délai de validité augmente nettement le taux d’acceptation.

Les devis et Kontelio

Kontelio ne crée pas encore de devis ; vous rédigez votre devis avec un traitement de texte ou un modèle selon le plan ci-dessus. À partir de la commande, Kontelio vous aide : vous enregistrez une seule fois vos prestations et vos prix sous « Produits et services » et les sélectionnez dans la facture. Le numéro de devis ou de projet se saisit dans les autres références de la facture.

Kontelio attribue le numéro de facture de façon continue, vérifie les mentions obligatoires et émet la facture, si vous le souhaitez, au format ZUGFeRD ou XRechnung. En savoir plus sur le logiciel de facturation Kontelio.

Questions fréquentes