QuickBooks w Niemczech: co samozatrudnieni powinni sprawdzić przed startem

Czy QuickBooks jest dostępny w Niemczech?

Tak, ale nie jako osobna niemiecka edycja krajowa. Intuit wymienia Niemcy na swojej stronie w sekcji „QuickBooks Global”, czyli międzynarodowej wersji QuickBooks Online. Niemiecka strona produktu podaje plany Simple Start, Essentials, Plus i Advanced; według międzynarodowej strony cennika mają one zależnie od planu od 1 do 25 użytkowników, dostęp dla księgowego i 30 dni bezpłatnego testu. Ceny Intuit pokazuje według kraju; sprawdź je więc bezpośrednio u dostawcy (wszystkie informacje według stanu na październik 2026).

Język interfejsu można według pomocy Intuit zmienić w wersjach międzynarodowych, niemiecki należy do obsługiwanych języków. Jednocześnie Intuit pisze w artykule pomocy o obsłudze języków, że pomoc i wsparcie są obecnie przygotowane po angielsku; niektóre artykuły pomocy są jednak po niemiecku. Wyniki AI są według Intuit obecnie dostępne tylko po angielsku.

Do oceny liczy się nie marka, lecz pytanie: czy program pokrywa obowiązki, które niemieckie prawo podatkowe nakłada na Ciebie jako samozatrudnionego? Sprawdzamy to poniżej punkt po punkcie.

Te obowiązki musi spełniać Twoja księgowość w Niemczech

Niezależnie od programu samozatrudnionych w Niemczech obowiązują poniższe wymogi. U Freiberufler i małych przedsiębiorców metodą ustalania zysku jest zwykle rachunek nadwyżki przychodów nad kosztami (EÜR).

• Umsatzsteuer-Voranmeldung elektronicznie do Finanzamt – kwartalnie lub miesięcznie, wymagalna 10. dnia po końcu okresu. Więcej w poradniku o Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Roczna deklaracja VAT i Anlage EÜR elektronicznie do 31 lipca następnego roku (bez doradcy podatkowego).
• Odbiór e-faktur od 1.1.2025, wystawianie od 2027 przy obrocie z poprzedniego roku powyżej 800.000 €, od 2028 dla wszystkich – zob. obowiązek e-faktury.
• Prawidłowe, niezmienne przechowywanie wg GoBD: dowody księgowe 8 lat, księgi i zapisy 10 lat – zob. poradnik GoBD.
• Faktury ze wszystkimi danymi obowiązkowymi wg § 14 Abs. 4 UStG i ciągłą numeracją.

Test zgodności: QuickBooks a niemieckie wymagania

Tabela zestawia, co Intuit podaje na niemieckiej stronie produktu i w pomocy dla QuickBooks Online, i co to dla Ciebie oznacza. „Nie znaleziono informacji” znaczy: Intuit nie opisuje tej funkcji dla Niemiec – nie jest to stwierdzenie, czy istnieją obejścia przez dodatkowe aplikacje. W razie wątpliwości zapytaj Intuit, zanim podejmiesz decyzję. Dla porównania obok podajemy Kontelio.

ELSTER i Umsatzsteuer-Voranmeldung: droga ręczna

Intuit wymienia na niemieckiej stronie ogólnie składanie deklaracji podatkowych, ale nie przesyłanie do ELSTER. Jeśli nie liczysz na taki interfejs, wartości każdego okresu przenosisz sam do Mein ELSTER lub przekazujesz doradcy podatkowemu. Potrzebujesz do tego konta ELSTER z certyfikatem; jak to zrobić, opisuje poradnik ELSTER dla samozatrudnionych.

Przykład z liczbami: projektantka w kwartale osiągnęła 12.000 € obrotu netto ze stawką 19 % i miała wydatki z 375 € Vorsteuer. Do UStVA przenosi:

• Kz 81 (obroty 19 %): 12.000 € – ELSTER oblicza podatek 2.280 €.
• Kz 66 (odliczalny Vorsteuer): 375 €.
• Wynik Kz 83 (zaliczka): 2.280 € − 375 € = 1.905 €, wymagalna 10. dnia po końcu kwartału.
• To samo cztery razy w roku, do tego roczna deklaracja VAT i Anlage EÜR wiersz po wierszu. Kto robi to ręcznie, powinien za każdym razem porównać sumy z raportem w programie – literówki prowadzą do korekt.

E-faktura: XRechnung i ZUGFeRD

Od 2025 roku jako przedsiębiorca musisz móc odbierać e-faktury (E-Rechnungen). PDF nie jest e-fakturą; ważne są ustrukturyzowane formaty zgodne z EN 16931, jak XRechnung lub ZUGFeRD od profilu EN 16931. Od 2027 lub 2028 roku musisz sam wystawiać e-faktury innym firmom w Niemczech.

Intuit opisuje na niemieckiej stronie produktu (stan na październik 2026) tworzenie i opłacanie faktur, ale ani XRechnung, ani ZUGFeRD, ani odczytu przychodzących e-faktur. Jeśli używasz QuickBooks, zaplanuj więc osobne narzędzie do tworzenia i wyświetlania e-faktur i zadbaj o przechowywanie oryginału w formacie XML. Jakie formaty istnieją, wyjaśnia poradnik o XRechnung, ZUGFeRD i Peppol.

GoBD, plan kont i doradca podatkowy

Dla GoBD nie ma urzędowego certyfikatu – ani dla QuickBooks, ani dla żadnego innego programu. Za prawidłowe prowadzenie ksiąg odpowiadasz sam. Należą do tego niezmienne archiwum, identyfikowalne zmiany, zatwierdzanie zamkniętych okresów i dokumentacja procedur (Verfahrensdokumentation), opisująca, jak pracujesz ze swoimi programami. Przy każdym programie sprawdź konkretnie, jak spełnia te punkty, i uzupełnij to, czego brakuje.

Niemieckie biura doradztwa podatkowego pracują zwykle z planami kont SKR03 lub SKR04, a często z DATEV. Na oba tematy Intuit nie podaje dla QuickBooks w Niemczech żadnych informacji. Zapytaj wcześniej swoje biuro, w jakiej formie potrzebuje danych, i sprawdź, czy możesz odpowiednio założyć plan kont. Tło w poradniku o planie kont SKR03/SKR04.

Dla kogo QuickBooks w Niemczech może mimo to pasować

QuickBooks Online to popularny program z połączeniem z bankiem, ewidencją VAT, fakturami, raportami i – zależnie od planu – dalszymi funkcjami, jak projekty czy magazyn. Może mieć sens, gdy:

• Twoja firma ma siedzibę za granicą i już tam księguje w QuickBooks, a Niemcy są tylko rynkiem pobocznym,
• doradca podatkowy w Niemczech przejmuje za Ciebie deklaracje wstępne VAT, EÜR i sprawdzenie wymogów GoBD,
• i tak używasz osobnego narzędzia do e-faktur i archiwum, a dodatkowe kroki akceptujesz świadomie.
• Jeśli natomiast pracujesz sam, rozliczasz się głównie w Niemczech i chcesz sam składać deklaracje wstępne, program zbudowany dla Niemiec jest zwykle krótszą drogą. Na co zwracać uwagę przy wyborze, pokazuje poradnik wybór programu księgowego.

Przejście z QuickBooks: lista kontrolna

Jeśli chcesz zmienić program, postępuj w tej kolejności – najlepiej na początku roku lub kwartału, zaraz po ostatniej deklaracji wstępnej w starym systemie:

• Wyeksportuj wszystkie dane z QuickBooks: księgowania, klientów, dostawców, faktury, plan kont i kody podatkowe, a także wszystkie dokumenty w formacie oryginalnym.
• Zachowaj stare dane: Finanzamt może przez cały okres przechowywania żądać dostępu do danych. Wydruk PDF do tego nie wystarczy; zabezpiecz dane w formie umożliwiającej maszynową analizę lub zachowaj dostęp do odczytu.
• Przenieś otwarte pozycje: niezapłacone faktury sprzedażowe i zakupowe z kwotą i terminem.
• Przenieś środki trwałe: każdy środek z datą zakupu, kosztem nabycia i wartością księgową, aby amortyzacja (AfA) biegła dalej.
• Kontynuuj numerację faktur jednoznacznie, np. z nowym prefiksem dla nowej serii numerów.
• Przygotuj certyfikat ELSTER i porównaj pierwszą deklarację wstępną w nowym programie z ostatnią z QuickBooks.
• Skonfiguruj konto bankowe i zaimportuj wyciągi od dnia przejścia. Osobne konto firmowe ułatwia przypisywanie.

Alternatywa dla QuickBooks w Niemczech: Kontelio

Kontelio powstało dla samozatrudnionych i małych firm w Niemczech. Od planu Start wystawiasz faktury ze wszystkimi danymi obowiązkowymi, noty uznaniowe i faktury stornujące, a także e-faktury jako ZUGFeRD (profil EN 16931) lub XRechnung, odbierasz e-faktury i archiwizujesz dokumenty niezmiennie przez dziesięć lat. Od planu Business Kontelio przygotowuje Anlage EÜR z AVEÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, roczną deklarację VAT, ZM i Gewerbesteuererklärung z Twoich księgowań wg SKR03, sprawdza je przez ERiC i wysyła z Twoim certyfikatem ELSTER. Wyciągi bankowe importujesz jako CAMT, MT940 lub CSV; Twój doradca podatkowy dostaje bezpłatny dostęp z własną rolą.

Interfejs jest dostępny w dziewięciu językach, w tym po angielsku, portugalsku, turecku i arabsku, a oficjalne niemieckie pojęcia pozostają widoczne. Kontelio nie oferuje przeniesienia starych danych z QuickBooks jednym kliknięciem; zaczynasz z danymi podstawowymi, otwartymi pozycjami i środkami trwałymi na dzień przejścia. Płace i eksport DATEV nie są dostępne. Więcej na stronie program księgowy dla samozatrudnionych – 30 dni testu za darmo.

Najczęstsze pytania