Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer: was Selbstständige 2026 absetzen können

Homeoffice-Pauschale oder Arbeitszimmer: die zwei Wege im Überblick

Seit 2023 unterscheidet das Einkommensteuergesetz klar zwischen zwei Modellen. Die Tagespauschale ist der einfache Weg für alle, die zu Hause arbeiten – egal ob am Küchentisch oder in einem eigenen Raum. Das häusliche Arbeitszimmer ist für diejenigen gedacht, die ihre Arbeit im Kern von zu Hause aus erledigen und dafür einen abgeschlossenen, (fast) nur beruflich genutzten Raum haben.

Als Selbstständiger ziehst du beides als Betriebsausgabe in deiner Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ab. Anders als Angestellte musst du dabei keinen Pauschbetrag überspringen: Jeder Euro mindert direkt deinen Gewinn und damit Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag (falls fällig) und – bei Gewerbetreibenden – die Gewerbesteuer.

Wie funktioniert die Homeoffice-Pauschale von 6 € pro Tag?

Du darfst 6 € für jeden Kalendertag ansetzen, an dem du deine Tätigkeit überwiegend in deiner Wohnung ausübst und keine erste Betriebsstätte – etwa ein angemietetes Büro – aufsuchst. „Überwiegend“ heißt: mehr als die Hälfte deiner Arbeitszeit an diesem Tag. Die Pauschale ist auf 1.260 € pro Jahr begrenzt; das entspricht 210 Homeoffice-Tagen.

Steht dir dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung – typisch für Solo-Selbstständige ohne Büro –, gilt die Pauschale auch an Tagen, an denen du zusätzlich unterwegs bist, zum Beispiel morgens zu Hause arbeitest und nachmittags einen Kunden besuchst. Die Fahrt zum Kunden setzt du dann zusätzlich als Fahrtkosten bei einer Geschäftsreise ab.

Die Pauschale gilt pro Person, nicht pro Tätigkeit. Bist du angestellt und nebenbei selbstständig, verteilst du die Homeoffice-Tage auf beide Tätigkeiten; zusammen bleiben es höchstens 1.260 €. Wer zu zweit in einer Wohnung arbeitet, bekommt die Pauschale jeweils für sich.

• Führe einen einfachen Kalender: Datum, Ort (Homeoffice, Kunde, Coworking), grobe Stunden.
• Zähle nur Tage, an denen du tatsächlich gearbeitet hast – Urlaub, Krankheit und Wochenenden ohne Arbeit zählen nicht.
• Laufende Kosten wie Miete, Strom und Heizung sind mit der Pauschale abgegolten; Internet und Telefon kannst du mit dem betrieblichen Anteil zusätzlich ansetzen.

Wann darf ich ein häusliches Arbeitszimmer absetzen?

Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein abgeschlossener Raum in deiner Wohnung oder deinem Haus, der nach Lage, Ausstattung und Funktion für berufliche Zwecke eingerichtet ist und so gut wie gar nicht privat genutzt wird (Faustregel: mindestens 90 % beruflich). Ein Durchgangszimmer, ein Gästebett im Raum oder eine offene Arbeitsecke reichen nicht.

Seit 2023 ist der Abzug nur noch möglich, wenn das Zimmer den Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Entscheidend ist, wo du qualitativ die wesentlichen Leistungen erbringst. Bei einer Übersetzerin, einem Programmierer oder einer Grafikdesignerin, die fast ausschließlich am Schreibtisch arbeiten, ist das regelmäßig das Arbeitszimmer. Bei Handwerkern, Trainern oder Beratern, die überwiegend beim Kunden tätig sind, ist es meist nicht der Fall – dann bleibt nur die Tagespauschale.

Liegt der Mittelpunkt dort, hast du die Wahl: tatsächliche Kosten ohne Obergrenze oder eine Jahrespauschale von 1.260 €. Sind die Voraussetzungen nicht das ganze Jahr erfüllt (etwa bei Gründung im April), ermäßigt sich die Jahrespauschale um ein Zwölftel – also 105 € – für jeden Monat ohne Voraussetzungen.

• Anteilige Miete oder – im Eigentum – anteilige Gebäude-AfA und Schuldzinsen.
• Anteilige Nebenkosten: Heizung, Wasser, Müll, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausreinigung.
• Anteiliger Strom, sofern kein eigener Zähler; Renovierungskosten des Zimmers voll.
• Ausstattung des Raums: Lampen, Vorhänge, Teppich, Tapete.

Rechenbeispiel: anteilige Kosten gegen Pauschale

Lena ist selbstständige Übersetzerin und arbeitet ausschließlich zu Hause. Ihre Wohnung hat 80 m² Wohnfläche, das abgeschlossene Arbeitszimmer 12 m². Der Flächenanteil beträgt 12 ÷ 80 = 15 %; maßgeblich ist die gesamte Wohnfläche einschließlich Arbeitszimmer.

Ergebnis: Mit tatsächlichen Kosten setzt Lena 2.322 € ab – 1.062 € mehr als mit der Jahrespauschale. Bei einem persönlichen Grenzsteuersatz von 30 % spart sie dadurch gut 300 € zusätzlich. Hätte sie kein abgeschlossenes Zimmer, bekäme sie bei 220 Arbeitstagen zu Hause nur die gedeckelte Tagespauschale von 1.260 €.

Selbstständige und Angestellte: wo liegt der Unterschied?

Angestellte setzen die Homeoffice-Pauschale als Werbungskosten in der Anlage N an. Dort wirkt sie erst, wenn alle Werbungskosten zusammen den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € übersteigen. Viele Arbeitnehmer haben deshalb von der Pauschale keinen spürbaren Vorteil.

Selbstständige ziehen die Pauschale in der EÜR als Betriebsausgabe ab – ab dem ersten Euro. Zusätzlich gilt: Wer ein Gewerbe betreibt, senkt mit jeder Betriebsausgabe auch den Gewerbeertrag. Bist du nebenberuflich selbstständig, darfst du die Homeoffice-Tage der Tätigkeit zuordnen, für die du an diesem Tag überwiegend gearbeitet hast – an einem Tag gibt es die 6 € aber nur einmal.

Bei Freiberuflern und Gewerbetreibenden gleichermaßen gilt: Die Pauschale ist ein Rechenwert ohne Rechnung, deshalb gibt es darauf keine Vorsteuer. Bei tatsächlichen Arbeitszimmerkosten kannst du als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer die Vorsteuer aus Rechnungen ziehen, die die Umsatzsteuer ausweisen, etwa beim Strom oder bei Renovierungen – nicht aber aus der Wohnungsmiete, die in der Regel umsatzsteuerfrei ist.

Arbeitsmittel: was zusätzlich zur Pauschale abziehbar ist

Möbel und Geräte, die du für die Arbeit nutzt, sind keine Arbeitszimmerkosten. Du setzt sie immer zusätzlich ab – auch wenn du nur die Tagespauschale nutzt. Entscheidend ist der Nettopreis: Bis 800 € netto ist ein Gegenstand ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) und sofort voll abziehbar; teurere Möbel verteilst du über die Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle mit der Abschreibung (AfA).

Computer-Hardware und Software dürfen seit 2021 unabhängig vom Preis im Jahr der Anschaffung voll abgesetzt werden (Nutzungsdauer ein Jahr). Nutzt du ein Gerät auch privat, ziehst du nur den betrieblichen Anteil ab, etwa 70 % bei einem Laptop, den du abends auch privat verwendest.

• Schreibtisch für 650 € netto: GWG, sofort voll abziehbar.
• Höhenverstellbarer Schreibtisch für 1.100 € netto: Abschreibung über 13 Jahre (AfA-Tabelle Büromöbel), also rund 85 € pro Jahr.
• Laptop für 1.800 € netto, 80 % betrieblich: 1.440 € sofort im Anschaffungsjahr.
• Internet: betrieblicher Anteil, zum Beispiel 50 % von 40 € monatlich = 240 € im Jahr, wenn du den Anteil plausibel belegen kannst.

Coworking, Büro und Homeoffice kombinieren

Mietest du einen Platz im Coworking-Space oder ein eigenes Büro, ist die Miete eine voll abziehbare Betriebsausgabe. Weist die Rechnung 19 % Umsatzsteuer aus, holst du sie dir als Vorsteuer zurück – außer du nutzt die Kleinunternehmerregelung.

An Tagen, an denen du überwiegend im Coworking-Space arbeitest, gibt es keine Tagespauschale. Ist der Coworking-Platz dauerhaft verfügbar, gilt er als deine erste Betriebsstätte; die Fahrt dorthin rechnest du dann mit der Entfernungspauschale, nicht mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Ein häusliches Arbeitszimmer ist in diesem Fall nur noch abziehbar, wenn es trotzdem der Mittelpunkt deiner Tätigkeit bleibt – was bei regelmäßiger Büronutzung selten ist.

Welche Variante lohnt sich? Entscheidung in vier Schritten

Die Frage ist weniger „Was ist mehr?“ als „Was darf ich überhaupt?“. Prüfe die Schritte der Reihe nach – sobald eine Antwort Nein lautet, bleibt dir die Tagespauschale.

Beispiel für den Grenzfall: Ein IT-Berater arbeitet 60 % seiner Zeit beim Kunden vor Ort und 40 % im eigenen Arbeitszimmer. Die qualitativ entscheidenden Leistungen – Workshops, Implementierung, Abnahme – erbringt er beim Kunden. Das Arbeitszimmer ist damit nicht der Mittelpunkt; er setzt für seine rund 90 Homeoffice-Tage 540 € Tagespauschale an und rechnet die Fahrten zum Kunden als Reisekosten ab. Eine Grafikdesignerin, die nur gelegentlich zu Kundenterminen fährt, kann dagegen das Arbeitszimmer mit tatsächlichen Kosten ansetzen.

Rechne die tatsächlichen Kosten einmal pro Jahr durch: Liegen sie unter 1.260 €, wähle die Jahrespauschale – dann brauchst du keine Kostenaufstellung und keine Flächenberechnung. Liegen sie darüber, lohnt sich der Aufwand meist schon ab einigen hundert Euro Unterschied. Gerade in Großstädten mit hohen Mieten übersteigen die anteiligen Kosten eines 10–15 m² großen Zimmers die Pauschale fast immer.

• Schritt 1: Hast du einen abgeschlossenen Raum, den du (fast) nur beruflich nutzt? Wenn nein: Tagespauschale.
• Schritt 2: Ist dieser Raum der Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit – auch unter Berücksichtigung einer Anstellung? Wenn nein: Tagespauschale.
• Schritt 3: Liegen die anteiligen tatsächlichen Kosten über 1.260 €? Wenn ja: tatsächliche Kosten mit Nachweisen; wenn nein: Jahrespauschale 1.260 €.
• Schritt 4: Arbeitsmittel, betrieblichen Internet- und Telefonanteil sowie Coworking-Kosten in jedem Fall zusätzlich erfassen.

Eigentum, Belege und typische Fehler

Ein Arbeitszimmer im eigenen Haus oder in der eigenen Wohnung gehört bei Selbstständigen grundsätzlich zum Betriebsvermögen. Das hat Folgen beim späteren Verkauf: Die anteilige Wertsteigerung ist dann steuerpflichtig. Eine Ausnahme gilt für Grundstücksteile von untergeordnetem Wert (§ 8 EStDV): höchstens ein Fünftel des gesamten Gebäudewerts und höchstens 20.500 €. Bei der Tagespauschale stellt sich die Frage nicht, weil kein Raum zum Betriebsvermögen wird.

Bewahre Mietvertrag, Nebenkosten- und Energieabrechnungen sowie eine Flächenberechnung auf. Für die Tagespauschale genügt eine nachvollziehbare Liste der Tage. Diese Unterlagen gehören zu deinen Buchungsbelegen und unterliegen den Aufbewahrungsregeln der GoBD.

• Arbeitszimmer ansetzen, obwohl der Raum auch Gästezimmer ist – das Finanzamt streicht dann alles.
• Tagespauschale und Arbeitszimmerkosten für dieselben Monate doppelt ansetzen.
• Laptop, Monitor oder Schreibtischstuhl vergessen, weil man glaubt, sie seien in der Pauschale enthalten.
• Mehr als 210 Tage ansetzen – die Pauschale ist bei 1.260 € gedeckelt.
• Bei Gründung im laufenden Jahr die Jahrespauschale nicht zeitanteilig kürzen.

Homeoffice-Kosten mit Kontelio erfassen

In Kontelio erfasst du Arbeitsmittel, Coworking-Rechnungen, Internet und Telefon als Ausgabe mit Kategorie, Steuersatz und betrieblichem Anteil; der private Rest mindert den Gewinn nicht. Den Beleg lädst du hoch oder fotografierst ihn, er wird zehn Jahre GoBD-konform archiviert. Geräte über 800 € netto legst du als Anlagegut an, Kontelio berechnet die Abschreibung und übernimmt alles in EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung. Mehr dazu auf der Seite Ausgaben erfassen.

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