QuickBooks in Germania: cosa devono verificare gli autonomi prima di iniziare

QuickBooks esiste in Germania?

Sì, ma non come edizione nazionale tedesca dedicata. Intuit elenca la Germania sul suo sito nell’area «QuickBooks Global», cioè la versione internazionale di QuickBooks Online. La pagina prodotto tedesca indica i piani Simple Start, Essentials, Plus e Advanced; secondo la pagina prezzi internazionale prevedono, a seconda del piano, da 1 a 25 utenti, accesso per il contabile e 30 giorni di prova gratuita. I prezzi Intuit li mostra per Paese; verificali quindi direttamente presso il fornitore (tutti i dati aggiornati a ottobre 2026).

Secondo l’assistenza Intuit, nelle versioni internazionali la lingua dell’interfaccia si può cambiare e il tedesco è tra le lingue supportate. Allo stesso tempo Intuit scrive nel suo articolo sul supporto linguistico che guida e supporto sono attualmente redatti in inglese; alcuni articoli di aiuto sono comunque disponibili in tedesco. Le risposte dell’IA, secondo Intuit, sono al momento solo in inglese.

Per la valutazione non conta il marchio, ma la domanda: il programma copre gli obblighi che il diritto tributario tedesco ti impone come autonomo? Lo verifichiamo qui sotto punto per punto.

Questi obblighi deve soddisfare la tua contabilità in Germania

Indipendentemente dal programma, per gli autonomi in Germania valgono questi obblighi. Per Freiberufler e piccoli imprenditori la determinazione dell’utile è di solito l’Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

• Dichiarazione IVA periodica elettronica al Finanzamt – trimestrale o mensile, in scadenza il 10° giorno dopo la fine del periodo. Di più nella guida alla dichiarazione IVA periodica (Umsatzsteuer-Voranmeldung).
• Dichiarazione IVA annuale e Anlage EÜR in formato elettronico entro il 31 luglio dell’anno successivo (senza consulente fiscale).
• Ricezione di E-Rechnungen dal 1.1.2025, emissione dal 2027 con oltre 800.000 € di fatturato nell’anno precedente, dal 2028 per tutti – vedi obbligo di fattura elettronica.
• Conservazione regolare e non modificabile secondo le GoBD: giustificativi contabili 8 anni, libri e registrazioni 10 anni – vedi guida alle GoBD.
• Fatture con tutti i dati obbligatori secondo il § 14 Abs. 4 UStG e numerazione senza lacune.

Verifica di conformità: QuickBooks e i requisiti tedeschi

La tabella mette a confronto ciò che Intuit indica sulla pagina prodotto tedesca e nell’assistenza per QuickBooks Online e cosa significa per te. «Nessuna indicazione trovata» significa: Intuit non descrive la funzione per la Germania – non è un’affermazione sull’esistenza di soluzioni alternative tramite app aggiuntive. In caso di dubbio chiedi a Intuit prima di decidere. Per confronto c’è anche Kontelio.

ELSTER e dichiarazione IVA periodica: la via manuale

Sulla pagina tedesca Intuit cita genericamente la presentazione di dichiarazioni fiscali, ma nessuna trasmissione a ELSTER. Se non conti su un’interfaccia del genere, trasferisci tu stesso i valori di ogni periodo in Mein ELSTER o li passi al tuo consulente fiscale. Per farlo ti serve un account ELSTER con certificato; come fare lo spiega la guida ELSTER per autonomi.

Un esempio con cifre: una designer ha fatturato nel trimestre 12.000 € netti al 19 % e ha spese con 375 € di IVA a credito. Nella UStVA riporta:

• Kz 81 (operazioni al 19 %): 12.000 € – ELSTER calcola l’imposta di 2.280 €.
• Kz 66 (IVA a credito detraibile): 375 €.
• Risultato Kz 83 (versamento): 2.280 € − 375 € = 1.905 €, in scadenza il 10° giorno dopo la fine del trimestre.
• Lo stesso quattro volte l’anno, più la dichiarazione IVA annuale e la Anlage EÜR riga per riga. Chi lo fa a mano dovrebbe confrontare ogni volta i totali con il report del programma – gli errori di battitura portano a rettifiche.

Fattura elettronica: XRechnung e ZUGFeRD

Dal 2025 come imprenditore devi poter ricevere E-Rechnungen. Un PDF non è una E-Rechnung; valgono i formati strutturati secondo la EN 16931 come XRechnung o ZUGFeRD dal profilo EN 16931. Dal 2027 o 2028 devi emettere tu stesso E-Rechnungen verso altre imprese in Germania.

Intuit descrive sulla pagina prodotto tedesca (ottobre 2026) la creazione e il pagamento di fatture, ma né XRechnung né ZUGFeRD né la lettura di E-Rechnungen in arrivo. Se usi QuickBooks, prevedi quindi uno strumento separato per creare e visualizzare le E-Rechnungen e assicurati che l’originale venga conservato in formato XML. Quali formati esistono lo spiega la guida a XRechnung, ZUGFeRD e Peppol.

GoBD, piano dei conti e consulenza fiscale

Per le GoBD non esiste un certificato ufficiale – né per QuickBooks né per qualsiasi altro programma. Il responsabile di una contabilità regolare sei tu. Ne fanno parte un archivio non modificabile, modifiche tracciabili, la finalizzazione (Festschreibung) dei periodi chiusi e una documentazione procedurale (Verfahrensdokumentation) che descriva come lavori con i tuoi programmi. Verifica per ogni programma in concreto come soddisfa questi punti e integra ciò che manca.

I consulenti fiscali tedeschi lavorano per lo più con i piani dei conti SKR03 o SKR04 e spesso con DATEV. Su entrambi Intuit non fornisce indicazioni per QuickBooks in Germania. Chiedi prima al tuo studio in quale forma servono i dati e verifica se puoi impostare il tuo piano dei conti di conseguenza. Approfondimenti nella guida al piano dei conti SKR03/SKR04.

Per chi QuickBooks può comunque andare bene in Germania

QuickBooks Online è un programma diffuso con collegamento bancario, gestione dell’IVA, fatture, report e – a seconda del piano – altre funzioni come progetti o gestione del magazzino. Può avere senso se:

• la tua azienda ha sede all’estero e lì contabilizza già con QuickBooks, mentre la Germania è solo un mercato secondario,
• un consulente fiscale in Germania si occupa per te di dichiarazioni IVA periodiche, EÜR e verifica dei requisiti GoBD,
• usi comunque uno strumento separato per le E-Rechnungen e un archivio e accetti consapevolmente i passaggi aggiuntivi.
• Se invece lavori da solo, fatturi soprattutto in Germania e vuoi presentare da te le dichiarazioni periodiche, un programma pensato per la Germania è di solito la via più breve. A cosa fare attenzione nella scelta lo mostra la guida scegliere il software di contabilità.

Passare da QuickBooks: checklist

Se vuoi cambiare, procedi in quest’ordine – idealmente all’inizio di un anno o di un trimestre, subito dopo l’ultima dichiarazione periodica nel vecchio sistema:

• Esportare tutti i dati da QuickBooks: registrazioni, clienti, fornitori, fatture, piano dei conti e codici IVA, più tutti i giustificativi nel formato originale.
• Conservare i dati storici: il Finanzamt può accedere ai dati per tutto il periodo di conservazione. Una stampa in PDF non basta; salva i dati in forma analizzabile a macchina o mantieni un accesso in lettura.
• Riportare le partite aperte: fatture attive e passive non pagate con importo e scadenza.
• Trasferire le immobilizzazioni: ogni bene con data di acquisto, costo di acquisto e valore contabile residuo, così che l’ammortamento (AfA) prosegua.
• Proseguire i numeri di fattura in modo univoco, ad esempio con un nuovo prefisso per la nuova serie.
• Tenere pronto il certificato ELSTER e confrontare la prima dichiarazione periodica nel nuovo programma con l’ultima di QuickBooks.
• Configurare il conto bancario e importare gli estratti conto dalla data di passaggio. Un conto aziendale (Geschäftskonto) dedicato rende più facile l’abbinamento.

Alternativa a QuickBooks per la Germania: Kontelio

Kontelio è pensato per autonomi e piccole imprese in Germania. Dal piano Start crei fatture con tutti i dati obbligatori, note di credito e fatture di storno, nonché E-Rechnungen come ZUGFeRD (profilo EN 16931) o XRechnung, ricevi E-Rechnungen e archivi i giustificativi per dieci anni in modo non modificabile. Dal piano Business Kontelio prepara Anlage EÜR con AVEÜR, dichiarazione IVA periodica, dichiarazione IVA annuale, ZM e dichiarazione Gewerbesteuer a partire dalle tue registrazioni secondo lo SKR03, le verifica con ERiC e le invia con il tuo certificato ELSTER. Gli estratti conto li importi come CAMT, MT940 o CSV; il tuo consulente fiscale ottiene un accesso gratuito con un ruolo dedicato.

L’interfaccia è disponibile in nove lingue, tra cui inglese, portoghese, turco e arabo, e i termini ufficiali tedeschi restano visibili. Un’importazione dei dati storici da QuickBooks con un clic Kontelio non la offre; parti con anagrafiche, partite aperte e immobilizzazioni alla data di passaggio. Buste paga ed esportazione DATEV non sono incluse. Di più alla pagina software di contabilità per autonomi – prova gratis per 30 giorni.

Domande frequenti