Almanya’da ödeme hatırlatma (Zahlungserinnerung) ve ihtar (Mahnung): paranızı böyle alırsınız

Ödeme vadesi: bir fatura ne zaman muaccel olur

Faturada ödeme vadesi yoksa ve bir şey kararlaştırılmamışsa tutar § 271 BGB’ye göre hemen muacceldir. Uygulamada faturaya bir ödeme vadesi yazarsınız, örneğin „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“ (14 gün içinde kesintisiz ödenecektir) ya da bir tarihle: „zahlbar bis 31. Oktober 2026“ (31 Ekim 2026’ya kadar ödenecektir). Tarih daha iyidir, çünkü sözleşmeyle kararlaştırılmışsa müşteri bu sayede ihtarsız temerrüde düşer.

İşletmeler arasında 60 günden uzun ödeme süreleri yalnızca açıkça kararlaştırılmışsa ve sizin için ağır derecede hakkaniyete aykırı değilse geçerlidir (§ 271a BGB); kamu müşterilerinde sınır 30 gündür. Parasına daha hızlı kavuşmak isteyen, örneğin „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“ (10 gün içinde ödemede %2 iskonto) gibi bir iskonto (Skonto) sunar. Faturada başka hangi bilgilerin yer alması gerektiği fatura kesmek rehberinde yazıyor.

Geciken ödemeleri fark edebilmek için gelen ödemeleri düzenli olarak açık faturalarınızla karşılaştırın – en kolayı yalnızca işletme işlemlerinin geçtiği ayrı bir işletme hesabı (Geschäftskonto) ile. Ve bir ödeme kaybı likiditeyi etkilediği için vergi yedeklerinin yanında bir tampon da yardımcı olur.

Müşteri ne zaman temerrüde düşer? (§ 286 BGB)

Temerrüt, faiz, götürü tutar ve ihtar masrafları için ön koşuldur. Alacak muaccel olduğunda ve müşteri ihtara rağmen ödemediğinde – ya da belirli durumlarda ihtar olmadan da – gerçekleşir:

Gecikme faizini hesaplamak (Ekim 2026 itibarıyla)

Temerrütten itibaren müşteri açık brüt tutar üzerinden faiz borçludur. Oran, Alman Federal Bankası’nın (Deutsche Bundesbank) her 1 Ocak ve 1 Temmuz’da yeniden belirlediği temel faiz oranına (Basiszinssatz) göre belirlenir. 1 Temmuz 2026’dan beri %1,52’dir (önceden %1,27). Bir sonraki belirleme tarihi 1 Ocak 2027’dir.

Formül: açık tutar × faiz oranı × temerrüt günleri ÷ 365. Örnek: Brüt 2.380 €’luk bir fatura 45 gündür temerrütte.

40 € götürü tutar ve ihtar masrafları

Müşteriniz bir işletmeyse, temerrüdün başlamasıyla birlikte ayrıca 40 € götürü tutar hakkınız vardır (§ 288 Abs. 5 BGB) – hiç ihtar etmemiş olsanız bile alacak başına bir kez. Götürü tutar sözleşmeyle hariç tutulamaz. Ancak avukat veya tahsilat (Inkasso) masrafları gibi sonraki hukuki takip masraflarından mahsup edilir.

Temerrüdü ilk başlatan ihtarı fatura edemezsiniz. Sonraki ihtar mektupları için yalnızca gerçek masraflar, yani posta ve malzeme talep edilebilir – mahkemeler çoğunlukla mektup başına yalnızca 1 ila 3 € kabul eder. 10 € veya daha fazla götürü ihtar ücretleri tüketicilere karşı pek uygulanamaz.

Gecikme faizi ve 40 € götürü tutar tazminattır, bir hizmetin bedeli değildir. Bu yüzden bunları KDV’siz fatura edersiniz.

İhtar aşamaları: ödeme hatırlatmasından Mahnbescheid’e

Kaç kez ihtar edeceğinizi hiçbir kanun öngörmez. Hukuken tek bir açık ödeme talebi yeterlidir. Yine de birden çok aşama mantıklıdır, çünkü ödemelerin çoğu basitçe unutulur ve müşteri ilişkisini gereksiz yere zedelemek istemezsiniz. Kendini kanıtlamış bir akış:

Ödeme hatırlatması ve ihtar için metin şablonları

Her ihtar fatura numarasını, fatura tarihini, açık tutarı, banka bilgilerini ve tarihli somut bir süreyi içerir. Uyarlayabileceğiniz ifadeler:

• Ödeme hatırlatması: „Günlük yoğunlukta gözden kaçmış olmalı: 2 Eylül 2026 tarihli, 2.380,00 € tutarındaki RE-2026-112 numaralı faturamızın vadesi 16 Eylül’dü. Lütfen tutarı 30 Eylül 2026’ya kadar aşağıda belirtilen hesaba havale edin. Ödemeyi zaten yaptıysanız bu mesajı dikkate almayın.“
• 1. ihtar: „Ne yazık ki 2 Eylül 2026 tarihli RE-2026-112 numaralı faturamız için bugüne kadar bir ödeme girişi tespit edemedik. 17 Eylül 2026’dan beri ödeme temerrüdündesiniz. Lütfen 2.380,00 €’yu, yıllık %10,52 gecikme faizi ve 40 €’luk temerrüt götürü tutarıyla birlikte 14 Ekim 2026’ya kadar havale edin.“
• Son ihtar: „Hatırlatma ve ihtara rağmen RE-2026-112 numaralı faturadan 2.380,00 € hâlâ açık. Size 28 Ekim 2026’ya kadar son bir süre veriyoruz. O tarihe kadar ödeme gelmezse başka bir duyuru yapmadan mahkemeden ödeme emri (Mahnbescheid) talep edeceğiz; masraflar size ait olacak.“
• Bireysel müşterilerde: 40 € götürü tutarı çıkarın ve %6,52 faiz oranını kullanın; tonu daha nazik tutun.
• Müşteri ödememek için bir neden belirtirse (ayıp, yanlış fatura) önce bunu netleştirin – hatalı bir faturayı iptal faturası (Stornorechnung) veya fatura düzeltmesiyle düzeltirsiniz.

Mahkeme ödeme emri süreci: Mahnbescheid’e online başvurmak

Son süre de ödemesiz geçerse, mahkeme ödeme emri (gerichtlicher Mahnbescheid) icra edilebilir bir belgeye en hızlı ve en ucuz yoldur. Avukata ihtiyacınız yoktur ve mahkeme alacağın var olup olmadığını incelemez – yalnızca başvurunun biçimsel olarak doğru olup olmadığını. Yetkili olan, eyaletinizin merkezi ödeme emri mahkemesidir (Mahngericht). Başvuruyu eyaletlerin ortak online portalında (online-mahnantrag.de) doldurursunuz.

• Başvuru: kendiniz, borçlu, alacak (fatura numarası, tarih, tutar), faiz ve yan masraflarla ilgili bilgiler. Mahkeme harcı, dava değerine göre yarım harçtır; 1.000 €’ya kadar alacaklarda en az 38 €; sonunda borçlu ödemek zorundadır.
• Tebliğ: Mahkeme ödeme emrini borçluya tebliğ eder. Borçlunun itiraz (Widerspruch) için iki haftası vardır.
• İcra emri (Vollstreckungsbescheid): Borçlu ödemez ve itiraz etmezse altı ay içinde Vollstreckungsbescheid talep edersiniz. Bununla bir icra memuru (Gerichtsvollzieher) görevlendirebilir veya hesaba haciz koydurabilirsiniz.
• İtiraz: Borçlu itiraz ederse süreç talep üzerine normal bir dava sürecine geçer.
• Zamanaşımına dikkat: Alacaklar, doğdukları yılın sonundan itibaren üç yılda zamanaşımına uğrar (§§ 195, 199 BGB). 2023’ten bir fatura yani 31 Aralık 2026 sonunda zamanaşımına uğrar. Zamanında başvurulan Mahnbescheid zamanaşımını durdurur – basit bir ihtar durdurmaz.

Alacak kaybı: KDV’yi geri almak (§ 17 UStG)

Kararlaştırılan bedel üzerinden vergilendirme (Soll-Versteuerung) uyguluyorsanız, müşteri hiç ödemese bile KDV’yi hizmetin yapıldığı ayın ön beyannamesiyle Finanzamt’a zaten ödemişsinizdir. Alacak tahsil edilemez hâle gelirse – örneğin müşteri iflas ettiğinde, ödemeyi kesin olarak reddettiğinde veya icra sonuçsuz kaldığında – KDV’yi § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG’ye göre kaybın kesinleştiği ön beyan döneminde düzeltirsiniz. Brüt 2.380 €’da böylece 380 € geri alırsınız. Müşteri sonradan yine de öderse tutarı yeniden vergilendirirsiniz.

Tahsil edilen bedel üzerinden vergilendirmede (Ist-Versteuerung) KDV ancak ödemeyle doğar; bir kaybın o zaman KDV açısından sonucu yoktur. Hangi yöntemin ne zaman geçerli olduğunu serbest çalışanlar için KDV (Umsatzsteuer) rehberi açıklıyor.

Gelir-gider hesabında (Einnahmenüberschussrechnung) yalnızca gerçekten tahsil edilen sayılır. Ödenmemiş bir fatura hiçbir zaman işletme geliri olmadı; bu yüzden kaybı kârınızı bir kez daha azaltmaz. Alacağın değer düşüklüğü kaydı yalnızca bilanço tutan işletmelerde vardır.

Kontelio ile açık faturaları takip etmek

Kontelio her müşterinin ödeme vadesinden muacceliyet tarihini hesaplar, her gece hangi faturaların vadesinin geçtiğini kontrol eder ve bunları temerrüt gün sayısıyla açık alacaklar listesinde ve panelde gösterir. Banka ekstresindeki gelen ödemeleri faturalarla eşleştirirsiniz; birden çok fatura için kısmi ödemeleri de tek seferde. Kontelio ihtar mektuplarını otomatik olarak göndermez – yukarıdaki şablonları kendi e-postanız için kullanabilirsiniz.

Kesilen her fatura otomatik olarak KDV ön beyannamesine (Umsatzsteuer-Voranmeldung) aktarıldığı için bir kayıpta ne kadar KDV’yi zaten ödediğinizi hemen görürsünüz. Daha fazlası: Kontelio’nun fatura programı.

Sık sorulan sorular