GoBD ومدد الحفظ: ما يجب أن يعرفه العاملون لحسابهم الخاص في ألمانيا في 2026

ما هي GoBD – وهل تسري عليّ أيضًا؟

GoBD خطاب صادر عن وزارة المالية الاتحادية (Bundesfinanzministerium) يفسّر الالتزامات الواردة في قانون الضرائب العام (Abgabenordnung، §§ 145–147 AO) والقوانين الضريبية للعالم الرقمي. وقد عُدّلت نسخة 28 نوفمبر 2019 مرتين، آخرها في 14 يوليو 2025 بسبب الفاتورة الإلكترونية بشكل أساسي. وGoBD ليست قانونًا مستقلًا، لكن Finanzamt يدقق بناءً عليها.

وهي تسري على كل من يجب عليه ضريبيًا مسك دفاتر أو إعداد سجلات – أي أيضًا على أصحاب المهن الحرة وأصحاب الأنشطة التجارية الذين يعدّون حساب فائض الإيرادات (Einnahmenüberschussrechnung)، وليس فقط على الشركات التي تعدّ ميزانية. ولا يجب أن تمتلك المشاريع الصغيرة الأنظمة نفسها التي يمتلكها مجمّع شركات، لكن يجب أن تلتزم بالمبادئ نفسها.

مبادئ GoBD في الممارسة

يمكن ترجمة كل مبدأ إلى قاعدة محددة في حياتك اليومية:

مدد الحفظ 2026 بنظرة عامة

بقانون تخفيف البيروقراطية الرابع (BEG IV) قُصّرت مدة حفظ إيصالات القيد اعتبارًا من 1 يناير 2025 من عشر إلى ثماني سنوات؛ وتسري على جميع الإيصالات التي لم تكن مدتها القديمة البالغة عشر سنوات قد انتهت في ذلك اليوم. وبالنسبة للبنوك وشركات التأمين ومؤسسات الأوراق المالية لا يسري التقصير إلا بعد سنة. والمدد واردة في § 147 Abs. 3 AO؛ وبالنسبة للفواتير يكرر § 14b UStG مدة السنوات الثماني.

متى تبدأ مدة الحفظ؟

تبدأ المدة وفق § 147 Abs. 4 AO بانتهاء السنة التقويمية التي نشأ فيها الإيصال، أو أُجري فيها آخر قيد، أو أُعدّت فيها القوائم الختامية. فالحاسم إذن ليس تاريخ الإيصال، بل نهاية السنة.

والمهم هو وقف انقضاء المدة (Ablaufhemmung): لا تنتهي المدة ما دامت المستندات ذات أهمية لضريبة لا تزال مدة تحديدها سارية – مثلًا أثناء التدقيق الضريبي (Betriebsprüfung)، أو اعتراض، أو إذا كان إشعار ما صادرًا تحت تحفظ المراجعة (Vorbehalt der Nachprüfung). تحقّق من ذلك قبل أي إتلاف.

توثيق الإجراءات: إلزامي حتى للصغار

توثيق الإجراءات (Verfahrensdokumentation) يصف كيف تصل الإيصالات إليك، وكيف تُسجَّل وتُقيَّد وتُؤرشف وتُحمى من الضياع. وهو إلزامي لكل مشروع يمسك محاسبته إلكترونيًا. وغيابه وحده ليس سببًا لرفض المحاسبة – ما دامت قابلية التتبّع لا تتضرر. لكنه يصبح مهمًا على أبعد تقدير عند المسح البديل.

لمشروع فردي تكفي غالبًا ثلاث إلى خمس صفحات. احتفظ به عشر سنوات وحدّثه عند كل تغيير، مثل تغيير البرنامج. وهذه النقاط يجب أن يتضمنها:

• وصف عام: المشروع، النشاط، البرامج المستخدمة، ومن يفعل ماذا.
• وصول الإيصالات: البريد الورقي، البريد الإلكتروني، بوابات العملاء، الفواتير الإلكترونية – كيف تُجمع الإيصالات؟
• التسجيل والقيد: متى، ومن، وبأي برنامج، وكيف تُصحَّح الأخطاء؟
• المسح الضوئي: من يمسح، ومتى، ومراقبة الجودة، ومتى يُتلف الورق؟
• الأرشفة والنسخ الاحتياطي: أين توجد البيانات، وكيف تُنسخ احتياطيًا، وكيف يتحقق عدم القابلية للتغيير؟
• الوصول إلى البيانات: كيف يمكن لـ Finanzamt الوصول إلى البيانات عند التدقيق أو الحصول على تصدير؟

المسح البديل: يذهب الورق وتبقى الصورة

يجوز لك مسح الإيصالات الورقية ضوئيًا أو تصويرها بالهاتف الذكي ثم إتلاف الأصل. والشرط: أن تكون الصورة مطابقة للأصل بصريًا ومقروءة بالكامل، وأن تكون العملية موصوفة في توثيق الإجراءات، وأن يُؤرشف الملف بشكل غير قابل للتغيير. ومهم: إيصالات الصندوق على الورق الحراري تبهت غالبًا بعد بضعة أشهر – امسحها فورًا.

توجد استثناءات إذا اشترط قانون ما الأصل، مثلًا في بعض المستندات الجمركية أو الوثائق الرسمية. امسح أولًا ثم قيّد – وليس العكس مع كومة من الورق تُرقمن بعد أشهر.

أرشفة الإيصالات الرقمية والفواتير الإلكترونية بشكل صحيح

ما يصل رقميًا يجب أن تحفظه رقميًا – فالنسخة المطبوعة لا تحل محل الأصل. وينطبق ذلك على فواتير PDF عبر البريد الإلكتروني، والفواتير الإلكترونية من بوابات العملاء، وخصوصًا على الفاتورة الإلكترونية (E-Rechnung) التي يجب على كل صاحب مشروع أن يكون قادرًا على استلامها منذ 2025.

• XRechnung: ملف XML هو الأصل ويُحفظ دون تغيير؛ والعرض المرئي مجرد أداة مساعدة.
• ZUGFeRD: يُحفظ الملف الهجين (PDF مع XML مضمّن) كاملًا. ووفق تعديل GoBD لعام 2025 لا يجب عليك حفظ الجزء المرئي إضافيًا إلا إذا احتوى على معلومات ذات أهمية ضريبية غير موجودة في بيانات XML.
• رسائل البريد الإلكتروني: لا يجب حفظ الرسالة نفسها إلا إذا كانت إيصال قيد أو مراسلة تجارية؛ وإذا كانت مجرد وسيلة لنقل الفاتورة، فالمرفق يكفي.
• التحويل: إذا حوّلت ملفات إلى صيغة أخرى، فاحفظ الأصل معها إذا احتوى على بيانات ذات أهمية ضريبية.
• قابلية القراءة: يجب أن تتمكن من جعل البيانات مقروءة طوال المدة كلها – حتى بعد تغيير البرنامج.

الإيصال الذاتي: عندما يغيب الوصل

إذا فقدت إيصالًا أو لم يكن هناك إيصال، كما في جهاز موقف سيارات لا يعطي وصلًا، تُنشئ إيصالًا ذاتيًا (Eigenbeleg). وهو يحل محل الإيصال الخارجي كإثبات للمصروف التشغيلي، لكنه لا يمنح حق خصم ضريبة المدخلات، لأنه لا توجد فاتورة بالمعنى الوارد في قانون ضريبة القيمة المضافة. والإيصالات الذاتية استثناء: فإذا تكاثرت، يرتاب Finanzamt.

• تاريخ الدفع وتاريخ إنشاء الإيصال الذاتي.
• المستفيد من الدفع بالاسم والعنوان، بقدر ما هو معروف.
• نوع الخدمة أو السلعة والسبب التجاري.
• المبلغ، نقدًا أو غير نقدي، ومع إثبات الدفع إن أمكن (كشف الحساب، كشف البطاقة).
• سبب عدم وجود إيصال أصلي.
• توقيعك أو موافقتك الإلكترونية.

ماذا يحدث عند مخالفة GoBD؟

العيوب الشكلية الصغيرة لا تؤدي عادةً إلى رفض المحاسبة. لكن إذا كانت العيوب جوهرية – إيصالات مفقودة، بيانات عُدّلت لاحقًا، عدم تسجيل الإيرادات النقدية منفردة – يحق لـ Finanzamt تقدير أسس الضريبة وفق § 162 AO، غالبًا مع إضافات احتياطية. ويُضاف إلى ذلك في أجهزة الصندوق غرامات وفق § 379 AO. وعند التدقيق الضريبي يطلب المدقق أيضًا الوصول إلى بياناتك: مباشرة في النظام (Z1)، أو بشكل غير مباشر عبر تقارير وفق تعليماته (Z2)، أو بتسليم وسيط بيانات (Z3). لذلك ينبغي أن يتيح برنامجك تصديرًا كاملًا.

معظم الأسئلة يمكن تجنّبها مسبقًا بـ روتين محاسبي نظيف ودفتر صندوق (Kassenbuch) منظّم (إن كان لديك نقد). وفي إيصالات الضيافة والفواتير أيضًا: ما لا تحفظه لا يمكنك خصمه.

GoBD مع Kontelio

في Kontelio ترفع الإيصالات أو تصوّرها إلى صندوق الإيصالات الوارد (PDF وJPG وPNG وHEIC والفواتير الإلكترونية بصيغة XML) وتربطها بالنفقة. ولا يُكتب فوق البيانات المقيدة: فكل قيد يحصل على قيمة تحقق، وتجري التصحيحات عبر قيود عكسية أو تصحيحات الفواتير، وتظهر التغييرات في «سجل التدقيق». وتُحفظ الفواتير الإلكترونية بصيغتها الأصلية، وتُنشئ الإيصالات الذاتية مباشرة عند النفقة. وتُؤرشف جميع الإيصالات عشر سنوات بشكل غير قابل للتغيير – المزيد في صفحة إدارة الإيصالات رقميًا.

أسئلة شائعة