Betriebsausgaben absetzen: Was Selbstständige von der Steuer abziehen können

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG „die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“. Es kommt nicht darauf an, ob eine Ausgabe notwendig, üblich oder sinnvoll ist – das entscheidest du als Unternehmer. Entscheidend ist der Zusammenhang mit deiner Tätigkeit. Ein teurer Monitor ist genauso Betriebsausgabe wie ein günstiger.

Für Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gilt das Abflussprinzip: Die Ausgabe zählt in dem Jahr, in dem du sie bezahlst. Bist du umsatzsteuerpflichtig, setzt du den Nettobetrag als Betriebsausgabe an und holst die Vorsteuer über die Umsatzsteuer-Voranmeldung zurück. Als Kleinunternehmer ist der Bruttobetrag deine Betriebsausgabe.

Abzugrenzen sind Kosten der privaten Lebensführung (§ 12 EStG): Lebensmittel, normale Kleidung, private Versicherungen oder die eigene Wohnung bleiben privat, auch wenn sie dir die Arbeit erst ermöglichen.

Die große Liste: Was Selbstständige absetzen können

Diese Ausgaben sind bei den meisten Freelancern und Gewerbetreibenden typische Betriebsausgaben. Die Zeile verweist auf die Anlage EÜR 2025; wie du sie ausfüllst, erklärt der Ratgeber Anlage EÜR ausfüllen.

Gemischte Kosten: Telefon, Internet, Auto und Homeoffice

Viele Ausgaben nutzt du beruflich und privat. Dann ist nur der betriebliche Anteil absetzbar. Den Anteil schätzt du nachvollziehbar und dokumentierst, wie du darauf kommst – etwa durch eine Aufzeichnung über drei Monate.

• Telefon und Internet: Der betriebliche Anteil ist abziehbar. Ein separater Geschäftsvertrag ist am einfachsten, weil er dann zu 100 % zählt. Ohne Einzelnachweis werden in der Praxis häufig 20 % der Rechnung, höchstens 20 € im Monat, angesetzt (in Anlehnung an R 9.1 Abs. 5 LStR).
• Auto im Betriebsvermögen: Alle Kosten sind Betriebsausgaben, die private Nutzung wird als Entnahme versteuert – per 1-%-Regel oder Fahrtenbuch, siehe Firmenwagen versteuern.
• Privatauto für betriebliche Fahrten: 0,30 € je gefahrenem Kilometer ohne Einzelnachweis. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte gilt nur die Entfernungspauschale, ab 2026 0,38 € ab dem ersten Kilometer – mehr unter Fahrtkosten absetzen.
• Homeoffice: Ohne Arbeitszimmer 6 € je Tag, an dem du überwiegend zu Hause arbeitest, höchstens 1.260 € im Jahr. Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit, sind die tatsächlichen Kosten oder pauschal 1.260 € abziehbar – siehe Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer.

Begrenzt abziehbare Betriebsausgaben

Für einige Ausgaben setzt § 4 Abs. 5 EStG Grenzen. Du musst sie in der Buchhaltung getrennt aufzeichnen, sonst fällt auch der abziehbare Teil weg.

Was ist nicht als Betriebsausgabe abziehbar?

Manche Ausgaben hängen zwar mit dem Betrieb zusammen, dürfen den Gewinn aber trotzdem nicht mindern. Andere sind privat, auch wenn sie sich beruflich anfühlen:

• Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer – das sind Personensteuern.
• Gewerbesteuer: seit 2008 keine Betriebsausgabe; sie wird aber teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet (siehe Gewerbesteuer).
• Geldbußen, Ordnungs- und Verwarnungsgelder, zum Beispiel Strafzettel auf Geschäftsfahrten.
• Private Versicherungen: Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Berufsunfähigkeit und private Haftpflicht. Sie sind teilweise als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung absetzbar, nicht in der EÜR.
• Normale Kleidung, auch wenn du sie nur bei Kundenterminen trägst; absetzbar ist nur typische Berufskleidung wie Schutzkleidung oder Uniform.
• Kosten der Lebensführung wie Friseur, Fitnessstudio oder Brille – selbst wenn das Aussehen beruflich wichtig ist.
• Der Anteil von Geschenken über 50 €, 30 % der Bewirtungskosten und Aufwendungen für Jagd, Fischerei oder Jachten.

Ausgaben vor der Gründung: vorweggenommene Betriebsausgaben

Kosten, die du hast, bevor deine Selbstständigkeit offiziell startet, sind als vorweggenommene Betriebsausgaben abziehbar, wenn ein klarer Zusammenhang mit der geplanten Tätigkeit besteht. Typisch sind Gründungsberatung, Gewerbeanmeldung, Notar- oder Handelsregisterkosten, ein Laptop, Website und Logo, Fachliteratur, Fortbildungen sowie Fahrten zu Gesprächen mit künftigen Kunden.

Du setzt sie in der Anlage EÜR des Jahres an, in dem du sie bezahlt hast. Entsteht dadurch ein Verlust, wird er mit anderen Einkünften desselben Jahres verrechnet, etwa mit dem Gehalt aus einer Anstellung, oder als Verlustvortrag in die Folgejahre übertragen. Die Belege solltest du auch dann aufheben, wenn die Gründung am Ende nicht zustande kommt – auch vergebliche Gründungskosten können abziehbar sein. Den Ablauf der Gründung erklären Selbstständig machen in Deutschland und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Belege: Was das Finanzamt sehen will

Jede Betriebsausgabe braucht einen Beleg – Rechnung, Quittung oder bei Kleinbeträgen ein Kassenbon. Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung alle Pflichtangaben enthalten; bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung. Seit 2025 musst du E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und im Originalformat archivieren können.

Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf, die EÜR selbst zehn Jahre – unveränderbar und lesbar, wie es die GoBD verlangen. Für Bewirtungen brauchst du zusätzlich Anlass und Teilnehmer, für Geschenke Empfänger und Wert. Fehlt ein Beleg, kann ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zahlungsempfänger und Zweck helfen; er ist aber die Ausnahme und kein Ersatz für eine Vorsteuer-fähige Rechnung.

Wie viel Steuern spare ich mit einer Betriebsausgabe?

Eine Betriebsausgabe ist kein Geschenk des Finanzamts: Du gibst den vollen Betrag aus und sparst nur deinen persönlichen Steuersatz darauf. Wie viel das ist, hängt vom Grenzsteuersatz ab. Beispiel mit angenommenem Grenzsteuersatz von 35 % (ohne Kirchensteuer und ohne Solidaritätszuschlag):

Typische Fehler beim Absetzen

Diese Punkte führen bei Selbstständigen am häufigsten zu Kürzungen durch das Finanzamt:

• Anlagegüter über 800 € netto komplett im Kaufjahr abgezogen, statt sie abzuschreiben (Ausnahme: Computerhardware und Software) – Details bei Abschreibung (AfA) und GWG.
• Private Anteile nicht herausgerechnet, etwa beim Handyvertrag oder beim Auto.
• Bewirtungsbelege ohne Anlass und Teilnehmer oder Geschenke ohne Empfängerliste.
• Krankenversicherung oder Altersvorsorge in der EÜR angesetzt statt als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung.
• Ausgaben ohne ordentliche Rechnung, sodass zwar die Ausgabe, aber nicht die Vorsteuer anerkannt wird.

Betriebsausgaben mit Kontelio erfassen

In Kontelio erfasst du jede Ausgabe mit Kategorie, Umsatzsteuersatz und – wo nötig – privatem Anteil. Den Beleg lädst du hoch oder fotografierst ihn; er wird zehn Jahre GoBD-konform archiviert. E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung liest Kontelio direkt ein. Jede Ausgabe wird nach SKR03 gebucht und landet in der richtigen Zeile der Anlage EÜR und in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Größere Anschaffungen legst du als Anlagegut an; Kontelio schlägt die Abschreibung vor. Mehr auf der Seite Ausgaben und Belege erfassen.

Häufige Fragen