Fattura di acconto in Germania: come fatturare correttamente i grandi incarichi

Anzahlung, Abschlag, Teilrechnung, Schlussrechnung: i termini

Nella pratica i termini vengono spesso confusi. Ai fini IVA conta soprattutto una domanda: una parte della prestazione è già conclusa e collaudata (prestazione parziale, Teilleistung) – oppure il cliente paga in anticipo per una prestazione che sarà eseguita nel suo insieme solo più tardi (Anzahlung o Abschlag)?

Quando puoi chiedere acconti o anticipi?

Non esiste un diritto generale al pagamento anticipato – serve un accordo. Scrivi quindi già nel preventivo o nel contratto quando è dovuto quale importo, ad esempio „30 % all’ordine, 40 % dopo l’approvazione del design, 30 % dopo il collaudo“. Nei contratti d’opera (Werkverträge), per esempio uno sviluppo software o web, ai sensi del § 632a BGB puoi chiedere acconti pari al valore delle prestazioni già eseguite anche senza un accordo specifico.

Per i clienti privati valgono regole di tutela: in un contratto edilizio con un consumatore (Verbraucherbauvertrag) gli acconti non possono superare complessivamente il 90 % del compenso totale (§ 650m BGB). In altri settori, gli anticipi a carico dei consumatori previsti nelle condizioni generali (AGB) sono validi solo se di importo adeguato.

I pagamenti in acconto hanno senso soprattutto nei progetti lunghi: garantiscono la tua liquidità e riducono il rischio di insolvenza. Come calcolare il prezzo di un progetto lo mostra la guida calcolare la tariffa oraria.

Cosa deve contenere una fattura di anticipo?

Una fattura di anticipo (Anzahlungsrechnung) è una fattura ai sensi del § 14 UStG e richiede gli stessi dati obbligatori di qualsiasi altra – nome e indirizzo di entrambe le parti, Steuernummer o USt-IdNr., numero di fattura progressivo, data di emissione, descrizione della prestazione, importo netto, aliquota e importo dell’imposta. Maggiori dettagli nella guida come fare una fattura.

• Indica chiaramente il documento come „Anzahlungsrechnung“ o „1. Abschlagsrechnung“, così il tuo cliente non lo registra come fattura finale.
• Al posto della data della prestazione indichi la data dell’incasso, se è nota e diversa dalla data della fattura – altrimenti un’indicazione come „prestazione prevista per marzo 2027“.
• Descrivi per cosa viene versato l’anticipo: „Anticipo 30 % sul rifacimento del sito web secondo il preventivo AN-2026-018 del 4 settembre 2026“.
• Indica l’IVA come in una fattura normale – con il reverse charge anche sugli acconti l’imposta è dovuta dal cliente; come Kleinunternehmer non la addebiti.

IVA sugli acconti: la Mindest-Istversteuerung

Di norma, nel regime per competenza (Soll-Versteuerung) l’IVA nasce alla fine del mese in cui esegui la prestazione. Per gli acconti vale un’eccezione: se ricevi denaro prima che la prestazione sia eseguita, l’imposta su questa somma nasce già alla fine del periodo di liquidazione in cui arriva il denaro (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a S. 4 UStG). Si parla di Mindest-Istversteuerung (tassazione minima per cassa).

Esempio: l’anticipo di 7.140 € arriva il 15 marzo. I 1.140 € di IVA in esso contenuti vanno nella dichiarazione IVA periodica (Umsatzsteuer-Voranmeldung) di marzo (con liquidazione trimestrale: 1° trimestre), con scadenza il 10 aprile – oppure, con proroga permanente (Dauerfristverlängerung), il 10 maggio. Se hai emesso la fattura di anticipo ma non hai ancora ricevuto il denaro, l’imposta non nasce ancora.

Per il tuo cliente vale il contrario: può detrarre l’IVA a credito (Vorsteuer) di una fattura di anticipo solo quando ha la fattura e ha pagato (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 S. 3 UStG). Se applichi comunque il regime per cassa (Ist-Versteuerung), per te non cambia nulla – l’imposta nasce sempre con il pagamento. Maggiori dettagli nella guida all’IVA (Umsatzsteuer).

Esempio di calcolo: anticipo, acconto e fattura finale

Una web designer realizza il rifacimento di un sito per 20.000 € netti. Sono concordati il 30 % di anticipo, il 40 % dopo l’approvazione del design e il resto dopo il collaudo. Tutti gli importi con IVA al 19 %:

La fattura finale: detrarre correttamente gli acconti

La fattura finale (Schlussrechnung o Endrechnung) fattura l’intera prestazione. Secondo il § 14 Abs. 5 S. 2 UStG devi detrarre in essa i corrispettivi parziali incassati prima dell’esecuzione della prestazione e le relative imposte, se per questi hai emesso fatture di anticipo. La presentazione più chiara è quella dell’esempio: importo totale netto e IVA, sotto ogni acconto con data, netto, imposta e lordo, poi l’importo residuo.

È ammesso anche detrarre la somma di tutti gli acconti in un’unica riga, purché importo netto e IVA siano riconoscibili separatamente. Non basta invece detrarre solo l’importo lordo degli acconti lasciando l’intera IVA di 3.800 €. In quel caso indichi l’imposta sugli acconti una seconda volta e la devi due volte ai sensi del § 14c Abs. 1 UStG – finché non rettifichi la fattura finale. Come fare lo spiega la guida alla rettifica della fattura.

In alternativa puoi emettere una fattura per il residuo (Restrechnung) che fattura solo la parte ancora aperta (6.000 € più 1.140 €), senza elencare gli acconti. Ai fini IVA non è una fattura finale, ma per il tuo cliente è spesso meno chiara. Per i progetti con più acconti la fattura finale completa è la scelta migliore.

Errori frequenti e come evitarli

La maggior parte dei problemi con le fatture di acconto non nasce con l’anticipo, ma alla fine del progetto:

• Dimenticare gli acconti nella fattura finale: il cliente dovrebbe pagare di nuovo l’intero importo e tu devi l’IVA due volte. Tieni un elenco di tutti gli acconti per ogni progetto.
• Dichiarare l’IVA solo con la fattura finale: l’imposta sugli acconti va nella dichiarazione periodica del mese di pagamento. Un errore costa interessi ed eventualmente maggiorazioni per ritardo (Verspätungszuschläge).
• L’aliquota cambia durante il progetto: conta l’aliquota al momento dell’esecuzione della prestazione. L’imposta sugli acconti viene adeguata di conseguenza nella fattura finale.
• Stesso numero per anticipo e fattura finale: ogni fattura di anticipo, di acconto e finale richiede un proprio numero progressivo.
• Anticipo senza fattura: anche se non emetti una fattura di anticipo, l’IVA nasce all’incasso – ma il tuo cliente non può detrarre l’IVA a credito.

Acconti nell’EÜR e a cavallo d’anno

Nel rendiconto per cassa (Einnahmenüberschussrechnung) vale il principio di cassa (Zuflussprinzip, § 11 EStG): ogni acconto è un ricavo d’esercizio nell’anno in cui arriva sul tuo conto, indipendentemente da quando sarà finita la prestazione. Anche l’IVA incassata è un ricavo d’esercizio, il pagamento al Finanzamt una spesa d’esercizio.

Esempio: se ricevi l’anticipo di 7.140 € il 20 dicembre 2026 per un progetto che sarà finito solo a febbraio 2027, aumenta il tuo utile 2026. Chi riceve molti acconti a fine anno dovrebbe tenerne conto negli accantonamenti per le tasse.

Fatture di acconto come fattura elettronica

Dal 2027/2028 anche le fatture di anticipo, di acconto e finali verso imprese in Germania dovranno essere fatture elettroniche (E-Rechnungen). Per il tipo di fattura (BT-3) la XRechnung prevede codici propri, ad esempio 326 per le fatture parziali e da 875 a 877 per fatture di acconto e finali nelle prestazioni edilizie. Nella fattura finale gli importi già pagati vanno nel campo „Importo pagato in anticipo“ (Vorausgezahlter Betrag, BT-113); l’importo da pagare risulta quindi come residuo.

Acconti con Kontelio

In Kontelio emetti fatture di anticipo, di acconto e finali come normali fatture con numero progressivo, tutti i dati obbligatori e, se vuoi, come fattura elettronica. Abbini gli incassi alle fatture; le fatture pagate solo in parte compaiono come „Pagata in parte“, e un importo che non puoi ancora abbinare a una fattura lo registri come acconto (Anzahlung) e lo abbini più tardi. La scheda „Impatto fiscale“ di ogni fattura mostra in quale dichiarazione IVA periodica e in quale Anlage EÜR confluisce.

Al momento non esiste un modello specifico per fatture finali con detrazione automatica degli acconti – controlla quindi le detrazioni con l’esempio sopra. Scopri di più sul programma di fatturazione di Kontelio.

Domande frequenti