VAT w Niemczech dla samozatrudnionych: stawki, Vorsteuer, Ist- i Soll-Versteuerung

Umsatzsteuer czy Mehrwertsteuer – jaka jest różnica?

Prawnie żadna. „Mehrwertsteuer” (podatek od wartości dodanej) to potoczna nazwa, bo ekonomicznie opodatkowana jest tylko wartość dodana na każdym etapie. W ustawie o VAT (Umsatzsteuergesetz, UStG), na Twoich fakturach i w ELSTER nazywa się on Umsatzsteuer. Dla Ciebie jako samozatrudnionego jest pozycją przechodnią: pobierasz go od klientów dla Finanzamt i odzyskujesz podatek z własnych zakupów.

VAT naliczasz, gdy tylko jesteś przedsiębiorcą i nie korzystasz z Kleinunternehmerregelung. Dotyczy to w równym stopniu Freiberufler i przedsiębiorców z Gewerbe. Opodatkowaniu podlegają dostawy i inne usługi, które wykonujesz w kraju odpłatnie; usługi dla firm za granicą zwykle nie podlegają opodatkowaniu w Niemczech, tam działa procedura odwrotnego obciążenia (Reverse Charge).

Stawki VAT 2026: kiedy 19 %, a kiedy 7 %?

Stawka podstawowa wynosi 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG). Obniżona stawka 7 % dotyczy tylko świadczeń wymienionych wyczerpująco w § 12 Abs. 2 UStG i w załączniku 2 do ustawy. W razie wątpliwości obowiązuje 19 %. Najważniejsze przypadki dla samozatrudnionych:

Netto i brutto: jak prawidłowo liczyć VAT

Na każdej fakturze jest kwota netto, stawka VAT, kwota podatku i kwota brutto. Zawsze licz od netto i zaokrąglaj kwotę podatku do pełnego centa według zasad handlowych. Kto liczy wstecz od brutto, dzieli przez 1,19 lub 1,07 – nie odejmuj 19 %, to daje błędny wynik.

Częsty błąd przy klientach prywatnych: kto poda cenę końcową 500 €, a dopiero potem zauważy, że należy się VAT, nie dostanie 500 €, tylko 420,17 € netto. Dlatego z klientami prywatnymi świadomie uzgadniaj ceny brutto, a z firmowymi ceny „plus VAT” (zuzüglich Umsatzsteuer).

Odliczenie Vorsteuer: kiedy odzyskujesz VAT?

VAT, który naliczają Ci inni przedsiębiorcy, odliczasz jako podatek naliczony (Vorsteuer, § 15 UStG). Dzięki temu nie jest on dla Ciebie kosztem: swoje koszty firmowe (Betriebsausgaben) księgujesz netto, a podatek odzyskujesz przez deklarację. Warunki:

• Usługa jest przeznaczona dla Twojej firmy – nie do celów prywatnych.
• Masz prawidłową fakturę ze wszystkimi obowiązkowymi danymi, zwłaszcza Steuernummer lub USt-IdNr. dostawcy, numerem faktury, datą wykonania, kwotą netto, stawką i kwotą podatku. Przy fakturach uproszczonych do 250 € brutto wystarczy stawka i kwota brutto.
• Usługa została wykonana – albo wpłaciłeś zaliczkę, na którą masz fakturę. Poza tym zapłata nie ma znaczenia, także przy Ist-Versteuerung.
• Nie używasz usługi do obrotów zwolnionych bez prawa do odliczenia (np. świadczeń leczniczych).
• Nie obowiązuje zakaz odliczenia: prezenty powyżej 50 € na osobę rocznie lub wydatki nieproporcjonalne są wyłączone. Koszty poczęstunku (Bewirtung) dają natomiast pełne prawo do odliczenia Vorsteuer, choć w podatku dochodowym liczy się tylko 70 %.
• Faktury od Kleinunternehmer nie zawierają VAT – nie ma tam czego odliczyć.

Obliczanie Zahllast: co płacisz Finanzamt

Zahllast to VAT od Twojej sprzedaży minus Vorsteuer z tego samego okresu. Wykazujesz ją we wstępnej deklaracji VAT (Umsatzsteuer-Voranmeldung) do 10. dnia następnego miesiąca lub po kwartale; ze stałym przedłużeniem terminu (Dauerfristverlängerung) miesiąc później. Wynik ujemny to nadwyżka Vorsteuer, którą Finanzamt zwraca.

Przykład za II kwartał 2026 r. graficzki korzystającej z Ist-Versteuerung:

Soll- czy Ist-Versteuerung: kiedy powstaje VAT?

Przy Soll-Versteuerung (według uzgodnionego wynagrodzenia) podatek powstaje z upływem okresu rozliczeniowego, w którym wykonałeś usługę – bez względu na to, kiedy klient zapłaci. Płacisz więc z góry. Przy Ist-Versteuerung (według otrzymanego wynagrodzenia, § 20 UStG) podatek powstaje dopiero, gdy wpłyną pieniądze.

O Ist-Versteuerung musisz wnioskować w Finanzamt, zwykle już w Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Jest możliwa, gdy Twój łączny obrót w poprzednim roku wyniósł najwyżej 800.000 €, gdy jesteś zwolniony z obowiązku prowadzenia ksiąg albo gdy jesteś Freiberufler i nie prowadzisz ksiąg. Zaliczki w obu systemach opodatkowujesz już przy wpływie płatności.

Przykład: 30 listopada 2026 r. wystawiasz fakturę na 5.000 € netto plus 950 € VAT, klient płaci 8 stycznia 2027 r. Przy Soll-Versteuerung 950 € należy do deklaracji za listopad (termin 10 grudnia 2026), przy Ist-Versteuerung do deklaracji za styczeń 2027 (termin 10 lutego 2027). Jeśli należność całkowicie przepadnie, przy Soll-Versteuerung korygujesz VAT według § 17 UStG.

Obroty zwolnione według § 4 UStG – i co oznacza „niepodlegające opodatkowaniu”

Niektóre świadczenia podlegają opodatkowaniu, ale są zwolnione. Nie wykazujesz wtedy VAT, ale też nie możesz odliczyć Vorsteuer z powiązanych zakupów (§ 15 Abs. 2 UStG). Wyjątkami z prawem do odliczenia są eksport i dostawy wewnątrzwspólnotowe. Ważne zwolnienia dla samozatrudnionych:

• Świadczenia lecznicze lekarzy, dentystów, Heilpraktiker, fizjoterapeutów, położnych i podobnych zawodów medycznych (§ 4 Nr. 14 UStG) – ale nie usługi czysto kosmetyczne czy wellness.
• Usługi dydaktyczne i edukacyjne (§ 4 Nr. 21 UStG): od 2025 r. w nowym brzmieniu; nauczanie szkolne i akademickie przez prywatnych nauczycieli jest zwolnione, dla prywatnych placówek edukacyjnych nadal potrzebne jest zaświadczenie urzędu krajowego. Dokładnie sprawdź swój przypadek, np. przy coachingu lub kursach hobbystycznych.
• Najem lokali mieszkalnych (§ 4 Nr. 12 UStG); przy najmie firmom możesz według § 9 UStG zrezygnować ze zwolnienia.
• Obroty jako agent lub broker ubezpieczeniowy (§ 4 Nr. 11 UStG) i wiele usług finansowych (§ 4 Nr. 8 UStG).
• Niektóre świadczenia kulturalne, np. orkiestr, teatrów czy muzeów z zaświadczeniem urzędu krajowego (§ 4 Nr. 20 UStG), oraz działalność honorowa (§ 4 Nr. 26 UStG).
• Czymś innym jest „niepodlegające opodatkowaniu” (nicht steuerbar): doradztwo dla firmy w Hiszpanii w ogóle nie jest opodatkowane w Niemczech. Takie obroty mimo to wykazujesz we wstępnej deklaracji, a przy klientach z UE – w informacji podsumowującej (Zusammenfassende Meldung).

Vorsteuer przy przedmiotach używanych w sposób mieszany

Jeśli używasz przedmiotu firmowo i prywatnie – laptopa, smartfona, auta – decydujesz o przypisaniu do firmy. Przy użyciu firmowym poniżej 10 % przypisanie nie jest możliwe i nie ma Vorsteuer. Od 10 % możesz przypisać przedmiot w całości, tylko w części firmowej lub wcale. Dokumentuj decyzję na bieżąco, najpóźniej do ustawowego terminu złożenia deklaracji rocznej (31 lipca następnego roku) – najprościej przez odliczenie Vorsteuer we wstępnej deklaracji.

Przykład: kupujesz laptopa za 1.500 € netto plus 285 € VAT i używasz go w 70 % zawodowo. Wariant A: przypisujesz go w całości, odliczasz 285 € Vorsteuer i opodatkowujesz użytek prywatny jako nieodpłatne przekazanie (unentgeltliche Wertabgabe) – rozłożone na pięć lat to rocznie 1.500 € ÷ 5 × 30 % = 90 € podstawy i 17,10 € VAT, łącznie 85,50 €. Wariant B: przypisujesz tylko 70 % i od razu odliczasz 199,50 €, bez późniejszego przekazania. W wyniku to samo, ale wariant A daje płynność i elastyczność, gdy zmieni się sposób użytkowania lub sprzedasz urządzenie.

Bieżące koszty, jak abonament komórkowy czy internet, dzielisz według udziału firmowego. Dla pojazdów obowiązują osobne zasady użytku prywatnego, które wyjaśnia poradnik o samochodzie firmowym.

VAT z Kontelio

Kontelio liczy na Twoich fakturach 19 %, 7 % lub zwolnienie i rejestruje wydatki ze stawką, Vorsteuer i udziałem prywatnym. To, czy korzystasz z Soll- czy Ist-Versteuerung, ustawiasz raz. Na tej podstawie powstają wstępna deklaracja VAT z urzędowymi Kennzahlen, roczna deklaracja VAT (Umsatzsteuer-Jahreserklärung) i Zusammenfassende Meldung – w taryfach Business i Pro sprawdzone oprogramowaniem ELSTER i przesłane bezpośrednio. Każdą Kennzahl da się prześledzić aż do dokumentu.

Najczęstsze pytania