Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Ausfüllhilfe Abschnitt für Abschnitt

Wer den Fragebogen abgeben muss – und bis wann

Den Fragebogen gibst du ab, wenn du ein Einzelunternehmen gründest, als Freiberufler startest, ein Gewerbe nebenberuflich beginnst oder einen Betrieb übernimmst. Für Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften gibt es eigene Varianten. Wer ein Gewerbe anmeldet, bekommt oft zusätzlich einen Hinweis des Finanzamts – die Pflicht besteht aber auch ohne diese Erinnerung.

Die Frist beträgt einen Monat ab Aufnahme der Tätigkeit. Maßgeblich ist der Beginn, nicht die erste Rechnung: Wer am 15. Mai seinen ersten Auftrag beginnt, sollte bis 15. Juni abgeben. Versäumst du die Frist, mahnt das Finanzamt und kann ein Zwangsgeld festsetzen. Gravierender ist, dass du ohne Steuernummer keine vollständigen Rechnungen schreiben kannst.

Zuständig ist bei Einzelunternehmern in der Regel das Finanzamt deines Wohnsitzes; betreibst du dein Unternehmen von einem anderen Ort aus, kann für Umsatz- und Gewerbesteuer das Finanzamt am Betriebsort zuständig sein. ELSTER schlägt das Finanzamt anhand deiner Adresse vor.

Vorbereitung: Was du vor dem Ausfüllen brauchst

Plane genug Vorlauf für das ELSTER-Konto ein. Mit Zertifikatsdatei schickt dir ELSTER einen Aktivierungscode per Post, das dauert meist bis zu zwei Wochen. Mit dem Online-Ausweis (Personalausweis mit PIN oder eID-Karte) ist das Konto sofort nutzbar. Wie die Registrierung genau abläuft, steht im Ratgeber ELSTER für Selbstständige.

• Steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID), bei Verheirateten auch die des Ehegatten.
• Beginn der Tätigkeit, Adresse des Betriebs, Tätigkeitsbeschreibung, gegebenenfalls Datum der Gewerbeanmeldung.
• Schätzung von Umsatz und Gewinn für das Gründungsjahr und das Folgejahr sowie deine übrigen Einkünfte (Gehalt, Miete, Kapitalerträge).
• IBAN für Erstattungen und, wenn gewünscht, ein SEPA-Lastschriftmandat.
• Bisherige Steuernummern, falls du früher schon selbstständig warst oder beteiligt bist.
• Entscheidung: Kleinunternehmer ja oder nein, Soll- oder Ist-Versteuerung, USt-IdNr. ja oder nein.

Abschnitt für Abschnitt: So füllst du den Fragebogen aus

In Mein ELSTER findest du das Formular unter „Formulare & Leistungen“ → „Alle Formulare“ → „Unternehmen“ → „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ in der Variante „Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit (Einzelunternehmen)“. Die Abschnitte heißen in ELSTER etwa wie in der Tabelle; Reihenfolge und Unterpunkte können leicht abweichen.

Die Gewinnschätzung: realistisch statt optimistisch niedrig

Aus deiner Gewinnschätzung setzt das Finanzamt die Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest. Sie sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig, aber nur, wenn sie mindestens 400 € im Jahr und 100 € je Termin betragen (§ 37 Abs. 5 EStG). Eine niedrige Schätzung bringt dir nur kurzfristig Liquidität – die Steuer bleibt dieselbe.

Beispiel: Jonas startet am 1. April 2026 als Webentwickler, schätzt vorsichtig 10.000 € Gewinn und hat keine anderen Einkünfte. Weil das unter dem Grundfreibetrag von 12.348 € liegt, setzt das Finanzamt keine Vorauszahlungen fest. Tatsächlich verdient er 30.000 €. Angenommen, das ist auch sein zu versteuerndes Einkommen, beträgt die Einkommensteuer 2026 nach Grundtarif 4.217 €. Mit dem Bescheid im Sommer 2027 zahlt er diese 4.217 € nach – und gleichzeitig werden Vorauszahlungen für 2027 von rund 1.054 € pro Quartal festgesetzt, oft auch für bereits verstrichene Termine. Im Extremfall werden auf einen Schlag über 6.000 € fällig.

Faustregel: Schätze lieber etwas zu hoch und lege monatlich einen festen Anteil deines Gewinns zurück. Hast du zu hoch geschätzt, kannst du jederzeit beantragen, die Vorauszahlungen herabzusetzen. Mehr im Ratgeber Steuervorauszahlungen.

Kleinunternehmerregelung: ja oder nein?

Im Abschnitt Umsatzsteuer gibst du deinen voraussichtlichen Gesamtumsatz an und entscheidest über die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz; maßgeblich ist dann, dass dein tatsächlicher Umsatz im Gründungsjahr 25.000 € nicht übersteigt – ohne Hochrechnung auf zwölf Monate. Überschreitest du die Grenze, endet die Regelung ab dem Umsatz, mit dem du sie überschreitest.

Ab dem zweiten Jahr gilt: Vorjahresumsatz höchstens 25.000 € und laufendes Jahr höchstens 100.000 €. Als Kleinunternehmer stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung, ziehst aber auch keine Vorsteuer ab und gibst in der Regel keine Voranmeldungen ab. Verzichtest du im Fragebogen auf die Regelung (Regelbesteuerung), bist du daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden.

• Kleinunternehmer lohnt sich meist bei Privatkunden und geringen Investitionen, z. B. Nachhilfe, Kunsthandwerk, Fotografie für Privatleute.
• Regelbesteuerung lohnt sich meist bei Geschäftskunden (die sich die Umsatzsteuer erstatten lassen) und hohen Anfangsinvestitionen, z. B. IT-Beratung mit 6.000 € Hardware.
• Auch als Kleinunternehmer musst du E-Rechnungen empfangen können und schuldest bei Leistungen ausländischer Unternehmer die Umsatzsteuer nach § 13b UStG selbst.

Soll- oder Ist-Versteuerung?

Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer, sobald du die Leistung erbracht hast – egal, wann der Kunde zahlt. Bei der Ist-Versteuerung entsteht sie erst mit dem Zahlungseingang. Die Ist-Versteuerung beantragst du direkt im Fragebogen. Sie steht Freiberuflern unabhängig vom Umsatz offen, allen anderen bis 800.000 € Vorjahresumsatz (§ 20 UStG); im Gründungsjahr zählt die Schätzung.

Beispiel: Du stellst am 15. Dezember eine Rechnung über 5.000 € netto plus 950 € Umsatzsteuer, der Kunde zahlt am 20. Januar. Mit Soll-Versteuerung meldest du die 950 € in der Voranmeldung für Dezember und zahlst sie am 10. Januar – bevor das Geld da ist. Mit Ist-Versteuerung gehören sie in den Januar und sind erst am 10. Februar fällig. Für die meisten Gründer ist die Ist-Versteuerung deshalb die bessere Wahl. Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ziehst du in beiden Fällen ab, sobald Rechnung und Leistung vorliegen.

USt-IdNr. und Voranmeldungsrhythmus gleich mitregeln

Im Umsatzsteuer-Abschnitt kannst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Kreuze das an, wenn du Kunden oder Lieferanten in anderen EU-Ländern hast oder Onlinedienste aus dem EU-Ausland nutzt, etwa Werbeanzeigen oder Software-Abos. Das Finanzamt gibt den Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern weiter, das dir die Nummer per Post schickt. Alles zu den Nummern im Ratgeber Steuernummer und USt-IdNr. beantragen.

Aus deiner Umsatzschätzung leitet das Finanzamt auch den Rhythmus der Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Für Gründungen bis Ende 2026 gilt eine Sonderregel: Maßgeblich ist die voraussichtliche Steuer des Gründungsjahres – über 9.000 € monatlich, sonst vierteljährlich; eine Befreiung ist im Gründungsjahr und im Folgejahr nicht möglich. Ohne Verlängerung der Sonderregel müssen Gründer ab 2027 wieder im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich abgeben. Wer mehr Zeit braucht, beantragt separat die Dauerfristverlängerung.

Die häufigsten Fehler im Fragebogen

Diese Fehler sehen Finanzämter immer wieder – und sie kosten später Zeit oder Geld:

• Zu spät abgegeben: Die Monatsfrist läuft ab Beginn der Tätigkeit, nicht ab der ersten Zahlung.
• Gewinn bewusst niedrig geschätzt: führt zu Nachzahlung und Vorauszahlungen auf einmal (siehe Beispiel).
• Gehalt oder andere Einkünfte vergessen: Bei Nebenberuflern bestimmt das Gesamteinkommen den Steuersatz.
• Tätigkeit zu vage beschrieben: „Beratung“ führt zu Rückfragen und im Zweifel zur Einstufung als Gewerbe.
• Kleinunternehmerregelung mit der Umsatzgrenze von 2024 verwechselt: Seit 2025 gelten 25.000 € und 100.000 €.
• Ist-Versteuerung nicht beantragt, obwohl sie möglich gewesen wäre.
• USt-IdNr. nicht angekreuzt, obwohl EU-Kunden oder EU-Dienste absehbar waren.

Nach dem Absenden: Steuernummer und spätere Änderungen

Nach dem Absenden bekommst du in ELSTER ein Übertragungsprotokoll. Das Finanzamt meldet sich mit Rückfragen oder schickt die Steuernummer per Post, meist nach zwei bis sechs Wochen. Danach folgen der Bescheid über Vorauszahlungen und, falls beantragt, der Brief des Bundeszentralamts mit der USt-IdNr.

Den Fragebogen selbst gibst du nur einmal ab. Ändert sich später etwas, teilst du es dem Finanzamt über ELSTER mit – zum Beispiel mit dem Formular zur Änderung der Bankverbindung oder über „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ für eine neue Gewinnschätzung, einen Antrag auf Anpassung der Vorauszahlungen oder den Wechsel zur Regelbesteuerung. Ziehst du um, informiere das Finanzamt zusätzlich: Wechselt die Zuständigkeit, bekommst du eine neue Steuernummer.

Nach dem Fragebogen mit Kontelio

Den Fragebogen gibst du direkt in Mein ELSTER ab. Danach trägst du in Kontelio deine Steuernummer, die USt-IdNr. sowie Besteuerungsart (Soll oder Ist) und Abgaberhythmus ein. Kontelio berechnet daraus die Fristen, erstellt Rechnungen, Voranmeldungen, Umsatzsteuererklärung und EÜR und sendet sie nach Prüfung mit ERiC direkt an ELSTER. Mehr zur ELSTER-Übermittlung mit Kontelio.

Häufige Fragen