Steuernummer und USt-IdNr. beantragen: alle Nummern im Überblick

Vier Nummern im Vergleich

Die Namen ähneln sich, die Zwecke nicht. Die folgende Übersicht zeigt, welche Nummer wofür da ist und wo du sie brauchst.

Steuer-ID: die persönliche Nummer, die du schon hast

Die steuerliche Identifikationsnummer hat jeder, der in Deutschland gemeldet ist. Sie wird beim ersten Wohnsitz automatisch vergeben, ändert sich nie und steht auf deiner Lohnsteuerbescheinigung, auf Einkommensteuerbescheiden und im Brief, den das BZSt nach der Anmeldung schickt. Wer neu nach Deutschland zieht, bekommt sie einige Wochen nach der Anmeldung bei der Meldebehörde per Post.

Hast du sie verloren, kannst du sie über das Eingabeformular auf der Website des BZSt erneut anfordern; sie kommt aus Datenschutzgründen nur per Post. Für deine Selbstständigkeit brauchst du die Steuer-ID im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und in der Einkommensteuererklärung – auf Rechnungen und Webseiten hat sie nichts zu suchen.

Steuernummer beantragen: so läuft es

Einen eigenen Antrag „Steuernummer“ gibt es nicht. Du beantragst sie, indem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über Mein ELSTER abgibst – innerhalb eines Monats nach Beginn deiner Tätigkeit, egal ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist. Das Finanzamt prüft die Angaben, stellt eventuell Rückfragen und schickt die Steuernummer per Brief.

Auf Briefen des Finanzamts steht sie meist im Länderformat, etwa 12/345/67890. In ELSTER und in Buchhaltungsprogrammen wird daraus das bundeseinheitliche 13-stellige Format, das zusätzlich die Bundesfinanzamtsnummer enthält. Beide bezeichnen dieselbe Nummer. Die Steuernummer hängt am Finanzamt: Ziehst du in den Bezirk eines anderen Finanzamts, bekommst du eine neue. Vergibt das Finanzamt für Einkommensteuer und Umsatzsteuer unterschiedliche Nummern, verwendest du für die Umsatzsteuer und auf Rechnungen die unternehmensbezogene.

• ELSTER-Konto anlegen (mit Zertifikat bis zu zwei Wochen, mit Online-Ausweis sofort).
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und senden; Übertragungsprotokoll speichern.
• Rückfragen des Finanzamts schnell beantworten – sie sind der häufigste Grund für Verzögerungen.
• Steuernummer per Post erhalten, meist nach zwei bis sechs Wochen.
• Steuernummer in Rechnungsvorlage und Buchhaltung eintragen.

USt-IdNr. beantragen: im Fragebogen oder online beim BZSt

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst du, sobald du mit Unternehmen in anderen EU-Ländern zu tun hast: wenn du Leistungen an sie erbringst und das Reverse-Charge-Verfahren gilt, wenn du Waren an sie lieferst oder wenn du Dienste aus dem EU-Ausland einkaufst, etwa Werbeanzeigen, Cloud-Hosting oder Software-Abos. Wer EU-Kunden hat, meldet diese Umsätze außerdem in der Zusammenfassenden Meldung.

Neugründer kreuzen den Antrag im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Das Finanzamt gibt ihn an das BZSt weiter, das die Nummer nach der Steuernummer per Post schickt. Hast du schon eine Steuernummer, beantragst du die USt-IdNr. online über das Formular auf der Website des BZSt; du brauchst dafür Steuernummer und zuständiges Finanzamt. Die Vergabe ist kostenlos und dauert meist ein bis zwei Wochen.

Vorsicht vor Briefen privater Firmen, die für eine „Registrierung“ oder „Veröffentlichung“ deiner USt-IdNr. Geld verlangen: Sie haben nichts mit dem BZSt zu tun. Auch Kleinunternehmer können eine USt-IdNr. bekommen; sie stellen trotzdem keine Umsatzsteuer in Rechnung.

Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): neu, aber nichts zu tun

Die W-IdNr. ist eine bundeseinheitliche Kennung für alle wirtschaftlich Tätigen. Sie besteht aus „DE“, neun Ziffern und einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal für die einzelne Tätigkeit, zum Beispiel DE123456789-00001. Wer schon eine USt-IdNr. hatte, bekommt dieselben neun Ziffern; wer die USt-IdNr. später beantragt, erhält eine USt-IdNr. mit den Ziffern seiner W-IdNr.

Du musst sie nicht beantragen. Das BZSt vergibt sie seit November 2024 schrittweise und teilt sie über dein ELSTER-Konto mit; für Unternehmen mit einer bis Ende November 2024 vergebenen USt-IdNr. gilt eine öffentliche Bekanntmachung. Unterscheidungsmerkmale für mehrere Tätigkeiten werden seit 2026 vergeben. Auf Rechnungen ersetzt die W-IdNr. weder Steuernummer noch USt-IdNr., und in Steuererklärungen ist ihre Angabe bis Ende 2026 nicht verpflichtend.

Wie lange dauert was?

Die Wartezeiten addieren sich, wenn du spät anfängst. Wer den Fragebogen erst nach dem ersten Auftrag abgibt, wartet entsprechend länger auf die erste vollständige Rechnung.

Welche Nummer gehört auf die Rechnung?

Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG muss eine Rechnung die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Viele Selbstständige verwenden lieber die USt-IdNr., weil die Steuernummer mit Finanzamt und Daten verknüpft ist, die Dritte nicht brauchen. Alle weiteren Pflichtangaben stehen im Ratgeber Rechnungen schreiben.

Rechnungen schreiben, bevor die Steuernummer da ist

Du darfst arbeiten, bevor die Steuernummer da ist. Eine Rechnung ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist aber unvollständig: Dein Kunde darf daraus keine Vorsteuer abziehen und kann eine korrigierte Rechnung verlangen. Ein Vermerk „Steuernummer beantragt“ ersetzt die Pflichtangabe nicht, und die Steuer-ID ist kein zulässiger Ersatz.

Beispiel: Die Grafikdesignerin Ana startet am 2. März, sendet den Fragebogen am 5. März und schließt am 20. März ein Projekt über 3.000 € netto plus 570 € Umsatzsteuer ab. Die Steuernummer kommt am 14. April. Ana stellt die Rechnung am 14. April aus, mit Leistungszeitraum März. Mit Ist-Versteuerung meldet sie die 570 € in dem Monat, in dem der Kunde zahlt. Mit Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer schon im März, weil sie die Leistung im März erbracht hat – sie gehört in die Voranmeldung für März, auch wenn die Rechnung erst im April geschrieben wird.

• Am besten: Leistung dokumentieren, Rechnung erst mit Steuernummer ausstellen. Rechnungen an Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten ausstellen – das reicht in aller Regel.
• Drängt der Kunde: Rechnung ohne Steuernummer stellen und nach Erhalt berichtigen. Weil die übrigen Angaben stimmen, kann die Berichtigung nach heutiger Rechtsprechung auf das ursprüngliche Datum zurückwirken.
• Beim Finanzamt nachfragen: Ist die Steuernummer bereits vergeben, aber noch nicht zugestellt, nennen manche Finanzämter sie nach Identitätsprüfung telefonisch.
• Kleinbeträge bis 250 € brutto kannst du ohne Steuernummer als Kleinbetragsrechnung abrechnen – das gilt auch für Kleinunternehmer.

Steuernummer und USt-IdNr. mit Kontelio

In Kontelio trägst du Steuernummer und USt-IdNr. unter „Steuerliche Registrierungen“ ein, jeweils mit Gültigkeitszeitraum. Kontelio druckt die richtige Nummer automatisch auf jede Rechnung und E-Rechnung, leitet aus Land und USt-IdNr. des Kunden ab, ob Reverse Charge gilt, warnt bei fehlender Kunden-USt-IdNr. und verwendet die Nummern in Voranmeldung, Umsatzsteuererklärung und Zusammenfassender Meldung. Nach einem Umzug bleibt auf alten Rechnungen die damals gültige Nummer stehen. Mehr zum Rechnungsprogramm von Kontelio.

Häufige Fragen