Buchhaltungssoftware für Selbstständige auswählen: Checkliste für Deutschland

Was muss Buchhaltungssoftware in Deutschland können?

Der Begriff „Buchhaltungssoftware“ ist nicht geschützt. Manche Programme sind reine Rechnungsschreiber, andere decken den ganzen Weg bis zur Steuererklärung ab. Was du wirklich brauchst, ergibt sich aus deinen gesetzlichen Pflichten – nicht aus der Funktionsliste auf der Startseite eines Anbieters.

Für die meisten Selbstständigen mit Einnahmenüberschussrechnung sind es fünf Bereiche: Rechnungen mit Pflichtangaben, E-Rechnung, ordnungsgemäße Aufbewahrung nach GoBD, Umsatzsteuer mit elektronischer Übermittlung und die Gewinnermittlung. Die Tabelle zeigt, worauf die Pflicht beruht und was die Software dafür leisten sollte.

Rechnungen und E-Rechnung: das Pflichtprogramm

Jede Software kann ein hübsches PDF erzeugen. Entscheidend ist, ob sie dich zu allen Pflichtangaben führt und die Rechnungsnummern lückenlos vergibt. Korrekturen dürfen nicht durch Überschreiben passieren, sondern über eine Gutschrift oder Stornorechnung – ein Programm, das gestellte Rechnungen einfach ändern oder löschen lässt, ist ein Warnsignal. Was auf eine korrekte Rechnung gehört, steht im Ratgeber Rechnung schreiben.

Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ab 2027 musst du selbst E-Rechnungen an Unternehmen ausstellen, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab 2028 gilt das für alle; Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer sind beim Ausstellen ausgenommen. Die Zeitplanung erklärt der Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Prüfe bei der E-Rechnung genau, was „unterstützt“ bedeutet:

• Erstellt die Software XRechnung (UBL oder CII) und ZUGFeRD im Profil EN 16931 – nicht nur MINIMUM oder BASIC WL, die keine E-Rechnung sind? Details im Ratgeber zu den E-Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD.
• Kann sie eingehende XML-Rechnungen lesbar anzeigen und die Beträge übernehmen?
• Prüft sie die Datei vor dem Versand gegen die offiziellen Regeln (Schema und Schematron)?
• Gibt es ein Feld für die Leitweg-ID, falls du an Behörden fakturierst?
• Ist die E-Rechnung schon im Einstiegstarif enthalten oder kostet sie extra?

GoBD: Archiv, Protokoll und Festschreibung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen, dass Buchungen und Belege vollständig, zeitnah, unveränderbar und nachvollziehbar sind. Eine Ablage aus PDF-Dateien auf dem Laptop oder Fotos im Messenger erfüllt das nicht, weil jede Datei unbemerkt geändert oder gelöscht werden kann.

Wichtig zu wissen: Es gibt kein amtliches „GoBD-Zertifikat“ für Software. Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern können helfen, verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit bleibst aber du. Achte deshalb auf konkrete Funktionen statt auf Siegel. Die Regeln im Detail erklärt der Ratgeber GoBD für Selbstständige.

Seit 2025 gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren, für Bücher, Aufzeichnungen und die EÜR-Unterlagen 10 Jahre. Elektronisch empfangene Dokumente bewahrst du im Originalformat auf – eine E-Rechnung also als XML bzw. ZUGFeRD-PDF, nicht als Ausdruck.

• Originaldateien werden unverändert gespeichert und lassen sich nicht löschen.
• Ein Änderungsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat.
• Abgeschlossene Zeiträume lassen sich festschreiben, damit gemeldete Zahlen nicht mehr unbemerkt geändert werden.
• Jede Zahl lässt sich bis zum Beleg zurückverfolgen.
• Daten lassen sich für eine Betriebsprüfung maschinell auswertbar bereitstellen.

Umsatzsteuer und ELSTER: direkte Übermittlung spart Zeit

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) musst du elektronisch abgeben – monatlich, wenn deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 € lag, sonst in der Regel vierteljährlich. Fällig ist sie am 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Wie das genau funktioniert, steht im Ratgeber zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Eine gute Software berechnet die Kennzahlen (zum Beispiel Kz 81 für Umsätze zu 19 % oder Kz 66 für die Vorsteuer) aus deinen Buchungen. Kann sie die Voranmeldung zusätzlich über die offizielle Schnittstelle ERiC prüfen und mit deinem ELSTER-Zertifikat senden, entfällt das Abtippen in Mein ELSTER – und damit eine typische Fehlerquelle. Was du für die Übermittlung brauchst, erklärt der Ratgeber ELSTER für Selbstständige.

Frag beim Vergleich ausdrücklich nach: Welche Erklärungen werden direkt übermittelt (UStVA, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, Zusammenfassende Meldung, Anlage EÜR, Gewerbesteuererklärung)? Und ab welchem Tarif? Gut ist außerdem, wenn die Software dich an die Steuerfristen erinnert.

EÜR, Kontenrahmen und Anlagevermögen

Die meisten Freiberufler und kleinen Gewerbetreibenden ermitteln ihren Gewinn mit der Anlage EÜR. Die Software sollte sie aus den Buchungen erstellen und jede Zeile mit der amtlichen Kennzahl zeigen. Im Hintergrund bucht sie nach einem Kontenrahmen – in Deutschland meist SKR03 oder SKR04. Warum das auch für Selbstständige mit EÜR zählt, erklärt der Ratgeber zum Kontenrahmen SKR03 und SKR04.

Kaufst du einen Laptop, ein Auto oder Möbel, muss die Software Anlagevermögen abbilden: geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto sofort abschreiben, teurere über die Nutzungsdauer (AfA) verteilen und das Anlagenverzeichnis (AVEÜR) führen. Fehlt das, rechnest du am Jahresende in einer Tabelle nach – genau das, was du mit einer Software vermeiden willst.

Bank: Kontoauszug-Import oder Live-Anbindung?

Der größte Zeitfresser in der Buchhaltung ist das Abgleichen von Zahlungen. Software kann Kontoumsätze auf zwei Wegen holen: per Datei-Import aus dem Online-Banking oder über eine direkte Bankanbindung. Beides spart Tipparbeit, wenn die Software die Umsätze anschließend offenen Rechnungen und Ausgaben zuordnet.

Beim Datei-Import ist CAMT.053 der aktuelle Standard der deutschen Banken; MT940 wird nach und nach eingestellt, CSV ist bei jeder Bank anders aufgebaut. Prüfe, ob die Software diese Formate liest, Duplikate erkennt und Lücken zwischen zwei Auszügen meldet. Eine getrennte Bankverbindung für das Geschäft macht das Zuordnen viel einfacher – mehr dazu im Ratgeber zum Geschäftskonto für Selbstständige.

Sprache, Steuerberater, Benutzer und Sicherheit

Wer nicht mit Deutsch als Muttersprache aufgewachsen ist, profitiert von einer Oberfläche in der eigenen Sprache. Achte darauf, dass die offiziellen deutschen Begriffe trotzdem sichtbar bleiben – sonst erkennst du „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ im Brief vom Finanzamt nicht wieder. Tipps für den Start ohne deutschen Hintergrund gibt der Ratgeber für Selbstständige aus dem Ausland.

Arbeitest du mit einer Steuerberatung, kläre vorher, wie die Kanzlei an deine Daten kommt: über einen eigenen Zugang zur Software oder über einen Export in einem Format, das die Kanzlei einlesen kann – viele Kanzleien arbeiten mit DATEV und fragen nach einem Export in deren Format. Frag deine Kanzlei, was sie braucht, bevor du dich entscheidest.

Weitere Prüfpunkte:

• Benutzer und Rollen: Können Mitarbeitende nur Belege erfassen, ohne Einstellungen oder Steuererklärungen zu ändern?
• Sicherheit: Zwei-Faktor-Anmeldung, verschlüsselte Speicherung, Serverstandort in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO.
• Export: Kannst du deine Daten jederzeit herunterladen, auch wenn du kündigst?
• Umfang: Brauchst du Lohnabrechnung, Kassensystem oder Lagerverwaltung? Viele Programme für Selbstständige bieten das nicht.

Kosten richtig vergleichen: ein Rechenbeispiel

Der Einstiegspreis sagt wenig. Rechne die Kosten für den Tarif, der alle deine Pflichten abdeckt, und den Zeitaufwand für das, was die Software nicht übernimmt. Das Beispiel nutzt angenommene Preise und einen Stundensatz von 60 € für eine Freelancerin mit vierteljährlicher UStVA und Anlage EÜR.

Variante A wirkt billiger, ist es aber nur, wenn deine Zeit nichts kostet. Hinzu kommt das Risiko von Tippfehlern beim Übertragen. Die Abo-Kosten sind übrigens Betriebsausgaben; die Vorsteuer darauf holst du dir als Regelbesteuerte über die Voranmeldung zurück.

Testphase und Umstieg: Checkliste

Nutze die kostenlose Testphase für einen echten Durchlauf, nicht nur zum Anschauen. Am besten nimmst du einen abgeschlossenen Monat und buchst ihn komplett nach:

• Eine Rechnung als ZUGFeRD und eine als XRechnung erstellen und die Prüfung laufen lassen.
• Eine eingehende E-Rechnung und einen fotografierten Kassenbon erfassen.
• Einen Kontoauszug importieren und die Zahlungen zuordnen.
• Die Voranmeldung für den Monat ansehen und mit deiner letzten Abgabe vergleichen.
• Prüfen, ob die ELSTER-Übermittlung im Testtarif verfügbar ist oder erst in einem höheren Tarif.
• Beim Umstieg: Den Wechsel möglichst auf einen Jahres- oder Quartalsbeginn legen, offene Rechnungen und Anlagegüter mit Restbuchwert übernehmen und den Rechnungsnummernkreis eindeutig fortführen.
• Altdaten nicht löschen: Das Finanzamt darf während der ganzen Aufbewahrungsfrist auf deine Buchhaltungsdaten zugreifen. Exportiere sie vollständig aus dem alten Programm oder behalte einen Lesezugang. Wie Buchhaltung insgesamt aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Buchhaltung für Selbstständige.

Buchhaltungssoftware auswählen mit Kontelio

Kontelio ist für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland gemacht. Schon im Tarif Start erstellst du Rechnungen mit allen Pflichtangaben und fortlaufenden Nummern, Gutschriften und Stornorechnungen, ZUGFeRD und XRechnung, empfängst E-Rechnungen, erfasst Ausgaben und archivierst Belege zehn Jahre unveränderbar. Ab dem Tarif Business kommen Buchführung nach SKR03, Anlagenverzeichnis mit AfA und GWG, der Import von Kontoauszügen (CAMT, MT940, CSV), EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahreserklärung, ZM und Gewerbesteuererklärung dazu – geprüft mit ERiC und direkt an ELSTER gesendet – sowie ein kostenloser Zugang für deine Steuerberatung mit eigener Rolle. Regeln für den automatischen Bankabgleich gibt es im Tarif Pro.

Ein Audit-Protokoll hält jede Änderung fest, Monate lassen sich festschreiben, und Inhaber melden sich mit zwei Faktoren an. Die Oberfläche gibt es in neun Sprachen, die offiziellen deutschen Begriffe bleiben sichtbar; der vereinfachte Modus zeigt nur, was du brauchst. Nicht enthalten sind Lohnabrechnung, Kassensystem und ein DATEV-Export – Berichte lädst du als CSV oder XLSX herunter. Alle Funktionen findest du auf der Seite Buchhaltungssoftware für Selbstständige; du kannst Kontelio 30 Tage kostenlos testen.

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