GoBD et durées de conservation : ce que les indépendants doivent savoir en 2026

Que sont les GoBD – et s’appliquent-elles à moi ?

Les GoBD sont une circulaire du ministère fédéral des Finances (Bundesfinanzministerium, BMF) qui interprète pour le monde numérique les obligations du code fiscal (Abgabenordnung, §§ 145–147 AO) et des lois fiscales. La version du 28 novembre 2019 a été modifiée deux fois, en dernier lieu le 14 juillet 2025, principalement en raison de la facture électronique. Les GoBD ne sont pas une loi en tant que telle, mais le Finanzamt contrôle sur cette base.

Elles s’appliquent à toute personne tenue fiscalement de tenir des livres ou de faire des enregistrements – donc aussi aux Freiberufler et aux commerçants qui établissent une Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), et pas seulement aux entreprises qui établissent un bilan. Les petites entreprises n’ont pas besoin des mêmes systèmes qu’un grand groupe, mais doivent respecter les mêmes principes.

Les principes des GoBD en pratique

Chaque principe se traduit par une règle concrète pour votre quotidien :

Durées de conservation 2026 en un coup d’œil

Avec la quatrième loi d’allègement bureaucratique (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BEG IV), le délai de conservation des pièces comptables a été réduit de dix à huit ans à compter du 1er janvier 2025 ; il s’applique à toutes les pièces dont l’ancien délai de dix ans n’était pas encore expiré à cette date. Pour les banques, assurances et établissements de titres, la réduction ne s’applique qu’un an plus tard. Les délais figurent au § 147 Abs. 3 AO ; pour les factures, le § 14b UStG reprend le délai de huit ans.

Quand commence le délai de conservation ?

Selon le § 147 Abs. 4 AO, le délai commence à la fin de l’année civile au cours de laquelle la pièce a été créée, la dernière inscription faite ou les comptes établis. Ce n’est donc pas la date de la pièce qui compte, mais la fin de l’année.

La suspension du délai (Ablaufhemmung) est importante : le délai ne prend pas fin tant que les documents sont pertinents pour un impôt dont le délai de prescription court encore – par exemple pendant un contrôle fiscal (Betriebsprüfung), une réclamation ou lorsqu’un avis est émis sous réserve de vérification (Vorbehalt der Nachprüfung). Vérifiez-le avant toute destruction.

Documentation des procédures : obligatoire aussi pour les petits

La documentation des procédures (Verfahrensdokumentation) décrit comment les justificatifs vous parviennent, comment ils sont saisis, comptabilisés, archivés et protégés contre la perte. Elle est obligatoire pour toute entreprise qui tient sa comptabilité sous forme électronique. Son absence n’est pas à elle seule une raison de rejeter la comptabilité – tant que la traçabilité n’en souffre pas. Mais elle devient importante au plus tard avec la numérisation substitutive.

Pour une entreprise individuelle, trois à cinq pages suffisent souvent. Conservez-la dix ans et mettez-la à jour à chaque changement, par exemple un changement de logiciel. Elle doit contenir ces points :

• Description générale : entreprise, activité, logiciels utilisés et qui fait quoi.
• Réception des justificatifs : courrier papier, e-mail, portails clients, factures électroniques – comment les justificatifs sont-ils collectés ?
• Saisie et comptabilisation : quand, par qui, avec quel logiciel, comment les erreurs sont-elles corrigées ?
• Numérisation : qui numérise, quand, contrôle qualité, quand le papier est-il détruit ?
• Archivage et sauvegarde : où se trouvent les données, comment sont-elles sauvegardées, comment l’inaltérabilité est-elle assurée ?
• Accès aux données : comment le Finanzamt peut-il accéder aux données lors d’un contrôle ou obtenir un export ?

Numérisation substitutive : le papier part, l’image reste

Vous pouvez scanner les justificatifs papier ou les photographier avec votre smartphone puis détruire l’original (ersetzendes Scannen). Conditions : l’image est visuellement conforme à l’original et entièrement lisible, la procédure est décrite dans la documentation des procédures et le fichier est archivé de manière inaltérable. Important : les tickets de caisse sur papier thermique s’effacent souvent au bout de quelques mois – numérisez-les immédiatement.

Il existe des exceptions lorsqu’une loi exige l’original, par exemple pour certains documents douaniers ou actes officiels. D’abord numériser, ensuite comptabiliser – et pas l’inverse, avec une pile de papier numérisée des mois plus tard.

Bien archiver justificatifs numériques et factures électroniques

Ce qui arrive sous forme numérique doit être conservé sous forme numérique – une impression ne remplace pas l’original. Cela vaut pour les factures PDF reçues par e-mail, les factures en ligne des portails clients et surtout pour la facture électronique (E-Rechnung), que toute entreprise doit pouvoir recevoir depuis 2025.

• XRechnung : le fichier XML est l’original et se conserve tel quel ; une vue lisible n’est qu’un outil d’aide.
• ZUGFeRD : le fichier hybride (PDF avec XML intégré) se conserve dans son ensemble. Selon la modification des GoBD de 2025, vous ne devez sauvegarder en plus la partie image que si elle contient des informations fiscalement pertinentes qui ne figurent pas dans les données XML.
• E-mails : vous ne devez conserver l’e-mail lui-même que s’il est une pièce comptable ou une lettre commerciale ; s’il ne sert qu’à transporter la facture, la pièce jointe suffit.
• Conversion : si vous convertissez des fichiers dans un autre format, conservez aussi l’original s’il contient des données fiscalement pertinentes.
• Lisibilité : vous devez pouvoir rendre les données lisibles pendant toute la durée de conservation – même après un changement de logiciel.

Eigenbeleg : quand le reçu manque

Si vous avez perdu un justificatif ou s’il n’en existe pas, comme pour un horodateur sans reçu, vous établissez un justificatif vous-même (Eigenbeleg). Il remplace le justificatif externe comme preuve du frais professionnel, mais n’ouvre pas droit à la déduction de TVA, faute de facture au sens de la loi sur la TVA. Les Eigenbelege restent l’exception : s’ils se multiplient, le Finanzamt devient méfiant.

• Date du paiement et date d’établissement de l’Eigenbeleg.
• Bénéficiaire du paiement avec nom et adresse, dans la mesure où ils sont connus.
• Nature de la prestation ou de la marchandise et motif professionnel.
• Montant, en espèces ou non, si possible avec une preuve de paiement (relevé bancaire, relevé de carte).
• Raison pour laquelle il n’y a pas de justificatif original.
• Votre signature ou validation électronique.

Que se passe-t-il en cas de manquement aux GoBD ?

De petits défauts formels n’entraînent en règle générale pas le rejet de la comptabilité. Mais si les défauts sont graves – justificatifs manquants, données modifiées après coup, absence d’enregistrement individuel des recettes en espèces –, le Finanzamt peut estimer les bases d’imposition selon le § 162 AO, le plus souvent avec des majorations de sécurité. S’y ajoutent, pour les caisses, des amendes selon le § 379 AO. Lors d’un contrôle fiscal, le contrôleur exige en outre l’accès à vos données : directement dans le système (Z1), indirectement par des extractions selon ses instructions (Z2) ou par remise d’un support de données (Z3). C’est pourquoi votre logiciel doit pouvoir faire un export complet.

La plupart des questions peuvent être évitées en amont grâce à une routine comptable rigoureuse et un livre de caisse (Kassenbuch) bien tenu (si vous avez des espèces). Pour les justificatifs de repas d’affaires et les factures aussi : ce que vous ne conservez pas, vous ne pouvez pas le déduire.

Les GoBD avec Kontelio

Dans Kontelio, vous téléversez ou photographiez les justificatifs dans la boîte de réception des justificatifs (PDF, JPG, PNG, HEIC et factures électroniques XML) et les associez à la dépense. Les données comptabilisées ne sont pas écrasées : chaque écriture reçoit une valeur de contrôle, les corrections passent par des écritures d’annulation ou des rectifications de facture, et les modifications figurent dans le journal d’audit. Les factures électroniques sont enregistrées dans leur format d’origine, et vous établissez les Eigenbelege directement depuis la dépense. Tous les justificatifs sont archivés dix ans de manière inaltérable – plus d’informations sur la page Gérer ses justificatifs en numérique.

Questions fréquentes