Questionario per la registrazione fiscale (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung): guida sezione per sezione

Chi deve presentare il questionario – ed entro quando

Presenti il questionario (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) quando fondi una ditta individuale, inizi come Freiberufler, avvii un Gewerbe come attività secondaria o rilevi un’azienda. Per le società di persone e di capitali esistono varianti proprie. Chi registra un Gewerbe riceve spesso anche un promemoria dal Finanzamt – ma l’obbligo esiste anche senza questo avviso.

La scadenza è di un mese dall’inizio dell’attività. Conta l’inizio, non la prima fattura: chi inizia il primo incarico il 15 maggio dovrebbe presentarlo entro il 15 giugno. Se non rispetti la scadenza, il Finanzamt sollecita e può applicare una sanzione coercitiva (Zwangsgeld). Più grave è che senza Steuernummer non puoi emettere fatture complete.

Per le ditte individuali è di norma competente il Finanzamt del tuo luogo di residenza; se gestisci l’attività da un altro luogo, per IVA e Gewerbesteuer può essere competente il Finanzamt della sede dell’attività. ELSTER propone il Finanzamt in base al tuo indirizzo.

Preparazione: cosa ti serve prima di compilare

Prevedi abbastanza tempo per l’account ELSTER. Con il file certificato ELSTER ti invia un codice di attivazione per posta, che di solito richiede fino a due settimane. Con l’identificazione online (carta d’identità tedesca con PIN o carta eID) l’account è subito utilizzabile. Come funziona la registrazione nel dettaglio lo trovi nella guida ELSTER per autonomi.

• Numero di identificazione fiscale (Steuer-ID), per le persone sposate anche quello del coniuge.
• Inizio dell’attività, indirizzo dell’azienda, descrizione dell’attività, eventualmente data della registrazione del Gewerbe.
• Stima di fatturato e utile per l’anno di avvio e l’anno successivo e i tuoi altri redditi (stipendio, affitti, redditi di capitale).
• IBAN per i rimborsi e, se desiderato, un mandato di addebito diretto SEPA.
• Precedenti Steuernummern, se in passato sei già stato autonomo o hai partecipazioni.
• Decisione: Kleinunternehmer sì o no, Soll- o Ist-Versteuerung, USt-IdNr. sì o no.

Sezione per sezione: come compilare il questionario

In Mein ELSTER trovi il modulo in „Formulare & Leistungen“ → „Alle Formulare“ → „Unternehmen“ → „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ nella variante „Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit (Einzelunternehmen)“. Le sezioni in ELSTER si chiamano più o meno come nella tabella; ordine e sottopunti possono variare leggermente.

La stima dell’utile: realistica, non ottimisticamente bassa

In base alla tua stima dell’utile il Finanzamt fissa gli acconti dell’imposta sul reddito (Einkommensteuer-Vorauszahlungen). Scadono il 10 marzo, 10 giugno, 10 settembre e 10 dicembre, ma solo se ammontano ad almeno 400 € l’anno e 100 € per scadenza (§ 37 Abs. 5 EStG). Una stima bassa ti dà solo liquidità a breve termine – l’imposta resta la stessa.

Esempio: Jonas inizia il 1° aprile 2026 come sviluppatore web, stima prudentemente 10.000 € di utile e non ha altri redditi. Poiché è sotto la franchigia di base di 12.348 €, il Finanzamt non fissa acconti. In realtà guadagna 30.000 €. Supponendo che sia anche il suo reddito imponibile, l’imposta sul reddito 2026 secondo la tariffa base è 4.217 €. Con l’avviso nell’estate 2027 paga questi 4.217 € di conguaglio – e contemporaneamente vengono fissati acconti per il 2027 di circa 1.054 € a trimestre, spesso anche per scadenze già passate. Nel caso estremo diventano dovuti in un colpo solo oltre 6.000 €.

Regola pratica: meglio stimare un po’ troppo alto e accantonare ogni mese una quota fissa dell’utile. Se hai stimato troppo, puoi chiedere in qualsiasi momento di ridurre gli acconti. Maggiori dettagli nella guida acconti d’imposta.

Regime Kleinunternehmer: sì o no?

Nella sezione IVA (Umsatzsteuer) indichi il fatturato complessivo previsto e decidi sul regime Kleinunternehmer ai sensi del § 19 UStG. Nell’anno di avvio non c’è un fatturato dell’anno precedente; conta allora che il fatturato effettivo dell’anno di avvio non superi 25.000 € – senza proiezione su dodici mesi. Se superi la soglia, il regime termina a partire dall’operazione con cui la superi.

Dal secondo anno vale: fatturato dell’anno precedente al massimo 25.000 € e anno in corso al massimo 100.000 €. Come Kleinunternehmer non addebiti l’IVA in fattura, ma non detrai nemmeno l’IVA a credito (Vorsteuer) e di norma non presenti dichiarazioni periodiche. Se nel questionario rinunci al regime (Regelbesteuerung, regime ordinario), sei vincolato per almeno cinque anni solari.

• Il regime Kleinunternehmer conviene di solito con clienti privati e pochi investimenti, ad es. ripetizioni, artigianato artistico, fotografia per privati.
• Il regime ordinario conviene di solito con clienti business (che recuperano l’IVA) e investimenti iniziali elevati, ad es. consulenza IT con 6.000 € di hardware.
• Anche come Kleinunternehmer devi poter ricevere fatture elettroniche e devi tu stesso l’IVA sulle prestazioni di imprese estere ai sensi del § 13b UStG.

Tassazione per competenza o per cassa (Soll o Ist)?

Con la tassazione per competenza (Soll-Versteuerung) l’IVA nasce appena hai eseguito la prestazione – indipendentemente da quando paga il cliente. Con la tassazione per cassa (Ist-Versteuerung) nasce solo all’incasso. La Ist-Versteuerung la richiedi direttamente nel questionario. È disponibile per i Freiberufler indipendentemente dal fatturato, per tutti gli altri fino a 800.000 € di fatturato dell’anno precedente (§ 20 UStG); nell’anno di avvio conta la stima.

Esempio: il 15 dicembre emetti una fattura di 5.000 € netti più 950 € di IVA, il cliente paga il 20 gennaio. Con la Soll-Versteuerung dichiari i 950 € nella dichiarazione periodica di dicembre e li paghi il 10 gennaio – prima che arrivi il denaro. Con la Ist-Versteuerung vanno a gennaio e scadono solo il 10 febbraio. Per la maggior parte di chi avvia un’attività la Ist-Versteuerung è quindi la scelta migliore. L’IVA a credito delle fatture ricevute la detrai in entrambi i casi appena ci sono fattura e prestazione.

Sistemare subito USt-IdNr. e periodicità delle dichiarazioni

Nella sezione IVA puoi richiedere la partita IVA comunitaria (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr.). Seleziona la casella se hai clienti o fornitori in altri paesi UE o usi servizi online da altri paesi UE, ad esempio annunci pubblicitari o abbonamenti software. Il Finanzamt inoltra la richiesta al Bundeszentralamt für Steuern, che ti invia il numero per posta. Tutto sui numeri nella guida richiedere Steuernummer e USt-IdNr..

Dalla tua stima del fatturato il Finanzamt ricava anche la periodicità della dichiarazione IVA periodica (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Per le attività avviate fino a fine 2026 vale una regola speciale: conta l’imposta prevista dell’anno di avvio – oltre 9.000 € mensile, altrimenti trimestrale; un esonero non è possibile nell’anno di avvio né in quello successivo. Senza proroga della regola speciale, dal 2027 chi avvia un’attività dovrà di nuovo presentarla mensilmente nell’anno di avvio e in quello successivo. Chi ha bisogno di più tempo chiede separatamente la proroga permanente (Dauerfristverlängerung).

Gli errori più frequenti nel questionario

Questi errori i Finanzämter li vedono continuamente – e in seguito costano tempo o denaro:

• Presentato in ritardo: il termine di un mese decorre dall’inizio dell’attività, non dal primo pagamento.
• Utile stimato volutamente basso: porta a conguaglio e acconti tutti insieme (vedi esempio).
• Stipendio o altri redditi dimenticati: per chi ha un’attività secondaria è il reddito complessivo a determinare l’aliquota.
• Attività descritta in modo troppo vago: „consulenza“ porta a domande e nel dubbio alla classificazione come Gewerbe.
• Regime Kleinunternehmer confuso con la soglia del 2024: dal 2025 valgono 25.000 € e 100.000 €.
• Ist-Versteuerung non richiesta, anche se sarebbe stata possibile.
• USt-IdNr. non selezionata, anche se clienti o servizi UE erano prevedibili.

Dopo l’invio: Steuernummer e modifiche successive

Dopo l’invio ricevi in ELSTER un protocollo di trasmissione. Il Finanzamt si fa vivo con domande o ti invia la Steuernummer per posta, di solito dopo due-sei settimane. Seguono l’avviso sugli acconti e, se richiesta, la lettera del Bundeszentralamt con la USt-IdNr.

Il questionario stesso lo presenti una sola volta. Se in seguito cambia qualcosa, lo comunichi al Finanzamt tramite ELSTER – ad esempio con il modulo per la modifica delle coordinate bancarie o con „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ per una nuova stima dell’utile, una richiesta di adeguamento degli acconti o il passaggio al regime ordinario. Se traslochi, informa anche il Finanzamt: se cambia la competenza, ricevi una nuova Steuernummer.

Dopo il questionario con Kontelio

Il questionario lo presenti direttamente in Mein ELSTER. Poi inserisci in Kontelio la tua Steuernummer, la USt-IdNr. e il tipo di tassazione (Soll o Ist) e la periodicità delle dichiarazioni. Kontelio ne calcola le scadenze, crea fatture, dichiarazioni periodiche, dichiarazione IVA annuale ed EÜR e, dopo la verifica con ERiC, le invia direttamente a ELSTER. Scopri di più sull’invio a ELSTER con Kontelio.

Domande frequenti