Umsatzsteuer für Selbstständige: Steuersätze, Vorsteuer, Ist- und Soll-Versteuerung

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer – was ist der Unterschied?

Rechtlich keiner. „Mehrwertsteuer“ ist der umgangssprachliche Name, weil wirtschaftlich nur der Mehrwert jeder Stufe besteuert wird. Im Umsatzsteuergesetz (UStG), auf deinen Rechnungen und in ELSTER heißt sie Umsatzsteuer. Für dich als Selbstständigen ist sie ein durchlaufender Posten: Du kassierst sie von deinen Kunden für das Finanzamt und bekommst die Steuer aus deinen Einkäufen zurück.

Umsatzsteuer berechnest du, sobald du Unternehmer bist und nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt. Das gilt für Freiberufler und Gewerbetreibende gleichermaßen. Steuerbar sind Lieferungen und sonstige Leistungen, die du im Inland gegen Entgelt ausführst; Leistungen an Unternehmen im Ausland sind meist nicht in Deutschland steuerbar, dort greift das Reverse-Charge-Verfahren.

Umsatzsteuersätze 2026: Wann gelten 19 % und wann 7 %?

Der Regelsteuersatz beträgt 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG). Der ermäßigte Satz von 7 % gilt nur für die Leistungen, die § 12 Abs. 2 UStG und die Anlage 2 zum Gesetz abschließend aufzählen. Im Zweifel gilt 19 %. Die wichtigsten Fälle für Selbstständige:

Netto und Brutto: So rechnest du die Umsatzsteuer richtig

Auf jeder Rechnung stehen Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag. Rechne immer vom Netto aus und runde den Steuerbetrag kaufmännisch auf den Cent. Wer vom Brutto zurückrechnet, teilt durch 1,19 bzw. 1,07 – nicht 19 % abziehen, das ergibt einen falschen Wert.

Ein häufiger Fehler bei Privatkunden: Wer einen Endpreis von 500 € nennt und erst danach merkt, dass Umsatzsteuer anfällt, bekommt nicht 500 €, sondern nur 420,17 € netto. Vereinbare mit Privatkunden deshalb Bruttopreise bewusst und mit Geschäftskunden Preise „zuzüglich Umsatzsteuer“.

Vorsteuerabzug: Wann bekommst du die Umsatzsteuer zurück?

Die Umsatzsteuer, die dir andere Unternehmer in Rechnung stellen, ziehst du als Vorsteuer ab (§ 15 UStG). Damit ist sie für dich kein Kostenfaktor: Deine Betriebsausgaben buchst du netto, die Steuer holst du über die Voranmeldung zurück. Voraussetzungen:

• Die Leistung ist für dein Unternehmen bestimmt – nicht für private Zwecke.
• Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben, insbesondere Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen Steuersatz und Bruttobetrag.
• Die Leistung ist ausgeführt – oder du hast eine Anzahlung geleistet, für die eine Rechnung vorliegt. Auf die Zahlung kommt es sonst nicht an, auch nicht bei Ist-Versteuerung.
• Du nutzt die Leistung nicht für steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug (etwa Heilbehandlungen).
• Kein Abzugsverbot greift: Geschenke über 50 € pro Person und Jahr oder nicht angemessene Aufwendungen sind ausgeschlossen. Bewirtungskosten sind dagegen voll vorsteuerabzugsfähig, auch wenn ertragsteuerlich nur 70 % zählen.
• Rechnungen von Kleinunternehmern enthalten keine Umsatzsteuer – dort gibt es nichts abzuziehen.

Zahllast berechnen: Was du an das Finanzamt zahlst

Die Zahllast ist die Umsatzsteuer auf deine Umsätze abzüglich der Vorsteuer im selben Zeitraum. Du meldest sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. des Folgemonats bzw. nach dem Quartal; mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Ein negatives Ergebnis ist ein Vorsteuerüberhang, den das Finanzamt erstattet.

Beispiel für das zweite Quartal 2026 einer Grafikdesignerin, die Ist-Versteuerung nutzt:

Soll- oder Ist-Versteuerung: Wann entsteht die Umsatzsteuer?

Bei der Soll-Versteuerung (vereinbarte Entgelte) entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung ausgeführt hast – egal, wann der Kunde zahlt. Du gehst also in Vorleistung. Bei der Ist-Versteuerung (vereinnahmte Entgelte, § 20 UStG) entsteht die Steuer erst, wenn das Geld eingeht.

Die Ist-Versteuerung musst du beim Finanzamt beantragen, meist schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Sie ist möglich, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug, wenn du von der Buchführungspflicht befreit bist oder wenn du Freiberufler bist und keine Bücher führst. Anzahlungen versteuerst du in beiden Systemen schon bei Zahlungseingang.

Beispiel: Du stellst am 30. November 2026 eine Rechnung über 5.000 € netto plus 950 € Umsatzsteuer, der Kunde zahlt am 8. Januar 2027. Bei Soll-Versteuerung gehören die 950 € in die Voranmeldung für November (fällig 10. Dezember 2026), bei Ist-Versteuerung in die Voranmeldung für Januar 2027 (fällig 10. Februar 2027). Fällt die Forderung ganz aus, korrigierst du bei Soll-Versteuerung die Umsatzsteuer nach § 17 UStG.

Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG – und was „nicht steuerbar“ bedeutet

Manche Leistungen sind steuerbar, aber steuerfrei. Du weist dann keine Umsatzsteuer aus, darfst aber auch keine Vorsteuer aus den zugehörigen Einkäufen abziehen (§ 15 Abs. 2 UStG). Ausnahmen mit Vorsteuerabzug sind Ausfuhren und innergemeinschaftliche Lieferungen. Wichtige Befreiungen für Selbstständige:

• Heilbehandlungen durch Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Hebammen und ähnliche Heilberufe (§ 4 Nr. 14 UStG) – nicht aber rein kosmetische oder Wellness-Leistungen.
• Unterrichts- und Bildungsleistungen (§ 4 Nr. 21 UStG): seit 2025 neu gefasst; Schul- und Hochschulunterricht von Privatlehrern ist steuerfrei, für private Bildungseinrichtungen ist weiterhin eine Bescheinigung der Landesbehörde nötig. Prüfe deinen Fall genau, etwa bei Coachings oder Hobbykursen.
• Vermietung von Wohnraum (§ 4 Nr. 12 UStG); bei Vermietung an Unternehmen kannst du nach § 9 UStG auf die Befreiung verzichten.
• Umsätze als Versicherungsvertreter oder -makler (§ 4 Nr. 11 UStG) und viele Finanzdienstleistungen (§ 4 Nr. 8 UStG).
• Bestimmte kulturelle Leistungen, etwa von Orchestern, Theatern oder Museen mit Bescheinigung der Landesbehörde (§ 4 Nr. 20 UStG), sowie ehrenamtliche Tätigkeiten (§ 4 Nr. 26 UStG).
• Nicht steuerbar ist etwas anderes: Beratung für ein Unternehmen in Spanien wird gar nicht in Deutschland besteuert. Solche Umsätze meldest du trotzdem in der Voranmeldung und, bei EU-Kunden, in der Zusammenfassenden Meldung.

Vorsteuer bei gemischt genutzten Gegenständen

Nutzt du einen Gegenstand betrieblich und privat – Laptop, Smartphone, Auto –, entscheidest du über die Zuordnung zum Unternehmen. Bei weniger als 10 % betrieblicher Nutzung ist keine Zuordnung möglich und es gibt keine Vorsteuer. Ab 10 % kannst du den Gegenstand ganz, nur mit dem betrieblichen Anteil oder gar nicht zuordnen. Dokumentiere die Entscheidung zeitnah, spätestens bis zur gesetzlichen Abgabefrist der Jahreserklärung (31. Juli des Folgejahres) – am einfachsten durch den Vorsteuerabzug in der Voranmeldung.

Beispiel: Du kaufst einen Laptop für 1.500 € netto plus 285 € Umsatzsteuer und nutzt ihn zu 70 % beruflich. Variante A: Du ordnest ihn voll zu, ziehst 285 € Vorsteuer ab und versteuerst die private Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe – verteilt auf fünf Jahre sind das jährlich 1.500 € ÷ 5 × 30 % = 90 € Bemessungsgrundlage und 17,10 € Umsatzsteuer, zusammen 85,50 €. Variante B: Du ordnest nur 70 % zu und ziehst sofort 199,50 € ab, ohne spätere Wertabgabe. Im Ergebnis gleich, Variante A bringt aber Liquidität und Flexibilität, wenn sich die Nutzung ändert oder du das Gerät verkaufst.

Laufende Kosten wie Handyvertrag oder Internet teilst du nach dem betrieblichen Anteil auf. Für Fahrzeuge gelten eigene Regeln zur Privatnutzung, die der Ratgeber zum Firmenwagen erklärt.

Umsatzsteuer mit Kontelio

Kontelio rechnet auf deinen Rechnungen mit 19 %, 7 % oder steuerfrei und erfasst Ausgaben mit Steuersatz, Vorsteuer und privatem Anteil. Ob du Soll- oder Ist-Versteuerung nutzt, stellst du einmal ein. Daraus entstehen die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit den amtlichen Kennzahlen, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung und die Zusammenfassende Meldung – im Business- und Pro-Tarif mit der ELSTER-Software geprüft und direkt übermittelt. Jede Kennzahl lässt sich bis zum Beleg zurückverfolgen.

Häufige Fragen