Stundensatz berechnen als Freelancer: so kalkulierst du richtig

Die Formel: vom Wunscheinkommen zum Stundensatz

Viele Freelancer rechnen ihr altes Bruttogehalt durch 1.700 Arbeitsstunden und wundern sich nach dem ersten Jahr über leere Konten. Der Fehler: Als Selbstständiger zahlst du Versicherungen allein, hast Kosten für Arbeitsmittel und kannst längst nicht jede Arbeitsstunde abrechnen. Richtig rechnest du in vier Schritten:

• Schritt 1 – Zielgewinn: Was muss nach allen Betriebsausgaben übrig bleiben, damit du Lebenshaltung, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Einkommensteuer und einen Puffer bezahlen kannst?
• Schritt 2 – Betriebsausgaben: Was kostet dein Betrieb im Jahr, von Hardware und Software bis zu Versicherungen und Steuerberatung?
• Schritt 3 – fakturierbare Stunden: Wie viele Stunden kannst du realistisch einem Kunden in Rechnung stellen?
• Schritt 4 – Stundensatz = (Zielgewinn + Betriebsausgaben) ÷ fakturierbare Stunden. Danach runden und mit dem Markt abgleichen.

Schritt 1: Zielgewinn – was du wirklich brauchst

Als Angestellter teilt sich der Arbeitgeber mit dir die Sozialversicherung, zahlt Urlaub und Krankheit weiter und stellt den Arbeitsplatz. Ein Bruttogehalt von 60.000 € kostet ihn mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung schon rund 72.700 € – ohne Büro, Laptop und Weiterbildung. Als Selbstständiger musst du all das aus deinem Gewinn bezahlen.

Gesetzlich versichert zahlst du als Selbstständiger den vollen Beitrag selbst: 2026 sind das 14,6 % allgemeiner Beitragssatz (mit Krankengeldanspruch), im Schnitt 2,9 % Zusatzbeitrag und 3,6 % Pflegeversicherung (4,2 % ohne Kinder) – zusammen rund 21–22 % des Gewinns, höchstens bis zur Beitragsbemessungsgrenze von 69.750 € im Jahr. Details stehen im Ratgeber zur Krankenversicherung für Selbstständige. In die gesetzliche Rentenversicherung musst du als Freelancer meist nicht einzahlen, für das Alter vorsorgen musst du trotzdem; Wege dazu erklärt der Ratgeber zur Altersvorsorge für Selbstständige.

Beispiel für eine ledige Freelancerin ohne Kinder, Wohnsitz in einer Großstadt:

Schritt 2: Betriebsausgaben realistisch ansetzen

Betriebsausgaben mindern deinen Gewinn und damit die Steuer – aber bezahlt werden müssen sie trotzdem aus deinem Umsatz. Plane sie vollständig ein; was alles dazugehört, steht im Ratgeber zu den Betriebsausgaben. Für einen IT- oder Kreativ-Freelancer sind 8.000 bis 15.000 € im Jahr typisch:

• Hardware (Laptop, Monitor, Telefon; Computer werden über ein Jahr abgeschrieben): ca. 1.000 €.
• Software, Cloud-Dienste, Lizenzen: ca. 1.800 €.
• Coworking-Platz oder Anteil Arbeitszimmer: ca. 3.600 €.
• Berufshaftpflicht und weitere betriebliche Versicherungen: ca. 600 €.
• Telefon und Internet: ca. 600 €.
• Fortbildung, Fachliteratur, Konferenzen: ca. 1.500 €.
• Buchhaltung und Steuerberatung: ca. 1.500 €.
• Marketing, Website, Reisen zu Kunden: ca. 1.400 €.
• Summe im Beispiel: 12.000 € im Jahr bzw. 1.000 € im Monat.

Schritt 3: Wie viele Stunden kannst du wirklich abrechnen?

Das ist die Stelle, an der die meisten Kalkulationen scheitern. Ein Jahr hat rund 261 Werktage, aber davon gehen Urlaub, Feiertage und Krankheit ab. Und auch an Arbeitstagen ist längst nicht jede Stunde fakturierbar: Angebote schreiben, Akquise, E-Mails, Buchhaltung, Weiterbildung und Leerlauf zwischen Projekten zahlt dir niemand.

Schritt 4: Stundensatz und Tagessatz im Rechenbeispiel

Jetzt setzt du alles zusammen: Der Umsatz (netto, ohne Umsatzsteuer) muss Zielgewinn und Betriebsausgaben decken, also 75.000 € + 12.000 € = 87.000 €. Geteilt durch 1.070 fakturierbare Stunden ergibt das 81,31 €. Mit etwas Sicherheitsabstand kalkulierst du 85 € pro Stunde, der Tagessatz bei 8 Stunden beträgt 680 €.

Wie empfindlich das Ergebnis auf die Auslastung reagiert, zeigt der Vergleich – bei gleichem Umsatzziel von 87.000 €:

Steuern im Stundensatz: Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer

Dein Stundensatz ist ein Nettopreis. Bist du umsatzsteuerpflichtig, stellst du 85 € plus 19 % Umsatzsteuer in Rechnung, also 101,15 € – die 16,15 € leitest du über die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt weiter. Firmenkunden ziehen sie als Vorsteuer ab, für sie zählt nur der Nettopreis. Als Kleinunternehmer berechnest du keine Umsatzsteuer; das ist vor allem bei Privatkunden ein Preisvorteil.

Die Einkommensteuer steckt im Zielgewinn. Sie wird nicht monatlich abgezogen, sondern über Vorauszahlungen und die Jahreserklärung fällig – lege deshalb jeden Monat einen festen Anteil zurück, wie im Ratgeber Rücklagen für Steuern beschrieben.

Bist du Freiberufler, fällt keine Gewerbesteuer an. Als Gewerbetreibender zahlst du sie auf den Gewinn über dem Freibetrag von 24.500 €: Im Beispiel (75.000 € − 24.500 €) × 3,5 % = 1.767,50 € Messbetrag, bei einem Hebesatz von 400 % also 7.070 € Gewerbesteuer. Sie wird bis zum 4,0-fachen des Messbetrags auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG) – bis zu einem Hebesatz von etwa 400 % gleicht sich das meist weitgehend aus, darüber solltest du die Differenz einkalkulieren.

Stundensatz, Tagessatz oder Pauschalpreis?

Der Stundensatz ist deine interne Rechengröße – abrechnen kannst du trotzdem anders. Welche Form passt, hängt davon ab, wie gut sich der Aufwand vorhersagen lässt:

Preise erhöhen: wann und wie

Ein Stundensatz ist keine Entscheidung für immer. Steigen deine Kosten, deine Erfahrung oder die Nachfrage, solltest du ihn anpassen – am besten regelmäßig einmal im Jahr statt selten und sprunghaft.

• Neue Kunden bekommen sofort den neuen Preis – im Angebot gilt, was du heute kalkulierst.
• Bei laufenden Verträgen brauchst du eine Vereinbarung: entweder eine Preisanpassungsklausel im Vertrag oder die Zustimmung des Kunden. Ohne sie gilt der vereinbarte Preis bis zum Vertragsende.
• Kündige die Erhöhung 6 bis 8 Wochen vorher schriftlich an, mit Datum und neuem Satz, und begründe sie kurz (Kosten, zusätzliche Qualifikation, Ausweitung des Angebots).
• Erhöhe lieber regelmäßig um 5 bis 10 % als alle paar Jahre um 30 %.
• Bist du ausgebucht oder sagen fast alle Kunden zu, ist dein Preis sehr wahrscheinlich zu niedrig.
• Ein deutlich über dem Gehalt vergleichbarer Angestellter liegendes Honorar ist auch ein Indiz gegen Scheinselbstständigkeit.

Stundensatz und Gewinn im Blick mit Kontelio

In Kontelio legst du deine Leistungen mit Preis und Einheit, etwa „Beratung – Stunde – 85 €“ oder „Tagessatz – Tag – 680 €“, einmal als Produkt an und wählst sie in jeder Rechnung aus. Die Einnahmenüberschussrechnung zeigt dir laufend, wie viel Gewinn im Jahr wirklich übrig bleibt, und das Dashboard, wie viel du für Steuern zurücklegen solltest – so siehst du früh, ob dein Stundensatz trägt.

Rechnungen schreibst du mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben, auf Wunsch als E-Rechnung. Mehr zum Rechnungsprogramm von Kontelio und zum Start als Freelancer.

Häufige Fragen