XRechnung, ZUGFeRD e Peppol: i formati di fattura elettronica a confronto
XRechnung e ZUGFeRD sono entrambe fatture elettroniche (E-Rechnung) valide secondo la norma europea EN 16931 – la XRechnung come puro file XML, ZUGFeRD come PDF con XML incorporato. Peppol non è un formato, ma una rete di trasmissione. Qui scopri quale formato ti serve e quando, e quali profili ZUGFeRD non bastano.
Cosa rende una fattura una E-Rechnung?
Dal 1° gennaio 2025 il § 14 UStG distingue tra la E-Rechnung e l’«altra fattura» (sonstige Rechnung). Una E-Rechnung è una fattura emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato che ne consente l’elaborazione elettronica. Il formato deve corrispondere alla norma europea EN 16931 – o a un altro formato concordato tra emittente e destinatario, purché fornisca i dati in modo altrettanto corretto e completo.
Conta il set di dati, non l’aspetto. Un PDF, una scansione o una foto è una sonstige Rechnung, anche se arriva per e-mail. Quando devi ricevere e inviare E-Rechnungen lo trovi nella guida all’obbligo di fattura elettronica 2025–2028; qui si parla dei formati stessi.
La EN 16931 definisce un modello di dati semantico con termini di business numerati con «BT» (Business Term) e «BG» (Business Group), ad esempio BT-1 numero di fattura, BT-2 data della fattura o BT-10 riferimento dell’acquirente. Per questo modello la norma ammette due scritture tecniche (sintassi): UBL 2.1 e UN/CEFACT CII. Tutti i formati usati in Germania si basano su queste.
XRechnung: lo standard tedesco (UBL o CII)
La XRechnung è la declinazione tedesca (CIUS) della EN 16931, curata dall’ufficio di coordinamento per gli standard IT (KoSIT). È un puro file XML senza rappresentazione visiva: per leggerla serve un programma o un visualizzatore. Nei contenuti è più rigorosa della norma. Regole di business tedesche aggiuntive (BR-DE) richiedono tra l’altro il riferimento dell’acquirente (BT-10), un contatto del venditore con nome, telefono ed e-mail (BG-6) e i dati di pagamento.
Una XRechnung può essere scritta in UBL o in CII – le due sono equivalenti e il destinatario deve saperle elaborare entrambe. La versione attuale è la 3.0.x; con XRechnung 4.0 la KoSIT prepara una versione basata sulla EN 16931 rivista. Le versioni precedenti alla 3.0 non dovresti più usarle.
Per chi? La XRechnung è obbligatoria per le fatture alle autorità federali e alla maggior parte delle autorità regionali e comunali. Anche le grandi imprese la richiedono sempre più spesso, perché si importa direttamente nel loro sistema contabile.
ZUGFeRD e Factur-X: PDF e XML in un unico file
ZUGFeRD è un formato ibrido del Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): un PDF/A-3 in cui i dati della fattura sono incorporati come XML CII. Le persone leggono il PDF, i programmi i dati XML. Factur-X è la denominazione francese tecnicamente identica – un file ZUGFeRD dalla versione 2.1 è allo stesso tempo Factur-X.
Ai fini fiscali in ZUGFeRD conta sempre il file XML. Se PDF e XML divergono, vale la parte strutturata. Assicurati quindi che il tuo programma generi entrambi dagli stessi dati e che non venga mai modificato solo il PDF a posteriori.
ZUGFeRD prevede più profili con un numero diverso di campi. Non tutti i profili soddisfano i requisiti di una E-Rechnung:
| Profilo | Contenuto | Vale come E-Rechnung? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Solo dati di testata e totali, nessuna riga | No – solo supporto alla registrazione |
| BASIC WL | Dati di testata e fiscali, ma nessuna riga di fattura | No – solo supporto alla registrazione |
| BASIC | Fattura semplice con righe, sottoinsieme della EN 16931 | Sì, ma con campi limitati |
| EN 16931 (ex COMFORT) | Modello di dati completo della norma | Sì – standard consigliato |
| EXTENDED | EN 16931 più campi aggiuntivi, ad es. per catene di fornitura complesse | Sì |
| XRECHNUNG | File ZUGFeRD con XRechnung incorporata (CII) | Sì – soddisfa anche le regole aggiuntive tedesche |
XRechnung o ZUGFeRD – quale formato per chi?
Entrambi i formati soddisfano dal 2027/2028 l’obbligo di inviare E-Rechnungen tra imprese. La scelta dipende soprattutto dal destinatario. Come regola semplice: autorità → XRechnung; impresa con un proprio sistema di elaborazione delle E-Rechnungen → il formato che richiede; piccola impresa senza programma specifico → ZUGFeRD nel profilo EN 16931, perché è anche un normale PDF.
| Caratteristica | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Tipo di file | Puro XML | PDF/A-3 con XML incorporato |
| Leggibile dalle persone | Solo con visualizzatore | Sì, come un normale PDF |
| Sintassi | UBL 2.1 o CII | CII |
| Fatture alle autorità | Formato obbligatorio (Bund, la maggior parte dei Länder) | Solo nel profilo XRECHNUNG, altrimenti spesso respinta |
| Fatture B2B dal 2027/2028 | Consentita | Consentita dal profilo BASIC, consigliato EN 16931 |
| Fatture a clienti privati | Poco comune – il cliente fatica ad aprirla | Adatta, ma basta anche un normale PDF |
| Regole aggiuntive tedesche (BR-DE) | Sì, ad es. riferimento acquirente e contatto venditore | Solo nel profilo XRECHNUNG |
Fatture alle autorità: Leitweg-ID e portali
Dal 27 novembre 2020 tutti i fornitori della Federazione devono presentare le fatture come E-Rechnung (E-Rechnungsverordnung des Bundes); sono esclusi solo gli affidamenti diretti fino a 1.000 € netti. I Länder hanno regolamenti propri con limiti e scadenze in parte diversi – in caso di dubbio chiedi all’ente appaltante.
Ogni ente pubblico ha una Leitweg-ID. Determina presso quale autorità arriva la fattura ed è strutturata così: indirizzamento generale (ad es. 991 per la Federazione), indirizzamento di dettaglio e una cifra di controllo a due cifre, ad esempio «991-12345-67». La Leitweg-ID va inserita nel campo riferimento dell’acquirente (Käuferreferenz, BT-10). Se manca o è errata, la fattura viene di solito respinta automaticamente e si considera non ricevuta – il termine di pagamento allora non decorre.
La trasmissione avviene tramite le piattaforme di ricezione fatture della pubblica amministrazione: per la Federazione le piattaforme ZRE e OZG-RE, nei Länder portali propri. Lì puoi caricare una XRechnung già pronta, inviarla per e-mail alla piattaforma, trasmetterla via Peppol o, su alcuni portali, compilare una fattura direttamente nel modulo web. Per caricamento e modulo web ti serve un account sulla piattaforma.
Peppol: una rete, non un formato
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) è una rete per lo scambio sicuro di documenti commerciali. Mittente e destinatario non sono collegati direttamente, ma tramite punti di accesso certificati (Access Points) dei loro fornitori di servizi – un po’ come nella rete telefonica. Ogni partecipante ha un Peppol-ID; per le autorità tedesche di solito è la Leitweg-ID con il prefisso 0204.
Tramite Peppol le fatture viaggiano nel formato Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) o come XRechnung. Per te come autonomo vale: in Germania Peppol non è obbligatorio. Ti serve solo se un committente lo richiede espressamente o se invii moltissime fatture in modo automatizzato. In altri Stati UE, come il Belgio, Peppol è invece già la rete di trasmissione standard per le fatture B2B.
Canali di trasmissione a confronto
La legge sull’IVA (Umsatzsteuergesetz) non prescrive un canale di trasmissione specifico. Conta solo che il file strutturato arrivi invariato al destinatario. Se un canale è «buono», in pratica lo decide il destinatario:
| Canale | Uso tipico | Vantaggio | Svantaggio |
|---|---|---|---|
| E-mail con allegato | B2B in Germania | Gratuito, tutti hanno una casella | Nessuna conferma di consegna, rischio spam |
| Caricamento sul portale del cliente o dell’autorità | B2G, grandi gruppi | Verifica immediata e conferma di ricezione | Un account per ogni portale |
| Peppol | B2G, clienti internazionali, grandi volumi | Consegna dimostrabile, standardizzata | Serve il punto di accesso di un fornitore |
| Link di download / API | Piattaforme, integrazione ERP | Automatizzabile | Impegno tecnico |
Verificare (validare) le E-Rechnungen
Una E-Rechnung può essere formalmente errata anche se ha un bell’aspetto. La verifica avviene in due fasi: prima rispetto allo schema XML (il file è tecnicamente ben costruito?), poi rispetto alle regole di business (Schematron) della EN 16931 ed eventualmente della XRechnung (tornano totali, aliquote e campi obbligatori?). La KoSIT mette a disposizione un validatore gratuito, usato anche dalla maggior parte dei programmi.
Errori frequenti e loro cause:
- BR-DE-15: manca il riferimento dell’acquirente (BT-10) – per le autorità la Leitweg-ID, per le imprese al limite un numero d’ordine o di cliente.
- BR-DE-2: manca il contatto del venditore (BG-6) con nome, telefono ed e-mail.
- BR-CO-15: il totale della fattura non corrisponde a imponibile più imposta – spesso per arrotondamenti per riga invece che per aliquota.
- Codice di categoria d’imposta errato: per il Reverse Charge va inserito «AE», per le cessioni intracomunitarie esenti «K», per i piccoli imprenditori «E» con motivo dell’esenzione. Di più nella guida al Reverse-Charge-Verfahren (inversione contabile).
- Codice del tipo di fattura errato (BT-3): 380 per una fattura, 381 per una nota di credito (Credit Note), 384 per una fattura rettificata, 326 per una fattura parziale.
E-Rechnungen ricevute: leggerle e conservarle
Dal 2025 devi essere in grado di ricevere E-Rechnungen – anche come piccolo imprenditore (Kleinunternehmer). Basta una casella e-mail, ma ti serve un programma che mostri l’XML in forma leggibile. Per la detrazione dell’IVA la fattura deve contenere tutti i dati obbligatori; conta la parte XML, non un PDF inviato insieme.
Devi conservare la E-Rechnung nel formato originale, cioè il file XML o il PDF ZUGFeRD con XML incorporato, in modo non modificabile e analizzabile a macchina. Una stampa non basta. Termini e regole li spiega la guida alla conservazione conforme alle GoBD.
Formati di fattura elettronica con Kontelio
Kontelio emette le tue fatture in uscita a scelta come ZUGFeRD nel profilo EN 16931, come XRechnung in CII o in UBL – il formato standard lo imposti una volta e puoi cambiarlo per cliente e per fattura. La Leitweg-ID la inserisci nel cliente o nella fattura come riferimento dell’acquirente, il contatto del venditore (BG-6) nelle impostazioni. Prima dell’emissione Kontelio verifica il file con «Verifica E-Rechnung» rispetto alle regole ufficiali. L’invio avviene per e-mail; l’invio tramite Peppol al momento Kontelio non lo offre.
Le XRechnungen e le fatture ZUGFeRD in arrivo le invii al tuo indirizzo personale di posta in entrata o le carichi. Kontelio le mostra in forma leggibile, riporta gli importi in contabilità e archivia l’originale per dieci anni in modo non modificabile. Di più alla pagina fattura elettronica con Kontelio; tutto sui dati obbligatori lo trovi nella guida emettere fatture.
Domande frequenti
Un PDF inviato per e-mail è una E-Rechnung?
No. Un PDF è una sonstige Rechnung, anche se inviato elettronicamente. Fino a fine 2026 puoi ancora inviare fatture di questo tipo alle imprese, poi, a seconda del fatturato, solo fino a fine 2027 – dal 2028 le fatture B2B nazionali devono essere E-Rechnungen.
Quale profilo ZUGFeRD devo usare?
Usa EN 16931 (ex COMFORT). Contiene tutti i dati obbligatori della norma ed è elaborato praticamente da ogni destinatario. MINIMUM e BASIC WL non sono E-Rechnungen; EXTENDED ti serve solo se un cliente richiede campi aggiuntivi.
Qual è la differenza tra UBL e CII nella XRechnung?
Sono due scritture tecniche dello stesso modello di dati della EN 16931. Nei contenuti si equivalgono, e i destinatari in Germania devono saperle elaborare entrambe. ZUGFeRD usa sempre CII, Peppol di solito UBL.
Dove trovo la Leitweg-ID?
Dal committente pubblico stesso – di solito è indicata nell’ordine, nel contratto o nei documenti di gara. In caso di dubbio chiedi all’autorità prima di emettere la fattura, perché senza una Leitweg-ID corretta la fattura viene respinta.
Da freelance mi serve Peppol?
Di norma no. Tra imprese in Germania basta l’e-mail, e le autorità accettano fatture anche tramite caricamento o e-mail alla loro piattaforma. Peppol conviene se un committente lo richiede espressamente.
Posso modificare a posteriori il PDF di una fattura ZUGFeRD?
No. Ai fini fiscali vale la parte XML, e PDF e XML devono coincidere. Gli errori li correggi come per ogni fattura con una fattura di storno o rettifica nello stesso formato.
Factur-X è consentito in Germania?
Sì. Factur-X è tecnicamente identico a ZUGFeRD dalla versione 2.1. Valgono gli stessi profili: MINIMUM e BASIC WL non sono E-Rechnungen, da EN 16931 in su sei al sicuro.
Scopri la funzione di Kontelio adatta: Fattura elettronica
Passo dopo passo nel manuale di Kontelio: XRechnung, ZUGFeRD e Peppol
Aggiornato al: ottobre 2026. Informazioni generali, non costituiscono consulenza fiscale.