Jak wystawić fakturę w Niemczech: obowiązkowe dane i program
Faktura (Rechnung) bez obowiązkowych danych odbiera Twojemu klientowi odliczenie podatku naliczonego (Vorsteuerabzug) – a Tobie czas na poprawki. To musi się znaleźć na każdej fakturze w Niemczech.
Obowiązkowe dane na fakturze (§ 14 UStG)
Każda faktura na kwotę powyżej 250 € brutto musi zawierać te dane:
- Pełne imię i nazwisko (lub nazwa) oraz adres Twój i Twojego klienta.
- Twój numer podatkowy (Steuernummer) lub numer VAT UE (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).
- Data wystawienia i kolejny, niepowtarzalny numer faktury (Rechnungsnummer).
- Ilość i rodzaj dostawy albo zakres i rodzaj usługi.
- Termin dostawy lub wykonania usługi (także jako okres świadczenia, Leistungszeitraum).
- Kwota netto w podziale na stawki podatku oraz stawka i kwota podatku – albo informacja, dlaczego VAT nie jest naliczany.
Faktura na małą kwotę do 250 € (Kleinbetragsrechnung)
Dla faktur do 250 € brutto wystarczą Twoje imię i nazwisko oraz adres, data wystawienia, ilość i rodzaj usługi oraz kwota brutto ze stawką podatku.
Faktura jako Kleinunternehmer
Jako Kleinunternehmer nie wykazujesz VAT i zamiast tego umieszczasz na fakturze adnotację, np. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” (zgodnie z § 19 UStG VAT nie jest naliczany). Wszystkie pozostałe obowiązkowe dane zostają.
Klienci za granicą, np. w Polsce: Reverse Charge
Jeśli świadczysz usługę dla firmy w innym kraju UE, VAT zwykle rozlicza klient (odwrotne obciążenie, Reverse-Charge-Verfahren). Na fakturze muszą wtedy być Twój i jego numer VAT UE (USt-IdNr.) oraz adnotacja „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”. Te obroty zgłaszasz dodatkowo w informacji podsumowującej (Zusammenfassende Meldung, ZM).
Program do faktur: wystawianie faktur w Kontelio
Kontelio nadaje numery faktur po kolei, sprawdza obowiązkowe dane i dodaje adnotacje dla Reverse Charge oraz zwolnień z podatku, takich jak Kleinunternehmerregelung. Faktury korygujące (Gutschriften) i stornujące (Stornorechnungen) tworzysz jednym kliknięciem, bez luk w numeracji. Każda faktura automatycznie trafia do Twojej wstępnej deklaracji VAT i do EÜR – a na życzenie także jako e-faktura w formacie ZUGFeRD lub XRechnung.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wystawiać faktury w Wordzie lub Excelu w Niemczech?
Tak, o ile wszystkie obowiązkowe dane są poprawne, a numery kolejne. Od 2027/2028 faktury dla firm w Niemczech muszą jednak być e-fakturami; plik Word lub PDF nie będzie już wtedy wystarczał.
Jak długo trzeba przechowywać faktury w Niemczech?
Faktury i dowody księgowe przechowujesz odpowiednio osiem lub dziesięć lat – w niezmienionej formie i tak, aby Finanzamt mógł je odczytać (GoBD). Kontelio archiwizuje je przez dziesięć lat.
Co zrobić z błędną fakturą?
Anulujesz ją fakturą stornującą (Stornorechnung) i wystawiasz nową fakturę z nowym numerem. Usuwanie faktur jest niedozwolone.
Więcej o odpowiedniej funkcji Kontelio: Faktury
Krok po kroku w podręczniku Kontelio: Faktury w Niemczech
Stan na: październik 2026. Informacje ogólne, nie stanowią doradztwa podatkowego.