Zahlungserinnerung und Mahnung: so kommst du an dein Geld

Zahlungsziel: wann eine Rechnung fällig ist

Steht auf der Rechnung kein Zahlungsziel und ist nichts vereinbart, ist der Betrag nach § 271 BGB sofort fällig. In der Praxis schreibst du ein Zahlungsziel auf die Rechnung, zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“ oder mit einem Datum: „zahlbar bis 31. Oktober 2026“. Das Datum ist besser, denn damit gerät der Kunde ohne Mahnung in Verzug, wenn es vertraglich vereinbart ist.

Zwischen Unternehmen sind Zahlungsfristen von mehr als 60 Tagen nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und für dich nicht grob unbillig sind (§ 271a BGB); bei öffentlichen Auftraggebern liegt die Grenze bei 30 Tagen. Wer schneller an sein Geld will, bietet Skonto an, etwa „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“. Welche Angaben sonst auf die Rechnung gehören, steht im Ratgeber Rechnungen schreiben.

Damit du verspätete Zahlungen überhaupt bemerkst, gleiche die Zahlungseingänge regelmäßig mit deinen offenen Rechnungen ab – am einfachsten über ein eigenes Geschäftskonto, auf dem nur betriebliche Umsätze laufen. Und weil ein Zahlungsausfall die Liquidität trifft, hilft ein Puffer neben den Rücklagen für Steuern.

Wann gerät der Kunde in Verzug? (§ 286 BGB)

Verzug ist die Voraussetzung für Zinsen, Pauschale und Mahnkosten. Er tritt ein, wenn die Forderung fällig ist und der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt – oder in bestimmten Fällen auch ohne Mahnung:

Verzugszinsen berechnen (Stand Oktober 2026)

Ab Verzug schuldet der Kunde Zinsen auf den offenen Bruttobetrag. Die Höhe richtet sich nach dem Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli neu festlegt. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 % (vorher 1,27 %). Der nächste Stichtag ist der 1. Januar 2027.

Formel: offener Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365. Beispiel: Eine Rechnung über 2.380 € brutto ist seit 45 Tagen im Verzug.

40-€-Pauschale und Mahnkosten

Ist dein Kunde ein Unternehmen, steht dir mit Eintritt des Verzugs zusätzlich eine Pauschale von 40 € zu (§ 288 Abs. 5 BGB) – einmal pro Forderung, auch wenn du gar nicht gemahnt hast. Die Pauschale lässt sich vertraglich nicht ausschließen. Sie wird allerdings auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, zum Beispiel auf Anwalts- oder Inkassokosten.

Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kannst du nicht in Rechnung stellen. Für weitere Mahnschreiben sind nur die tatsächlichen Kosten ersetzbar, also Porto und Material – Gerichte erkennen meist nur 1 bis 3 € pro Schreiben an. Pauschale Mahngebühren von 10 € oder mehr sind gegenüber Verbrauchern kaum durchsetzbar.

Verzugszinsen und die 40-€-Pauschale sind Schadenersatz, kein Entgelt für eine Leistung. Du stellst sie deshalb ohne Umsatzsteuer in Rechnung.

Mahnstufen: von der Zahlungserinnerung bis zum Mahnbescheid

Wie oft du mahnst, schreibt kein Gesetz vor. Rechtlich genügt eine einzige eindeutige Zahlungsaufforderung. Mehrere Stufen sind trotzdem sinnvoll, weil die meisten Zahlungen schlicht vergessen werden und du die Kundenbeziehung nicht unnötig belasten willst. Ein bewährter Ablauf:

Textvorlagen für Zahlungserinnerung und Mahnung

Jede Mahnung nennt Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offenen Betrag, Bankverbindung und eine konkrete Frist mit Datum. Formulierungen, die du anpassen kannst:

• Zahlungserinnerung: „Sicher ist es im Alltag untergegangen: Unsere Rechnung Nr. RE-2026-112 vom 2. September 2026 über 2.380,00 € war am 16. September fällig. Bitte überweise den Betrag bis zum 30. September 2026 auf das unten genannte Konto. Hast du bereits gezahlt, betrachte diese Nachricht als gegenstandslos.“
• 1. Mahnung: „Leider konnten wir zu unserer Rechnung Nr. RE-2026-112 vom 2. September 2026 bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Du befindest dich seit dem 17. September 2026 in Zahlungsverzug. Bitte überweise 2.380,00 € zuzüglich Verzugszinsen von 10,52 % p. a. sowie die Verzugspauschale von 40 € bis zum 14. Oktober 2026.“
• Letzte Mahnung: „Trotz Erinnerung und Mahnung ist der Betrag von 2.380,00 € aus Rechnung Nr. RE-2026-112 noch offen. Wir setzen dir eine letzte Frist bis zum 28. Oktober 2026. Geht bis dahin keine Zahlung ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid; die Kosten trägst du.“
• Bei Privatkunden: Die 40-€-Pauschale weglassen und den Zinssatz von 6,52 % verwenden; den Ton eher freundlich halten.
• Gibt der Kunde einen Grund für die Nichtzahlung an (Mangel, falsche Rechnung), kläre das zuerst – eine fehlerhafte Rechnung korrigierst du mit einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur.

Gerichtliches Mahnverfahren: Mahnbescheid online beantragen

Bleibt auch die letzte Frist ohne Zahlung, ist der gerichtliche Mahnbescheid der schnellste und günstigste Weg zu einem vollstreckbaren Titel. Du brauchst keinen Anwalt, und das Gericht prüft nicht, ob die Forderung besteht – nur, ob der Antrag formal stimmt. Zuständig ist das zentrale Mahngericht deines Bundeslands. Den Antrag füllst du im gemeinsamen Online-Portal der Länder (online-mahnantrag.de) aus.

• Antrag stellen: Angaben zu dir, zum Schuldner, zur Forderung (Rechnungsnummer, Datum, Betrag), zu Zinsen und Nebenkosten. Die Gerichtsgebühr beträgt eine halbe Gebühr nach dem Streitwert, mindestens 38 € bei Forderungen bis 1.000 €; sie muss der Schuldner am Ende erstatten.
• Zustellung: Das Gericht stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu. Er hat zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch.
• Vollstreckungsbescheid: Zahlt der Schuldner nicht und widerspricht nicht, beantragst du innerhalb von sechs Monaten den Vollstreckungsbescheid. Damit kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen oder das Konto pfänden lassen.
• Widerspruch: Legt der Schuldner Widerspruch ein, geht das Verfahren auf Antrag in ein normales Klageverfahren über.
• Verjährung beachten: Forderungen verjähren nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres ihrer Entstehung (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus 2023 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Der rechtzeitig beantragte Mahnbescheid hemmt die Verjährung – eine einfache Mahnung tut das nicht.

Forderungsausfall: Umsatzsteuer zurückholen (§ 17 UStG)

Versteuerst du nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung), hast du die Umsatzsteuer schon mit der Voranmeldung für den Monat der Leistung ans Finanzamt gezahlt – auch wenn der Kunde nie bezahlt. Wird die Forderung uneinbringlich, etwa weil der Kunde insolvent ist, die Zahlung endgültig verweigert oder die Vollstreckung erfolglos war, berichtigst du die Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG in dem Voranmeldungszeitraum, in dem der Ausfall feststeht. Bei 2.380 € brutto bekommst du so 380 € zurück. Zahlt der Kunde später doch, versteuerst du den Betrag erneut.

Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer erst mit der Zahlung; ein Ausfall hat dann keine umsatzsteuerliche Folge. Wann welche Methode gilt, erklärt der Ratgeber zur Umsatzsteuer für Selbstständige.

In der Einnahmenüberschussrechnung zählt nur, was tatsächlich eingeht. Eine unbezahlte Rechnung war nie Betriebseinnahme; ihr Ausfall mindert deinen Gewinn deshalb nicht noch einmal. Eine Abschreibung der Forderung gibt es nur bei bilanzierenden Unternehmen.

Offene Rechnungen im Blick mit Kontelio

Kontelio berechnet aus dem Zahlungsziel jedes Kunden die Fälligkeit, prüft jede Nacht, welche Rechnungen überfällig sind, und zeigt sie mit der Zahl der Tage im Verzug in der Liste der offenen Forderungen und auf dem Dashboard. Zahlungseingänge aus dem Kontoauszug ordnest du den Rechnungen zu, auch Teilzahlungen für mehrere Rechnungen auf einmal. Mahnschreiben verschickt Kontelio nicht automatisch – die Vorlagen oben kannst du für deine eigene E-Mail nutzen.

Weil jede gestellte Rechnung automatisch in die Umsatzsteuer-Voranmeldung einfließt, siehst du bei einem Ausfall sofort, wie viel Umsatzsteuer du bereits abgeführt hast. Mehr zum Rechnungsprogramm von Kontelio.

Häufige Fragen