Steuernummer e USt-IdNr. na Alemanha: todos os números fiscais

Os quatro números comparados

Os nomes se parecem, as funções não. A tabela mostra para que serve cada número e onde você precisa dele.

Steuer-ID: o número pessoal que você já tem

O número de identificação fiscal (steuerliche Identifikationsnummer) todo mundo registrado na Alemanha tem. Ele é atribuído automaticamente no primeiro registro de residência, nunca muda e aparece no comprovante de imposto sobre salários (Lohnsteuerbescheinigung), nos avisos de imposto de renda e na carta que o BZSt envia depois do registro. Quem se muda para a Alemanha o recebe pelo correio algumas semanas após o registro na prefeitura (Meldebehörde).

Se você o perdeu, pode pedir de novo pelo formulário no site do BZSt; por proteção de dados, ele chega só pelo correio. Para a atividade autônoma, você precisa da Steuer-ID no questionário de registro fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) e na declaração de imposto de renda – em faturas e sites ela não deve aparecer.

Como pedir a Steuernummer

Não existe um pedido específico de “Steuernummer”. Você a pede ao enviar o questionário de registro fiscal pelo Mein ELSTER – em até um mês após o início da atividade, seja você Freiberufler ou Gewerbetreibender. O Finanzamt verifica os dados, eventualmente faz perguntas e envia a Steuernummer por carta.

Nas cartas do Finanzamt ela aparece em geral no formato do estado, por exemplo 12/345/67890. No ELSTER e nos programas de contabilidade ela vira o formato nacional de 13 dígitos, que inclui também o número federal do Finanzamt. Os dois indicam o mesmo número. A Steuernummer está ligada ao Finanzamt: se você se mudar para a área de outro Finanzamt, recebe uma nova. Se o Finanzamt atribuir números diferentes para imposto de renda e IVA, use para o IVA e nas faturas o número ligado à empresa.

• Criar a conta no ELSTER (com certificado, até duas semanas; com identidade eletrônica, na hora).
• Preencher e enviar o questionário de registro fiscal; guardar o protocolo de transmissão.
• Responder rápido às perguntas do Finanzamt – elas são o motivo mais comum de atraso.
• Receber a Steuernummer pelo correio, em geral em duas a seis semanas.
• Cadastrar a Steuernummer no modelo de fatura e na contabilidade.

Como pedir a USt-IdNr.: no questionário ou on-line no BZSt

Você precisa do número de identificação de IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) assim que fizer negócios com empresas de outros países da UE: quando presta serviços a elas e vale o reverse charge (inversão do sujeito passivo), quando entrega mercadorias a elas ou quando compra serviços de fora da Alemanha dentro da UE, como anúncios on-line, hospedagem na nuvem ou assinaturas de software. Quem tem clientes na UE também informa essas vendas na declaração recapitulativa (Zusammenfassende Meldung).

Quem está abrindo a empresa marca o pedido no questionário de registro fiscal. O Finanzamt o repassa ao BZSt, que envia o número pelo correio depois da Steuernummer. Se você já tem Steuernummer, pede a USt-IdNr. on-line pelo formulário no site do BZSt; para isso você precisa da Steuernummer e do Finanzamt competente. A atribuição é gratuita e leva em geral uma a duas semanas.

Cuidado com cartas de empresas privadas que cobram por um “registro” ou “publicação” da sua USt-IdNr.: elas não têm nada a ver com o BZSt. Kleinunternehmer (pequenos empresários) também podem ter USt-IdNr.; mesmo assim, não cobram IVA nas faturas.

Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): nova, mas sem nada a fazer

A W-IdNr. é uma identificação única nacional para todos que exercem atividade econômica. Ela tem “DE”, nove dígitos e um sufixo de cinco dígitos para cada atividade, por exemplo DE123456789-00001. Quem já tinha USt-IdNr. recebe os mesmos nove dígitos; quem pede a USt-IdNr. depois recebe uma USt-IdNr. com os dígitos da sua W-IdNr.

Você não precisa pedir. O BZSt a atribui aos poucos desde novembro de 2024 e a comunica pela sua conta no ELSTER; para empresas com USt-IdNr. atribuída até o fim de novembro de 2024 vale uma publicação oficial. Sufixos para várias atividades são atribuídos desde 2026. Nas faturas, a W-IdNr. não substitui nem a Steuernummer nem a USt-IdNr., e nas declarações fiscais informá-la não é obrigatório até o fim de 2026.

Quanto tempo demora cada etapa?

Os prazos se somam quando você começa tarde. Quem envia o questionário só depois do primeiro trabalho espera mais pela primeira fatura completa.

Qual número vai na fatura?

Pelo § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG, a fatura precisa ter a Steuernummer ou a USt-IdNr. de quem presta o serviço. Muitos autônomos preferem a USt-IdNr., porque a Steuernummer está ligada ao Finanzamt e a dados de que terceiros não precisam. Todos os outros dados obrigatórios estão no guia como emitir faturas.

Emitir faturas antes de a Steuernummer chegar

Você pode trabalhar antes de ter a Steuernummer. Mas uma fatura sem Steuernummer nem USt-IdNr. está incompleta: o seu cliente não pode deduzir o IVA (Vorsteuer) com ela e pode pedir uma fatura corrigida. Uma observação “Steuernummer beantragt” (Steuernummer solicitada) não substitui o dado obrigatório, e a Steuer-ID não é um substituto admitido.

Exemplo: a designer gráfica Ana começa em 2 de março, envia o questionário em 5 de março e conclui em 20 de março um projeto de 3.000 € líquidos mais 570 € de IVA. A Steuernummer chega em 14 de abril. Ana emite a fatura em 14 de abril, com período de prestação março. Na Ist-Versteuerung (regime de caixa), ela declara os 570 € no mês em que o cliente paga. Na Soll-Versteuerung (competência), o IVA já nasce em março, porque o serviço foi prestado em março – ele vai na declaração antecipada de março, mesmo que a fatura só seja emitida em abril.

• O melhor: documentar o serviço e emitir a fatura só com a Steuernummer. Faturas a empresas devem ser emitidas em até seis meses – em geral, tempo suficiente.
• Se o cliente insistir: emitir a fatura sem Steuernummer e corrigi-la quando o número chegar. Como os demais dados estão certos, pela jurisprudência atual a correção pode retroagir à data original.
• Perguntar ao Finanzamt: se a Steuernummer já foi atribuída mas ainda não chegou, alguns Finanzämter a informam por telefone após confirmar a sua identidade.
• Valores pequenos até 250 € brutos você pode faturar sem Steuernummer como fatura de pequeno valor (Kleinbetragsrechnung) – isso vale também para Kleinunternehmer.

Steuernummer e USt-IdNr. com o Kontelio

No Kontelio, você informa a Steuernummer e a USt-IdNr. em “Registros fiscais” (Steuerliche Registrierungen), cada uma com período de validade. O Kontelio imprime automaticamente o número certo em cada fatura e E-Rechnung, deduz do país e da USt-IdNr. do cliente se vale o reverse charge, avisa quando falta a USt-IdNr. do cliente e usa os números na declaração antecipada, na declaração anual de IVA (Umsatzsteuererklärung) e na declaração recapitulativa. Depois de uma mudança, as faturas antigas continuam com o número válido na época. Saiba mais sobre o programa de faturas do Kontelio.

Perguntas frequentes