Reverse-Charge-Verfahren: Wer die Umsatzsteuer schuldet – in beide Richtungen

Was bedeutet Reverse Charge?

Normalerweise berechnet der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, kassiert sie beim Kunden und führt sie an sein Finanzamt ab. Beim Reverse-Charge-Verfahren wird diese Steuerschuld umgekehrt: Der Leistungsempfänger – also der Kunde – schuldet die Umsatzsteuer und meldet sie selbst an. Das regelt § 13b UStG unter dem Begriff „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Der Zweck: Ein Unternehmer aus Irland soll sich nicht in Deutschland registrieren müssen, nur weil er einem deutschen Unternehmen eine Werbeleistung verkauft – und umgekehrt. Außerdem schließt das Verfahren Betrugsmodelle aus, bei denen ein Lieferant die Steuer kassiert und verschwindet. Reverse Charge betrifft dich deshalb in zwei Richtungen: als Verkäufer (du schreibst eine Rechnung ohne Umsatzsteuer) und als Käufer (du meldest fremde Umsatzsteuer an).

Wichtig für das Verständnis: Reverse Charge gilt nur zwischen Unternehmen (B2B). Verkaufst du an Privatpersonen im Ausland, gelten andere Regeln – bei digitalen Leistungen an Privatkunden in der EU zum Beispiel die Schwelle von 10.000 € und der One-Stop-Shop (OSS).

Leistungen an Unternehmen in der EU: Ort der Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG

Ob überhaupt deutsche Umsatzsteuer anfällt, hängt vom Ort der Leistung ab. Für die meisten Dienstleistungen an Unternehmen gilt die Grundregel des § 3a Abs. 2 UStG: Die Leistung wird dort ausgeführt, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt. Programmierst du für eine Agentur in Amsterdam, liegt der Ort der Leistung in den Niederlanden – in Deutschland ist der Umsatz nicht steuerbar, und die niederländische Agentur versteuert ihn im Reverse-Charge-Verfahren in ihrem Land.

Ausnahmen von der Grundregel gibt es vor allem bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (Ort: wo das Grundstück liegt), bei der kurzfristigen Vermietung von Fahrzeugen, bei Restaurantleistungen und bei Eintrittsberechtigungen zu Veranstaltungen wie Messen oder Konferenzen (Ort: wo die Veranstaltung stattfindet). Für diese Fälle prüfst du gesondert, wo die Steuer anfällt.

Für deine Rechnung an ein EU-Unternehmen gelten zusätzliche Pflichten:

• Keine deutsche Umsatzsteuer ausweisen; der Nettobetrag ist der Rechnungsbetrag.
• Deine eigene USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Kunden angeben (deine Steuernummer reicht hier nicht).
• Den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ aufnehmen; eine englische Ergänzung wie „Reverse charge“ ist üblich.
• Die Rechnung bis zum 15. Tag des Monats ausstellen, der auf die Leistung folgt (§ 14a Abs. 1 UStG).
• Den Umsatz in der Umsatzsteuer-Voranmeldung in Kennzahl 21 melden (nicht steuerbare sonstige Leistungen nach § 18b Satz 1 Nr. 2 UStG).
• Den Umsatz zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) je USt-IdNr. des Kunden an das Bundeszentralamt für Steuern melden.

USt-IdNr. des Kunden prüfen: einfache und qualifizierte Bestätigung

Die steuerfreie bzw. nicht steuerbare Behandlung hängt daran, dass dein Kunde tatsächlich Unternehmer ist. Der wichtigste Nachweis ist eine gültige USt-IdNr. aus einem anderen EU-Staat. Die bekommst du vom Kunden und lässt sie beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bestätigen (§ 18e UStG).

Die einfache Bestätigung sagt nur, ob die Nummer gültig ist. Die qualifizierte Bestätigung gleicht zusätzlich Name, Ort, Postleitzahl und Straße mit den Daten des anderen Staates ab. Für dich zählt die qualifizierte Abfrage, weil sie belegt, dass die Nummer wirklich zu genau diesem Kunden gehört. Bewahre das Ergebnis mit Datum auf und wiederhole die Abfrage bei Neukunden und in regelmäßigen Abständen bei Bestandskunden.

Hat dein Kunde (noch) keine USt-IdNr., ist das Risiko hoch: Stellt sich später heraus, dass er kein Unternehmer ist, schuldest du die deutsche Umsatzsteuer aus dem Rechnungsbetrag. Bei einem Nettobetrag von 4.000 € wären das 638,66 € (19/119 von 4.000 €), die du aus eigener Tasche zahlst. Im Zweifel stellst du die Rechnung erst, wenn die Nummer bestätigt ist.

Leistungen an Kunden in Drittländern: USA, Schweiz, Vereinigtes Königreich

Auch für Unternehmen außerhalb der EU gilt § 3a Abs. 2 UStG: Berätst du ein Start-up in New York, eine Bank in Zürich oder eine Agentur in London, ist der Umsatz in Deutschland nicht steuerbar. Du schreibst eine Nettorechnung, in der Voranmeldung landet der Betrag in Kennzahl 45 („übrige nicht steuerbare Umsätze“). Eine ZM gibst du dafür nicht ab – sie gilt nur für EU-Kunden.

Als Nachweis, dass der Kunde Unternehmer ist, gibt es außerhalb der EU keine USt-IdNr.-Abfrage beim BZSt. Geeignet sind etwa eine Registrierungsnummer (z. B. die britische VAT Registration Number oder die Schweizer UID-Nummer), ein Handelsregisterauszug oder eine Unternehmerbescheinigung. Eine Pflichtformulierung für die Rechnung gibt es hier nicht; ein Hinweis wie „Nicht im Inland steuerbare Leistung“ macht die Rechnung aber für dich, den Kunden und eine spätere Prüfung nachvollziehbar.

Ob der Kunde in seinem Land Steuer abführen muss, regelt das dortige Recht: Im Vereinigten Königreich und in der Schweiz gibt es ebenfalls ein Reverse-Charge-System, in den USA gibt es keine bundesweite Umsatzsteuer. Für deine deutsche Erklärung spielt das keine Rolle.

Eingangsleistungen aus dem Ausland: Google Ads, Meta, Software und Cloud

Die zweite Richtung betrifft fast jede Selbstständige und jeden Selbstständigen: Du kaufst Leistungen von Unternehmen ohne Sitz in Deutschland. Typisch sind Werbung bei Google Ads oder Meta (Facebook, Instagram), deren Rechnungen an deutsche Unternehmen meist aus Irland kommen, Software-Abos, Cloud-Hosting, Stockfotos, Plattformgebühren oder Freelancer aus dem Ausland. Weil der Ort der Leistung bei dir in Deutschland liegt, ist der Umsatz in Deutschland steuerpflichtig – und du schuldest die Steuer.

So gehst du vor: Prüfe zuerst auf der Rechnung, aus welchem Land der Anbieter abrechnet. Weist er bereits deutsche Umsatzsteuer aus (manche Anbieter sind in Deutschland registriert), ist das ein normaler Einkauf mit Vorsteuer – kein Reverse Charge. Steht dort keine Umsatzsteuer und ein Hinweis auf Reverse Charge, berechnest du 19 % auf den Nettobetrag und meldest beides in der Voranmeldung.

Bei Rechnungen in fremder Währung, etwa US-Dollar, rechnest du mit dem monatlichen Umsatzsteuer-Umrechnungskurs des Bundesfinanzministeriums oder dem Tageskurs um. Die Steuer entsteht bei Leistungen aus der EU mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13b Abs. 1 UStG); bei Leistungen aus Drittländern mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des folgenden Monats (§ 13b Abs. 2 UStG).

• Anbieter aus einem anderen EU-Staat (z. B. Irland, Luxemburg, Niederlande): Bemessungsgrundlage in Kz 46, Steuer in Kz 47.
• Anbieter aus einem Drittland (z. B. USA, Vereinigtes Königreich, Schweiz): Bemessungsgrundlage in Kz 84, Steuer in Kz 85.
• Darfst du die Vorsteuer abziehen, trägst du denselben Steuerbetrag in Kz 67 ein (Vorsteuer aus Leistungen nach § 13b UStG).
• Gib dem Anbieter deine USt-IdNr. an, damit er korrekt ohne ausländische Umsatzsteuer abrechnet.

Rechenbeispiel: ein Monat mit Kunden und Einkäufen im Ausland

Lena ist Webdesignerin in Leipzig, versteuert regulär und gibt ihre Voranmeldung monatlich ab. Im März hat sie diese Geschäftsvorfälle: eine Rechnung über 4.000 € an eine Agentur in Amsterdam, eine Rechnung über 2.500 € an ein Start-up in Boston, Google-Ads-Kosten über 600 € (Rechnung aus Irland, ohne Umsatzsteuer) und ein Design-Tool-Abo über 100 € von einem US-Anbieter (ebenfalls ohne Umsatzsteuer).

Ergebnis: Die beiden Ausgangsrechnungen erhöhen ihre Zahllast nicht. Für die Einkäufe schuldet sie 114 € + 19 € = 133 € Umsatzsteuer und zieht dieselben 133 € als Vorsteuer wieder ab – unterm Strich 0 €. Wichtig ist trotzdem, dass sie alles meldet: Fehlen die Kennzahlen, fällt das spätestens beim Abgleich mit der Zusammenfassenden Meldung des irischen Anbieters oder in einer Betriebsprüfung auf.

Kleinunternehmer und Reverse Charge: Die Steuer ist trotzdem fällig

Viele Kleinunternehmer übersehen das: Die Kleinunternehmerregelung befreit nur deine eigenen Umsätze. Als Leistungsempfänger schuldest du die Steuer nach § 13b UStG genauso wie ein regelbesteuertes Unternehmen. Den Vorsteuerabzug hast du als Kleinunternehmer aber nicht – die Steuer ist für dich also echter Aufwand.

Im Beispiel oben würde Lena als Kleinunternehmerin 133 € an das Finanzamt zahlen. Gibt sie im Jahr 12 × 600 € für Werbung bei einem Anbieter aus Irland aus, sind das 1.368 € Umsatzsteuer, die sie zusätzlich trägt. Dafür gibt sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung für genau die Zeiträume ab, in denen solche Leistungen angefallen sind (§ 18 Abs. 4a UStG) – mit Kz 46/47 bzw. 84/85, aber ohne Kz 67. Die gezahlte Steuer ist in der EÜR eine Betriebsausgabe.

Auch als Kleinunternehmer brauchst du deshalb oft eine USt-IdNr.: Ohne sie berechnen viele EU-Anbieter die Umsatzsteuer ihres eigenen Landes, etwa 23 % irische Umsatzsteuer, die du nirgends zurückholen kannst. Mit USt-IdNr. rechnet der Anbieter netto ab, und du zahlst die deutschen 19 %. Deine eigenen Leistungen an Unternehmen im Ausland sind auch als Kleinunternehmer in Deutschland nicht steuerbar; eine ZM gibst du als Kleinunternehmer nicht ab (§ 18a Abs. 4 UStG).

Reverse Charge im Inland: Bauleistungen, Gebäudereinigung und Co.

Reverse Charge gibt es nicht nur über Grenzen hinweg. § 13b Abs. 2 UStG verlagert die Steuerschuld auch bei bestimmten Umsätzen zwischen deutschen Unternehmen auf den Kunden – in Branchen, in denen früher besonders viel Umsatzsteuer hinterzogen wurde. Der Leistende schreibt dann eine Nettorechnung mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und meldet den Umsatz in Kz 60; der Kunde meldet ihn in Kz 84/85 und zieht die Vorsteuer in Kz 67 ab.

Bei Bauleistungen und Gebäudereinigung gilt das nur, wenn der Kunde selbst nachhaltig solche Leistungen erbringt. Das weist er in der Regel mit der Bescheinigung USt 1 TG seines Finanzamts nach. Malst du als Handwerker die Wohnung einer Privatperson, bleibt es bei der normalen Umsatzsteuer.

• Bauleistungen an Bauunternehmer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4) und Gebäudereinigung an Reinigungsunternehmen (Nr. 8).
• Lieferungen von Strom und Gas an Wiederverkäufer, Emissionszertifikate (Nr. 5 und 6).
• Lieferungen von Schrott und Altmetallen nach Anlage 3 sowie bestimmten Metallen nach Anlage 4 (Nr. 7 und 11).
• Mobilfunkgeräte, Tablets, Spielekonsolen und integrierte Schaltkreise ab 5.000 € je Lieferung (Nr. 10).
• Grundstücksumsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, Gold und Telekommunikationsleistungen an Wiederverkäufer (Nr. 3, 9 und 12).

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Die meisten Probleme entstehen nicht bei der Steuerberechnung, sondern bei Formalien und vergessenen Meldungen. Diese Punkte solltest du jeden Monat bzw. jedes Quartal abhaken:

• Reverse-Charge-Rechnung ohne USt-IdNr. des Kunden oder ohne Pflichthinweis – korrigiere sie mit einer Rechnungskorrektur oder Stornorechnung.
• Kz 21 in der Voranmeldung und Summe der ZM stimmen nicht überein – das BZSt gleicht die Werte ab.
• Eingangsrechnungen von Google, Meta oder Software-Anbietern nur als Ausgabe gebucht, aber nicht in Kz 46/47 bzw. 84/85 gemeldet.
• Kunde in einem Drittland in der ZM gemeldet – Drittlandsumsätze gehören nur in Kz 45.
• Als Kleinunternehmer die Voranmeldung für § 13b-Leistungen vergessen.
• Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer an einen EU-Unternehmer gestellt – der Kunde kann diese Steuer nicht als Vorsteuer abziehen und wird eine neue Rechnung verlangen.

Reverse Charge mit Kontelio

Kontelio stuft jeden Kunden anhand von Land, Art und USt-IdNr. ein – etwa „Unternehmen EU“ oder „Privatkunde Drittland“ – und schlägt daraus den passenden Steuerschlüssel für die Rechnung vor. Die USt-IdNr. eines Kunden lässt du direkt in der Kundenansicht beim BZSt prüfen, inklusive Abgleich von Name und Anschrift. Fehlt die Nummer bei einem EU-Unternehmen, warnt Kontelio und behandelt den Kunden wie einen Privatkunden mit deutscher Umsatzsteuer.

Bei Ausgaben von einem Lieferanten aus einem anderen EU-Land ohne Umsatzsteuer schlägt Kontelio die steuerliche Behandlung für das Reverse-Charge-Verfahren vor. Die Beträge fließen automatisch in die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung und die ZM. Mehr dazu auf der Seite Rechnungsprogramm.

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