Jak napisać ofertę w Niemczech: struktura, termin związania i wzór dla samozatrudnionych

Czym jest oferta – i na ile jest wiążąca?

Prawnie oferta (Angebot) jest wnioskiem o zawarcie umowy (§ 145 BGB). Kto składa ofertę, jest nią związany: jeśli klient przyjmie ją w terminie i bez zmian, umowa dochodzi do skutku i musisz wykonać usługę na zaproponowanych warunkach. Żadna szczególna forma nie jest wymagana; oferta wysłana e-mailem lub jako PDF jest tak samo skuteczna jak na papierze.

Jeśli nie chcesz być związany, piszesz na ofercie „freibleibend” lub „unverbindlich” (niewiążąca). Wtedy prawnie jest to tylko zaproszenie klienta do złożenia zlecenia, które możesz przyjąć lub odrzucić. Daje Ci to swobodę, ale oferta jest mniej wiarygodna dla klienta – w pracy projektowej wiążąca oferta z jasnym terminem jest zwykle lepszym wyborem.

Oferta, kosztorys, cena stała: różnice

Najważniejsza różnica dotyczy ceny. Przy ofercie i cenie stałej obowiązuje podana kwota. Kosztorys (Kostenvoranschlag, § 649 BGB) to fachowy szacunek; cena końcowa zależy od faktycznego nakładu pracy. W razie wątpliwości jest bezpłatny (§ 632 Abs. 3 BGB) – jeśli chcesz, aby klient zapłacił za kalkulację, musisz to wcześniej uzgodnić.

Przekroczony kosztorys: co obowiązuje?

Jeśli okazuje się, że koszty istotnie przekroczą kosztorys, musisz niezwłocznie poinformować klienta (§ 649 Abs. 2 BGB). Może on wtedy wypowiedzieć umowę i musi zapłacić tylko za dotychczas wykonaną pracę wraz z wydatkami. Kiedy przekroczenie jest „istotne”, ustawa nie mówi; sądy wyznaczają granicę zwykle na 15 do 20 %, zależnie od przypadku także niżej.

Przykład: szacujesz przebudowę strony internetowej na 6.000 € netto. W połowie pracy okazuje się, że będzie to raczej 7.000 € – to 16,7 % więcej, a więc w strefie krytycznej. Jeśli od razu poinformujesz klienta na piśmie, może on zdecydować. Jeśli przemilczysz sprawę i na końcu wystawisz fakturę na 7.000 €, ryzykujesz, że dostaniesz tylko kwotę z kosztorysu plus niewielką tolerancję, bo klientowi przysługuje odszkodowanie.

Te elementy powinna zawierać oferta

Inaczej niż przy fakturze, ustawa nie przewiduje dla ofert obowiązkowych danych. Aby oferta była jednoznaczna i później płynnie przeszła w fakturę ze wszystkimi obowiązkowymi danymi, powinny się w niej znaleźć te informacje:

• Twoje imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres i dane kontaktowe oraz nazwa i adres klienta.
• Nagłówek „Angebot” (oferta), jednoznaczny numer oferty (np. AN-2026-018) i data.
• Konkretny opis usługi: co jest zawarte, a co nie? Ile rund poprawek? Jakie rezultaty, formaty, prawa do korzystania?
• Pozycje z ilością, jednostką, ceną jednostkową i ceną łączną; rabaty wykazane osobno.
• Suma netto, VAT ze stawką i suma brutto – albo jako Kleinunternehmer informacja, że VAT nie jest naliczany.
• Okres wykonania usługi lub termin dostawy oraz warunki po stronie klienta (materiały, dostępy, akceptacje).
• Warunki płatności: termin płatności, ewentualnie skonto i raty.
• Termin związania ofertą („Dieses Angebot gilt bis zum 30. November 2026.” – oferta ważna do 30 listopada 2026) i sposób przyjęcia przez klienta.
• Odesłanie do Twoich ogólnych warunków handlowych (AGB), jeśli z nich korzystasz.

Wzór struktury z przykładem obliczeń

Tak wygląda rdzeń oferty na relaunch strony internetowej. Ceny są netto, klient jest firmą; stawkę godzinową 90 € wyprowadza poradnik jak obliczyć stawkę godzinową:

Termin związania i przyjęcie: kiedy dochodzi do zawarcia umowy

Jeśli wyznaczysz termin, klient musi przyjąć ofertę w tym terminie (§ 148 BGB). Bez terminu oferta złożona osobie obecnej obowiązuje tylko natychmiast, a osobie nieobecnej – czyli e-mailem lub pocztą – tak długo, jak w zwykłych okolicznościach możesz oczekiwać odpowiedzi (§ 147 BGB); to zwykle od kilku dni do dwóch tygodni. Przyjęte jest 14 do 30 dni, przy zmiennych cenach zakupu krócej.

Przyjęcie nie wymaga formy: podpis na ofercie, e-mail o treści „Zlecamy Państwu wykonanie zgodnie z ofertą AN-2026-018” lub zachowanie konkludentne, np. przelew zaliczki. Jako dowód najlepsze jest potwierdzenie pisemne – dlatego krótko potwierdź zlecenie e-mailem (Auftragsbestätigung).

• Jeśli przyjęcie nadejdzie za późno, uważa się je za nową ofertę klienta (§ 150 Abs. 1 BGB) – możesz ją przyjąć lub nie.
• Jeśli klient przyjmuje ze zmianami („chętnie, ale za 5.000 €”), jest to odrzucenie połączone z nową ofertą (§ 150 Abs. 2 BGB).
• Klienci prywatni zlecający e-mailem lub online mają zwykle 14-dniowe prawo odstąpienia (Widerrufsrecht). Jeśli masz zacząć wcześniej, poproś o wyraźne potwierdzenie i poinformuj o zwrocie wartości (Wertersatz).

Ceny, VAT i AGB w ofercie

Klientom prywatnym musisz podawać ceny łączne z VAT (Preisangabenverordnung). W kontaktach z firmami przyjęte i wystarczające są ceny netto z dopiskiem „zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer” (plus ustawowy VAT). Jeśli pracujesz dla klientów z innych krajów UE, już w ofercie wskaż na procedurę odwrotnego obciążenia (Reverse Charge), aby klient planował z kwotami netto.

Ogólne warunki handlowe (AGB) obowiązują tylko wtedy, gdy przy zawarciu umowy wyraźnie na nie wskażesz, a klient może się z nimi w rozsądny sposób zapoznać (§ 305 Abs. 2 BGB) – np. przez link lub jako załącznik do oferty. Wzmianka dopiero na fakturze jest spóźniona. Typowe treści dla freelancerów: prawa do korzystania, rundy poprawek, obowiązki współdziałania, odpowiedzialność, anulowanie.

Oferta nie ma skutków podatkowych: nie jest księgowana i nie pojawia się we wstępnej deklaracji VAT. Przyjęte oferty warto jednak przechowywać, bo są pismami handlowymi lub biznesowymi (sześć lat) i podstawą Twojej faktury.

Od oferty do faktury

Po przyjęciu oferty następuje praca – a na końcu faktura. Aby uniknąć pytań, przejmujesz pozycje i ceny z oferty i odwołujesz się do numeru oferty. Dochodzą obowiązkowe dane faktury: Twój Steuernummer lub USt-IdNr., kolejny numer faktury i data wykonania usługi.

• Nigdy nie rozliczaj dodatkowych prac bez uprzedzenia: uzgodnij je wcześniej ofertą uzupełniającą lub przynajmniej e-mailem.
• Przy dużych zleceniach wystawiaj faktury zaliczkowe (Abschlagsrechnung) zgodnie z uzgodnionym planem płatności, a na końcu fakturę końcową.
• Od 2027/2028 faktura dla firmy w Niemczech musi być e-fakturą – już przy ofercie zapytaj o numer zamówienia lub Leitweg-ID, którego klient potrzebuje na fakturze.
• Jeśli klient nie płaci w terminie, pomoże poradnik przypomnienie o płatności i wezwanie do zapłaty (Mahnung).

Typowe błędy w ofercie

Większość sporów o faktury zaczyna się od nieprecyzyjnej oferty. Te punkty sprawdź przed wysłaniem:

• Niejasny zakres usług („stworzenie strony internetowej”): klient oczekuje więcej, niż skalkulowałeś. Lepiej: podaj liczbę stron, funkcje i rundy poprawek.
• Brak terminu związania: klient przyjmuje ofertę po trzech miesiącach, gdy Twoje ceny już wzrosły – albo nie wiesz, czy nadal jesteś związany.
• Pomieszane netto i brutto: u klientów prywatnych brakuje ceny brutto, u firm nie wiadomo, czy kwota zawiera VAT.
• Brak planu płatności przy dużych projektach: bez uzgodnionej zaliczki w całości finansujesz projekt z góry.
• Zapomniane przypomnienie: krótki telefon lub e-mail kilka dni przed upływem terminu związania wyraźnie zwiększa odsetek przyjętych ofert.

Oferty a Kontelio

Kontelio obecnie nie tworzy ofert; ofertę piszesz w edytorze tekstu lub według szablonu zgodnego z powyższą strukturą. Od momentu zlecenia pomaga Ci Kontelio: swoje usługi i ceny zakładasz raz w „Produkty i usługi” i wybierasz je na fakturze. Numer oferty lub projektu wpisujesz w dalszych referencjach faktury.

Kontelio nadaje numery faktur kolejno, sprawdza obowiązkowe dane i na życzenie wystawia fakturę jako ZUGFeRD lub XRechnung. Więcej o programie do faktur Kontelio.

Najczęstsze pytania