Teklif yazmak: serbest çalışanlar için yapı, bağlılık süresi ve şablon

Teklif nedir – ve ne kadar bağlayıcıdır?

Hukuken teklif, bir sözleşme kurulması için yapılan icaptır (Antrag, § 145 BGB). Teklif veren ona bağlıdır: Müşteri onu süre içinde ve değiştirmeden kabul ederse sözleşme kurulmuştur ve siz teklif edilen koşullarla teslim etmek zorundasınız. Belirli bir şekil öngörülmemiştir; e-posta veya PDF ile verilen bir teklif kâğıt üzerindeki kadar geçerlidir.

Bağlanmak istemiyorsanız teklife „freibleibend“ veya „unverbindlich“ (bağlayıcı değil) yazarsınız. O zaman hukuken bu yalnızca müşteriye, kendisinin sipariş vermesi için bir davettir; bu siparişi kabul edebilir ya da reddedebilirsiniz. Bu size hareket alanı verir ama teklifi müşteri için daha az güvenilir kılar – proje işlerinde net süreli bağlayıcı bir teklif çoğu zaman daha iyi seçimdir.

Teklif, maliyet tahmini, sabit fiyat: farkı

En önemli fark fiyatla ilgilidir. Teklifte ve sabit fiyatta belirtilen tutar geçerlidir. Maliyet tahmini (Kostenvoranschlag, § 649 BGB) uzman bir tahmindir; nihai fiyat gerçek emeğe göre belirlenir. Şüphe halinde ücretsizdir (§ 632 Abs. 3 BGB) – hesaplamanın ücretini almak istiyorsanız bunu önceden kararlaştırmalısınız.

Maliyet tahmini aşıldı: ne geçerli?

Maliyetlerin tahmini önemli ölçüde aşacağı belli olursa, müşteriyi gecikmeden bilgilendirmeniz gerekir (§ 649 Abs. 2 BGB). Müşteri o zaman sözleşmeyi feshedebilir ve yalnızca o ana kadar yapılan işi masraflarla birlikte öder. Bir aşımın ne zaman „önemli“ olduğu kanunda yazmaz; mahkemeler sınırı çoğunlukla %15 ila 20’de çizer, somut duruma göre bunun altında da.

Örnek: Bir web sitesi elden geçirme işini net 6.000 € olarak tahmin ediyorsunuz. İşin yarısında bunun daha çok 7.000 € tutacağı ortaya çıkıyor – bu %16,7 fazla ve dolayısıyla kritik bölgede. Müşteriyi hemen yazılı olarak bilgilendirirseniz o karar verebilir. Susup sonunda 7.000 € fatura ederseniz, müşterinin tazminat hakkı olduğu için yalnızca tahmin tutarı artı küçük bir tolerans alma riskine girersiniz.

Bir teklifte bulunması gereken bölümler

Faturanın aksine kanun teklifler için zorunlu bilgiler öngörmez. Teklifin net olması ve daha sonra sorunsuzca tüm zorunlu bilgileri içeren bir faturaya dönüşmesi için şu bilgiler yer almalıdır:

• Adınız veya firma adınız, adresiniz ve iletişim bilgileriniz ile müşterinin adı ve adresi.
• „Angebot“ (teklif) başlığı, benzersiz bir teklif numarası (ör. AN-2026-018) ve tarih.
• Somut bir hizmet tanımı: Neler dahil, neler değil? Kaç düzeltme turu? Hangi sonuçlar, formatlar, kullanım hakları?
• Miktar, birim, birim fiyat ve toplam fiyatıyla kalemler; indirimler ayrıca gösterilmiş.
• Net toplam, vergi oranıyla KDV ve brüt toplam – ya da Kleinunternehmer olarak KDV hesaplanmadığına dair not.
• Hizmet dönemi veya teslim tarihi ve müşteri tarafındaki ön koşullar (katkılar, erişimler, onaylar).
• Ödeme koşulları: ödeme vadesi, gerekirse erken ödeme indirimi (Skonto) ve ara ödemeler.
• Bağlılık süresi („Bu teklif 30 Kasım 2026’ya kadar geçerlidir.“) ve müşterinin nasıl kabul edebileceği.
• Kullanıyorsanız genel işlem şartlarınıza (Allgemeine Geschäftsbedingungen, AGB) atıf.

Hesap örnekli şablon yapı

Bir web sitesi yenileme teklifinin özü böyle görünür. Fiyatlar nettir, müşteri bir işletmedir; 90 €’luk saatlik ücretin nasıl çıktığını saatlik ücret hesaplama rehberi gösterir:

Bağlılık süresi ve kabul: sözleşme ne zaman kurulur

Bir süre belirlerseniz müşteri bu süre içinde kabul etmelidir (§ 148 BGB). Süre yoksa, hazır bulunanlar arasında teklif yalnızca hemen geçerlidir; hazır olmayanlar arasında – yani e-posta veya postayla – olağan koşullarda bir yanıt bekleyebileceğiniz süre kadar geçerlidir (§ 147 BGB); bu çoğunlukla yalnızca birkaç gün ile iki hafta arasıdır. 14 ila 30 gün olağandır, alış fiyatları dalgalanıyorsa daha kısa.

Kabul şekle bağlı değildir: teklif üzerindeki bir imza, „AN-2026-018 numaralı teklif uyarınca sizi görevlendiriyoruz“ diyen bir e-posta ya da örneğin avansın havale edilmesi gibi örtülü bir davranış. İspat için en iyisi yazılı bir onaydır – bu yüzden siparişi kısaca e-postayla onaylayın (sipariş onayı, Auftragsbestätigung).

• Kabul geç gelirse, müşterinin yeni bir teklifi sayılır (§ 150 Abs. 1 BGB) – kabul edebilir ya da etmeyebilirsiniz.
• Müşteri değişiklikle kabul ederse („olur, ama 5.000 €’ya“), bu yeni bir teklifle birleşmiş bir rettir (§ 150 Abs. 2 BGB).
• E-postayla veya çevrim içi sipariş veren özel müşterilerin çoğunlukla 14 günlük cayma hakkı (Widerrufsrecht) vardır. Daha önce başlamanız isteniyorsa bunu açıkça onaylatın ve değer tazminine (Wertersatz) dikkat çekin.

Teklifte fiyatlar, KDV ve AGB

Özel müşterilere KDV dahil toplam fiyatları belirtmeniz gerekir (Preisangabenverordnung). İşletmelerle yapılan işlerde „zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer“ (yasal KDV hariç) ekiyle net fiyatlar olağandır ve yeterlidir. Başka AB ülkelerindeki müşteriler için çalışıyorsanız, müşterinin net tutarlarla planlaması için teklifte Reverse-Charge yöntemine daha baştan değinin.

Genel işlem şartları ancak sözleşme kurulurken açıkça bunlara atıf yaparsanız ve müşteri bunları makul şekilde öğrenebilirse geçerlidir (§ 305 Abs. 2 BGB) – örneğin bir bağlantı ya da teklife ek olarak. Yalnızca faturada atıf yapmak çok geç kalır. Freelancer’lar için tipik içerikler: kullanım hakları, düzeltme turları, katkı yükümlülükleri, sorumluluk, iptal.

Teklifin vergisel sonucu yoktur: Muhasebeye kaydedilmez ve KDV ön beyannamesinde (Umsatzsteuer-Voranmeldung) yer almaz. Yine de kabul edilen teklifleri saklamalısınız, çünkü bunlar ticari yazışmalardır (altı yıl) ve faturanızın temelidir.

Tekliften faturaya

Teklif kabul edilince iş gelir – ve sonunda fatura. Soru çıkmaması için kalemleri ve fiyatları tekliften alır ve teklif numarasına atıf yaparsınız. Faturanın zorunlu bilgileri yeni eklenir: Steuernummer’ınız veya USt-IdNr.’niz, sıralı fatura numarası ve hizmet tarihi.

• Ek hizmetleri asla sessizce faturalandırmayın: Bunları önceden bir ek teklifle ya da en azından e-postayla kararlaştırın.
• Büyük işlerde kararlaştırılan ödeme planına göre ara faturalar (Abschlagsrechnung) ve sonunda bir kapanış faturası kesin.
• 2027/2028’den itibaren yurt içindeki bir işletmeye kesilen fatura e-fatura (E-Rechnung) olmalıdır – müşterinin faturada ihtiyaç duyduğu sipariş numarasını veya Leitweg-ID’yi daha teklif aşamasında sorun.
• Müşteri zamanında ödemezse ödeme hatırlatması ve ihtarname (Mahnung) rehberi yardımcı olur.

Teklifte tipik hatalar

Faturalarla ilgili anlaşmazlıkların çoğu belirsiz bir teklifle başlar. Göndermeden önce şu noktaları kontrol etmelisiniz:

• Belirsiz hizmet kapsamı („bir web sitesinin oluşturulması“): Müşteri sizin hesapladığınızdan fazlasını bekler. Daha iyisi: sayfa sayısı, işlevler ve düzeltme turlarını belirtmek.
• Bağlılık süresi yok: Müşteri üç ay sonra, fiyatlarınız çoktan arttığında kabul eder – ya da hâlâ bağlı olup olmadığınızı bilemezsiniz.
• Net ve brüt karışmış: Özel müşterilerde brüt fiyat eksik, işletmelerde tutarın KDV içerip içermediği belirsiz.
• Büyük projelerde ödeme planı yok: Kararlaştırılmış bir avans olmadan projeyi tamamen siz finanse edersiniz.
• Takip etmeyi unutmak: Bağlılık süresi dolmadan birkaç gün önce kısa bir telefon veya e-posta, kabul oranını belirgin şekilde artırır.

Teklifler ve Kontelio

Kontelio şu an teklif oluşturmuyor; teklifinizi bir metin programıyla veya yukarıdaki yapıya göre bir şablonla yazarsınız. Siparişten itibaren Kontelio size yardım eder: Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez „Ürünler ve hizmetler“ altında tanımlar ve faturada seçersiniz. Teklif veya proje numarasını faturanın diğer referanslarına girersiniz.

Kontelio fatura numarasını sıralı olarak verir, zorunlu bilgileri kontrol eder ve isterseniz faturayı ZUGFeRD veya XRechnung olarak düzenler. Kontelio’nun fatura programı hakkında daha fazlası.

Sık sorulan sorular