Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Balmer Systeme, Inhaber: Paulo Roberto Balmer, c/o POSTFLEX PFX-405-142, Emsdettener Straße 10, 48268 Greven, Deutschland, E-Mail: info@kontelio.de

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) in Server-Logdateien, um die Website sicher auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir setzen keine Werbe-Tools für personalisierte Werbung ein; Google Analytics und das Conversion-Tracking von Google Ads werden nur mit deiner Einwilligung geladen (siehe unten). Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Google.

3. Kontaktformular und E-Mail

Wenn du uns über das Formular oder per E-Mail schreibst, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional die Firma und deine Nachricht, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Nachricht wird über den E-Mail-Server unseres Hosting-Anbieters an uns weitergeleitet und nicht in einer Datenbank gespeichert. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir einen gekürzten, verschlüsselten Wert deiner IP-Adresse für höchstens eine Stunde. Wir löschen Anfragen, sobald sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

4. E-Rechnung-Checkliste und Newsletter

Wenn du auf unserer Seite „E-Rechnung-Checkliste“ die Checkliste anforderst, verarbeiten wir deinen Vornamen und deine E-Mail-Adresse, um dir die Checkliste per E-Mail zu schicken (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben werden an das Kundensystem von Balmer Systeme übermittelt, das die E-Mail versendet. Die Checkliste erhältst du erst, nachdem du deine E-Mail-Adresse über den Link in dieser E-Mail bestätigt hast; nicht bestätigte Anfragen löschen wir nach 7 Tagen. Informationen rund um E-Rechnung, Rechnungen und Buchhaltung schicken wir dir nur, wenn du das gesondert ankreuzt und über den Link in der E-Mail bestätigst (Double-Opt-in, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); den Zeitpunkt der Anforderung und der Bestätigung speichern wir als Nachweis. Du kannst diese Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an info@kontelio.de widerrufen. Die Angaben der Anforderung löschen wir, sobald sie für den Versand nicht mehr nötig sind, die Newsletter-Daten nach deiner Abmeldung; den Nachweis der Einwilligung bewahren wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen auf.

5. Kostenlose E-Rechnungs-Werkzeuge (E-Rechnung erstellen, XRechnung Viewer)

Wenn du auf unserer Website den E-Rechnungs-Generator oder den XRechnung Viewer nutzt, überträgt dein Browser die eingegebenen Rechnungsangaben oder die ausgewählte Datei an den Server der Kontelio-Anwendung (app.kontelio.de, Rechenzentrum in Frankfurt am Main). Dort wird die E-Rechnung erzeugt oder die Datei gelesen und geprüft, und das Ergebnis geht direkt an deinen Browser zurück (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungsangaben und Dateien werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nach der Antwort verworfen; wir speichern sie weder in einer Datenbank noch als Datei und geben sie nicht an Dritte weiter – auch die Prüfung läuft auf unserem eigenen Server. Rechnungen enthalten oft personenbezogene Daten, etwa Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und Bankverbindungen von dir und deinen Kunden; gib bitte nur Daten ein, die du für die Rechnung verwenden darfst. Wie bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten wie die IP-Adresse. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die Anfragen je IP-Adresse; dafür speichern wir nur einen verschlüsselten Wert (Hash) der IP-Adresse mit dem Zählerstand, der spätestens etwa zwei Stunden nach der letzten Anfrage gelöscht wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hast du der Kategorie „Statistik“ zugestimmt, melden wir Google Analytics nur, dass eine Rechnung erstellt (mit dem gewählten Format) oder eine Datei geprüft wurde (mit dem Prüfergebnis) – nie Inhalte der Rechnung.

6. Webanalyse (Google Analytics)

Nur wenn du im Cookie-Hinweis der Kategorie „Statistik“ zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), laden wir Google Analytics 4, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird – etwa welche Seiten aufgerufen werden, woher die Besuche kommen und wie oft „Kostenlos testen“ angeklickt wird. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Verarbeitet werden Geräte- und Browserdaten, ungefährer Standort, die aufgerufenen Seiten und eine pseudonyme Kennung, die in Cookies (_ga, _ga_<ID>) bis zu zwei Jahre gespeichert wird; die IP-Adresse wird von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Daten können an die Google LLC in den USA übermittelt werden; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google zertifiziert ist. Google-Signale und Werbefunktionen sind deaktiviert. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende der Seite widerrufen; die Analyse-Cookies werden dann gelöscht. Mit dieser Einwilligung misst auch die Kontelio-App (app.kontelio.de) einzelne Schritte – Einrichtung abgeschlossen, erste Rechnung, gebuchte Ausgabe – mit Seitenpfad und Kampagnenangaben (Landingpage, utm_source, utm_campaign), nie mit Inhalten deiner Buchhaltung; der Checkout (kunden.balmersysteme.de) fragt für Registrierung und Abo-Start eigens nach deiner Einwilligung.

7. Conversion-Tracking (Google Ads)

Nur wenn du im Cookie-Hinweis der Kategorie „Marketing“ zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), laden wir das Conversion-Tracking von Google Ads. So erfahren wir, ob ein Besuch über eine unserer Google-Anzeigen zu einer Registrierung führt, und können den Erfolg unserer Werbung messen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Verarbeitet werden die Klick-Kennung der Anzeige, Geräte- und Browserdaten, der Zeitpunkt und die aufgerufenen Seiten; die Kennung wird in Cookies (_gcl_au, _gcl_aw) bis zu 90 Tage gespeichert. Klickst du auf „Kostenlos testen“, wird die Klick-Kennung an das Kundenportal von Balmer Systeme (kunden.balmersysteme.de) übergeben; die Registrierung wird dort nur gemeldet, wenn du auch dort dem Marketing zustimmst. Daten können an die Google LLC in den USA übermittelt werden; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google zertifiziert ist. Personalisierte Werbung und Remarketing sind deaktiviert. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende der Seite widerrufen; die Cookies werden dann gelöscht.

8. Live-Chat (tawk.to)

Der Chat wird nur geladen, wenn du ausdrücklich zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Anbieter ist tawk.to inc., 187 East Warm Springs Rd, SB298, Las Vegas, NV 89119, USA. Dabei werden IP-Adresse, Browserdaten und die Chat-Inhalte an tawk.to übertragen, auch in die USA. Deine Einwilligung kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende der Seite widerrufen.

9. Cookies und Speicherung im Browser

Wir setzen keine Cookies für personalisierte Werbung ein. Im lokalen Speicher deines Browsers speichern wir deine Entscheidung im Cookie-Hinweis und – nur für die laufende Sitzung – ob du den Hinweis zum kostenlosen Test geschlossen hast; beides ist für den Betrieb der Website erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) merken wir uns außerdem die gewählte Abrechnungsansicht der Preise, setzen die Cookies von Google Analytics und Google Ads und laden, falls angeboten, den Live-Chat. Deine Auswahl kannst du jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern oder widerrufen. Damit die Kontelio-App (app.kontelio.de) deine Entscheidung kennt, steht sie zusätzlich im Cookie kontelio_consent (erforderlich); nur mit Einwilligung in „Statistik“ speichern wir die Kampagnenangaben deines Besuchs (Landingpage, utm_source, utm_campaign) für die Sitzung und bis zu 30 Tage im Cookie kontelio_attr.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Schreib uns dazu einfach an info@kontelio.de.

11. Die Kontelio-Anwendung

Für die Anwendung unter app.kontelio.de gilt eine eigene Datenschutzerklärung; die Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main verarbeitet.