Contabilidad para autónomos en Alemania: lo que de verdad tiene que hacer

¿Qué contabilidad necesito como autónomo?

El derecho fiscal alemán conoce dos formas de calcular el beneficio: la cuenta de ingresos y gastos (EÜR) según el § 4 Abs. 3 EStG y la comparación del patrimonio empresarial (Betriebsvermögensvergleich) con contabilidad por partida doble, balance y cuenta de pérdidas y ganancias. Cuál se le aplica depende de la forma jurídica y del tamaño, no de lo que haga su asesor bancario o un conocido.

Los Freiberufler (§ 18 EStG) pueden usar siempre la EÜR, sea cual sea su facturación y su beneficio. Los empresarios con Gewerbe también, mientras no estén obligados a llevar contabilidad como comerciantes (Kaufmann) según el HGB y el Finanzamt no se lo exija según el § 141 AO. Desde 2024, los límites son 800.000 € de facturación u 80.000 € de beneficio en el ejercicio. Una GmbH o UG, en cambio, es siempre comerciante por su forma jurídica y debe llevar balance.

Más sobre el formulario en la guía de la cuenta de ingresos y gastos (EÜR). Si está empezando, lea primero Hacerse autónomo en Alemania.

Lo que debe registrar y lo que no

La EÜR tampoco es una estimación. El Finanzamt espera que cada cifra de la Anlage EÜR proceda de un justificante. Son obligatorios:

• Todos los ingresos de la actividad (Betriebseinnahmen): facturas emitidas, ventas en efectivo, intereses de la cuenta de empresa, reembolsos de seguros, subvenciones.
• Todos los gastos de la actividad (Betriebsausgaben) con justificante: facturas recibidas, tiques de caja, extractos bancarios para las comisiones, justificantes propios (Eigenbelege) en los casos sin recibo.
• El IVA por separado: el IVA repercutido cobrado y el IVA soportado (Vorsteuer) pagado, cada uno por tipo impositivo (consulte El IVA (Umsatzsteuer) para autónomos).
• Las compras de más de 800 € netos, en el registro de inmovilizado con su amortización (consulte Amortización (AfA) y bienes de escaso valor (GWG)).
• Las comidas de negocios y los regalos, uno a uno y separados de los demás gastos (§ 4 Abs. 7 EStG).
• Las partes privadas, por ejemplo del móvil o del coche, y las retiradas y aportaciones privadas (Privatentnahmen / Privateinlagen), que hay que indicar en la Anlage EÜR si los intereses de deudas de la actividad superan los 2.050 €.

Reglas básicas de las GoBD en una frase por regla

Las GoBD (principios para llevar y conservar correctamente libros, registros y documentos en formato electrónico) se aplican también a los empresarios individuales con EÜR. En el día a día significa:

• Completa: se registra cada operación, también el café de 3,80 €.
• Correcta y comprobable: cada asiento lleva al justificante y viceversa.
• A tiempo: las operaciones en efectivo se anotan a diario y las demás, en poco tiempo; registrar dentro de diez días se considera sin problema.
• Inalterable: las correcciones solo mediante asiento de anulación o nueva versión, nunca sobrescribiendo; por eso una hoja de Excel por sí sola no cumple las GoBD.
• Conservación: justificantes contables ocho años, libros y EÜR diez años, cartas comerciales seis años; detalles en la guía GoBD y plazos de conservación.

Su rutina mensual: la contabilidad en 60–90 minutos

La mayoría de los problemas surgen cuando los justificantes pasan un año en una caja de zapatos. Reserve una cita fija, por ejemplo el primer día laborable del mes; con declaración anticipada del IVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) mensual, como muy tarde hasta el día 10.

A final de año se añaden pocos pasos: calcular las amortizaciones del registro de inmovilizado, asignar los pagos periódicos en torno al cambio de año según la regla de los diez días (por ejemplo, el pago anticipado del IVA de diciembre que se paga hasta el 10 de enero), contabilizar las partes privadas del coche y el teléfono, y preparar la Anlage EÜR y la declaración anual del IVA. Si ha contabilizado bien durante el año, le llevará horas más que días.

• Reunir justificantes: correo electrónico, portales de clientes, fotos de tiques, facturas electrónicas (XML); todo en una misma bandeja de entrada.
• Registrar gastos: proveedor, fecha, neto, tipo de IVA, categoría y, si hace falta, la parte privada.
• Revisar las facturas emitidas: ¿están facturados todos los servicios del mes? ¿Los números son correlativos y sin huecos?
• Conciliar el extracto bancario: cada movimiento corresponde a una factura, un gasto, una retirada privada o un traspaso.
• Revisar las partidas pendientes y, si hace falta, reclamar el pago con amabilidad.
• Contar la caja, si tiene efectivo en el negocio (consulte Libro de caja (Kassenbuch)).
• Enviar la declaración anticipada del IVA o anotar el trimestre, y apartar una reserva para el impuesto sobre la renta (Reservas para impuestos).

Archivo de justificantes: digital, pero ordenado

Puede escanear o fotografiar los justificantes en papel y destruir después el papel (escaneo sustitutivo, ersetzendes Scannen), si la imagen es legible y completa y describe cómo lo hace. Los justificantes digitales (facturas en PDF, facturas electrónicas, pedidos en línea) se conservan en su formato original; una copia impresa no basta.

Funciona bien un archivo por año y mes con un número de justificante único que también figure en el asiento. Si usa un programa de contabilidad, adjunta el justificante directamente al asiento y se ahorra buscarlo cuando el Finanzamt pregunte. Si falta un justificante, hace un justificante propio (Eigenbeleg) con fecha, importe, destinatario, finalidad y el motivo por el que no hay recibo; pero con él no puede deducir el IVA soportado.

Conciliación bancaria: el paso de control más importante

Conciliar el extracto bancario con la contabilidad le muestra al instante lo que falta: un gasto sin registrar, una factura sin pagar o un pago contabilizado dos veces. Lo más fácil es tener una cuenta de empresa (Geschäftskonto) propia por la que solo pasen pagos del negocio.

Las asignaciones típicas en la conciliación son: cobro a la factura emitida, domiciliación a la factura recibida, comisión de mantenimiento como gasto bancario, transferencia a la cuenta privada como retirada privada, pago al Finanzamt como pago anticipado del IVA o, si es impuesto sobre la renta, también como retirada privada, porque el impuesto sobre la renta no es un gasto de la actividad.

Consejo para la conciliación: si a final de mes el saldo de la contabilidad coincide con el saldo del extracto, el mes está completo. Si no coincide, casi siempre falta un extracto, una comisión sin contabilizar o un pago que liquida dos facturas a la vez.

Ejemplo: un mes de contabilidad con cifras

Lena es diseñadora UX autónoma (Freiberuflerin), sujeta al IVA, con declaración anticipada trimestral. En marzo de 2026, su mes es así:

¿Excel, software o asesor fiscal?

Legalmente puede llevar su contabilidad usted mismo. La cuestión es cuánto tiempo, riesgo y dinero quiere invertir. Importante: desde que la EÜR, la declaración anticipada del IVA y la declaración del impuesto comercial solo se presentan de forma electrónica a través de ELSTER, necesita de todos modos una herramienta digital.

Los errores más frecuentes en la contabilidad

Estos errores los ven una y otra vez los inspectores fiscales en los autónomos, y todos se evitan con la rutina mensual:

• Pagos privados y profesionales mezclados, sin justificantes de las retiradas privadas.
• Aceptar facturas sin los datos obligatorios: entonces no hay deducción del IVA soportado (consulte Hacer facturas).
• Justificantes de comidas de negocios sin motivo ni asistentes (consulte Gastos de comidas de negocios (Bewirtung)).
• Deducir por completo de inmediato compras caras en lugar de repartirlas a lo largo de su vida útil.
• Contabilizar el impuesto sobre la renta o el seguro médico como gasto de la actividad.
• Olvidar las devoluciones de IVA del Finanzamt: en la EÜR son ingresos de la actividad.
• Conservar las facturas electrónicas solo como PDF impreso en lugar del XML original (consulte Factura electrónica (E-Rechnung)).

Contabilidad con Kontelio

Kontelio une los pasos de la rutina mensual: usted emite facturas con números correlativos, sube o fotografía justificantes en la bandeja de entrada y los registra como gastos con categoría, tipo de IVA y parte privada. A partir del plan Business, Kontelio contabiliza según el SKR03, importa extractos bancarios en CAMT, MT940 o CSV y, al conciliar, propone la factura o el gasto que corresponde. De ahí salen la declaración anticipada del IVA y la Anlage EÜR, que envía directamente a ELSTER; los justificantes se archivan diez años conforme a las GoBD. En los planes Business y Pro, da acceso gratuito a su asesor fiscal. Tiene una visión general en la página Software de contabilidad para autónomos.

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