Obtenir sa Steuernummer et son USt-IdNr. en Allemagne : tous les numéros en un coup d’œil

Quatre numéros comparés

Les noms se ressemblent, les usages non. Le tableau suivant montre à quoi sert chaque numéro et où vous en avez besoin.

Steuer-ID : le numéro personnel que vous avez déjà

Toute personne déclarée en Allemagne possède un numéro d’identification fiscale (steuerliche Identifikationsnummer). Il est attribué automatiquement lors de la première domiciliation, ne change jamais et figure sur votre attestation d’impôt sur les salaires, sur les avis d’impôt sur le revenu et dans la lettre que le BZSt envoie après votre déclaration de domicile. Si vous venez de vous installer en Allemagne, vous le recevez par courrier quelques semaines après votre déclaration auprès du bureau des déclarations domiciliaires (Meldebehörde).

Si vous l’avez perdu, vous pouvez le redemander via le formulaire du site web du BZSt ; pour des raisons de protection des données, il n’est envoyé que par courrier. Pour votre activité indépendante, vous avez besoin de la Steuer-ID dans le questionnaire d’enregistrement fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) et dans la déclaration d’impôt sur le revenu – elle n’a rien à faire sur les factures ni sur les sites web.

Obtenir la Steuernummer : comment ça se passe

Il n’existe pas de demande spécifique de « Steuernummer ». Vous la demandez en déposant le questionnaire d’enregistrement fiscal via Mein ELSTER – dans le mois suivant le début de votre activité, que vous soyez Freiberufler ou Gewerbetreibender. Le Finanzamt vérifie les informations, pose éventuellement des questions et envoie la Steuernummer par lettre.

Sur les courriers du Finanzamt, elle figure le plus souvent au format du Land, par exemple 12/345/67890. Dans ELSTER et dans les logiciels de comptabilité, elle devient le format fédéral uniforme à 13 chiffres, qui contient en plus le numéro fédéral du Finanzamt. Les deux désignent le même numéro. La Steuernummer est liée au Finanzamt : si vous déménagez dans le ressort d’un autre Finanzamt, vous en recevez une nouvelle. Si le Finanzamt attribue des numéros différents pour l’impôt sur le revenu et pour la TVA, utilisez celui de l’entreprise pour la TVA et sur les factures.

• Créer un compte ELSTER (jusqu’à deux semaines avec certificat, immédiatement avec l’identité en ligne).
• Remplir et envoyer le questionnaire d’enregistrement fiscal ; enregistrer le protocole de transmission.
• Répondre rapidement aux questions du Finanzamt – c’est la cause de retard la plus fréquente.
• Recevoir la Steuernummer par courrier, généralement au bout de deux à six semaines.
• Saisir la Steuernummer dans le modèle de facture et dans la comptabilité.

Obtenir l’USt-IdNr. : dans le questionnaire ou en ligne auprès du BZSt

Il vous faut le numéro de TVA intracommunautaire (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) dès que vous traitez avec des entreprises d’autres pays de l’UE : quand vous leur fournissez des prestations soumises à l’autoliquidation (Reverse Charge), quand vous leur livrez des marchandises ou quand vous achetez des services dans d’autres pays de l’UE, par exemple des annonces publicitaires, de l’hébergement cloud ou des abonnements logiciels. Si vous avez des clients dans l’UE, vous déclarez en outre ces opérations dans l’état récapitulatif (Zusammenfassende Meldung).

Les créateurs cochent la demande dans le questionnaire d’enregistrement fiscal. Le Finanzamt la transmet au BZSt, qui envoie le numéro par courrier après la Steuernummer. Si vous avez déjà une Steuernummer, vous demandez l’USt-IdNr. en ligne via le formulaire du site du BZSt ; il vous faut pour cela la Steuernummer et le Finanzamt compétent. L’attribution est gratuite et prend généralement une à deux semaines.

Méfiez-vous des courriers d’entreprises privées qui demandent de l’argent pour un « enregistrement » ou une « publication » de votre USt-IdNr. : elles n’ont rien à voir avec le BZSt. Les Kleinunternehmer peuvent aussi obtenir une USt-IdNr. ; ils ne facturent pas de TVA pour autant.

Numéro d’identification économique (W-IdNr.) : nouveau, mais rien à faire

La W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) est un identifiant fédéral uniforme pour tous les acteurs économiques. Elle se compose de « DE », de neuf chiffres et d’un suffixe distinctif à cinq chiffres pour chaque activité, par exemple DE123456789-00001. Si vous aviez déjà une USt-IdNr., vous recevez les mêmes neuf chiffres ; si vous demandez l’USt-IdNr. plus tard, vous obtenez une USt-IdNr. avec les chiffres de votre W-IdNr.

Vous n’avez pas à la demander. Le BZSt l’attribue progressivement depuis novembre 2024 et la communique via votre compte ELSTER ; pour les entreprises dont l’USt-IdNr. a été attribuée avant fin novembre 2024, un avis public fait office de notification. Les suffixes distinctifs pour plusieurs activités sont attribués depuis 2026. Sur les factures, la W-IdNr. ne remplace ni la Steuernummer ni l’USt-IdNr., et son indication dans les déclarations d’impôt n’est pas obligatoire jusqu’à fin 2026.

Combien de temps prend chaque étape ?

Les délais s’additionnent si vous commencez tard. Si vous ne déposez le questionnaire qu’après la première mission, vous attendez d’autant plus longtemps votre première facture complète.

Quel numéro doit figurer sur la facture ?

Selon le § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG, une facture doit contenir la Steuernummer ou l’USt-IdNr. de l’entrepreneur qui fournit la prestation. Beaucoup d’indépendants préfèrent l’USt-IdNr., car la Steuernummer est liée au Finanzamt et à des données dont les tiers n’ont pas besoin. Toutes les autres mentions obligatoires figurent dans le guide Rédiger des factures.

Facturer avant d’avoir la Steuernummer

Vous pouvez travailler avant d’avoir reçu la Steuernummer. Mais une facture sans Steuernummer ni USt-IdNr. est incomplète : votre client ne peut pas en déduire la TVA et peut exiger une facture rectifiée. Une mention « Steuernummer demandée » ne remplace pas la mention obligatoire, et la Steuer-ID n’est pas un substitut admis.

Exemple : la graphiste Ana démarre le 2 mars, envoie le questionnaire le 5 mars et termine le 20 mars un projet de 3 000 € HT plus 570 € de TVA. La Steuernummer arrive le 14 avril. Ana émet la facture le 14 avril, avec la période de prestation mars. En régime des encaissements (Ist-Versteuerung), elle déclare les 570 € le mois où le client paie. En régime des débits (Soll-Versteuerung), la TVA est due dès mars, car elle a fourni la prestation en mars – elle va dans la déclaration anticipée de mars, même si la facture n’est rédigée qu’en avril.

• Le mieux : documenter la prestation et n’émettre la facture qu’avec la Steuernummer. Vous devez établir les factures aux entreprises dans un délai de six mois – ce qui suffit presque toujours.
• Si le client insiste : émettre la facture sans Steuernummer et la rectifier après réception. Comme les autres mentions sont correctes, la rectification peut, selon la jurisprudence actuelle, prendre effet rétroactivement à la date d’origine.
• Demander au Finanzamt : si la Steuernummer est déjà attribuée mais pas encore envoyée, certains Finanzämter la communiquent par téléphone après vérification de l’identité.
• Les petits montants jusqu’à 250 € TTC peuvent être facturés sans Steuernummer sous forme de facture simplifiée (Kleinbetragsrechnung) – cela vaut aussi pour les Kleinunternehmer.

Steuernummer et USt-IdNr. avec Kontelio

Dans Kontelio, vous saisissez la Steuernummer et l’USt-IdNr. sous « Immatriculations fiscales », chacune avec sa période de validité. Kontelio imprime automatiquement le bon numéro sur chaque facture et facture électronique, déduit du pays et de l’USt-IdNr. du client si l’autoliquidation s’applique, vous avertit si l’USt-IdNr. du client manque et utilise les numéros dans la déclaration anticipée, la déclaration annuelle de TVA (Umsatzsteuererklärung) et l’état récapitulatif. Après un déménagement, les anciennes factures conservent le numéro alors valable. En savoir plus sur le logiciel de facturation Kontelio.

Questions fréquentes