Almanya’da serbest çalışanlar için muhasebe yazılımı seçmek: kontrol listesi

Almanya’da muhasebe yazılımı neler yapabilmeli?

„Muhasebe yazılımı“ (Buchhaltungssoftware) korunan bir kavram değildir. Bazı programlar yalnızca fatura yazıcıdır, diğerleri vergi beyannamesine kadar tüm yolu kapsar. Gerçekten neye ihtiyacınız olduğu, bir sağlayıcının ana sayfasındaki özellik listesinden değil, yasal yükümlülüklerinizden çıkar.

Gelir-gider hesabı (Einnahmenüberschussrechnung) yapan çoğu serbest çalışan için bunlar beş alandır: zorunlu bilgili faturalar, e-fatura, GoBD’ye göre usulüne uygun saklama, elektronik gönderimli KDV ve kâr tespiti. Tablo, yükümlülüğün neye dayandığını ve yazılımın bunun için ne yapması gerektiğini gösteriyor.

Faturalar ve e-fatura: zorunlu program

Her yazılım güzel bir PDF üretebilir. Belirleyici olan, sizi tüm zorunlu bilgilere yönlendirip yönlendirmediği ve fatura numaralarını boşluksuz verip vermediğidir. Düzeltmeler üzerine yazarak değil, bir alacak dekontu veya iptal faturası (Stornorechnung) üzerinden yapılmalıdır – kesilmiş faturaları kolayca değiştirmeye veya silmeye izin veren bir program bir uyarı işaretidir. Doğru bir faturada neler olması gerektiği fatura yazmak rehberinde.

1 Ocak 2025’ten beri diğer işletmelerden e-fatura kabul edebilmeniz gerekiyor. 2027’den itibaren önceki yıl cironuz 800.000 €’nun üzerindeyse işletmelere kendiniz e-fatura kesmeniz gerekir, 2028’den itibaren bu herkes için geçerli; 250 €’ya kadar küçük tutarlı faturalar ve Kleinunternehmer düzenlemeden muaftır. Zaman planını e-fatura zorunluluğu rehberi açıklar.

E-faturada „destekleniyor“un ne anlama geldiğini dikkatle kontrol edin:

• Yazılım XRechnung (UBL veya CII) ve EN 16931 profilinde ZUGFeRD oluşturuyor mu – e-fatura sayılmayan yalnızca MINIMUM veya BASIC WL değil? Ayrıntılar XRechnung ve ZUGFeRD e-fatura formatları rehberinde.
• Gelen XML faturaları okunabilir gösterip tutarları aktarabiliyor mu?
• Dosyayı göndermeden önce resmî kurallara (şema ve Schematron) göre doğruluyor mu?
• Kamu kurumlarına fatura kesiyorsanız Leitweg-ID için bir alan var mı?
• E-fatura giriş planında mı dahil, yoksa ek ücretli mi?

GoBD: arşiv, kayıt ve kesinleştirme

GoBD (defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde usulüne uygun tutulması ve saklanması ile veri erişimine ilişkin ilkeler), kayıtların ve belgelerin eksiksiz, zamanında, değiştirilemez ve izlenebilir olmasını ister. Dizüstü bilgisayardaki PDF dosyalarından oluşan bir arşiv veya mesajlaşma uygulamasındaki fotoğraflar bunu karşılamaz, çünkü her dosya fark edilmeden değiştirilebilir veya silinebilir.

Bilinmesi önemli: Yazılım için resmî bir „GoBD sertifikası“ yoktur. Mali müşavirlerin denetim raporları yardımcı olabilir, ama usule uygunluktan siz sorumlu kalırsınız. Bu yüzden mühürlere değil, somut işlevlere dikkat edin. Kurallar ayrıntılı olarak serbest çalışanlar için GoBD rehberinde.

2025’ten beri faturalar ve makbuzlar gibi muhasebe belgeleri için 8 yıllık, defterler, kayıtlar ve EÜR belgeleri için 10 yıllık saklama süresi geçerlidir. Elektronik olarak alınan belgeleri orijinal formatında saklarsınız – bir e-faturayı yani çıktı olarak değil, XML veya ZUGFeRD-PDF olarak.

• Orijinal dosyalar değiştirilmeden saklanır ve silinemez.
• Bir değişiklik kaydı kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösterir.
• Kapanmış dönemler kesinleştirilebilir, böylece bildirilen rakamlar artık fark edilmeden değiştirilemez.
• Her rakam belgeye kadar izlenebilir.
• Veriler bir vergi denetimi (Betriebsprüfung) için makineyle analiz edilebilir şekilde sağlanabilir.

KDV ve ELSTER: doğrudan gönderim zaman kazandırır

KDV ön beyannamesini (UStVA) elektronik olarak vermeniz gerekir – önceki yıl KDV’niz 9.000 €’nun üzerindeyse aylık, değilse genellikle üç aylık. Son gün dönem bitiminden sonraki 10. gündür, süre uzatımıyla (Dauerfristverlängerung) bir ay sonra. Bunun tam olarak nasıl işlediği KDV ön beyannamesi rehberinde.

İyi bir yazılım Kennzahl’ları (örneğin %19’luk cirolar için Kz 81 veya indirilecek KDV için Kz 66) kayıtlarınızdan hesaplar. Ön beyannameyi ayrıca resmî ERiC arayüzü üzerinden doğrulayıp ELSTER sertifikanızla gönderebiliyorsa, Mein ELSTER’e elle yazmak – ve dolayısıyla tipik bir hata kaynağı – ortadan kalkar. Gönderim için neye ihtiyacınız olduğunu serbest çalışanlar için ELSTER rehberi açıklar.

Karşılaştırırken açıkça sorun: Hangi beyannameler doğrudan gönderiliyor (UStVA, yıllık KDV beyannamesi, AB içi satış bildirimi, Anlage EÜR, ticari vergi beyannamesi)? Ve hangi plandan itibaren? Yazılımın size vergi sürelerini hatırlatması da iyidir.

EÜR, hesap planı ve duran varlıklar

Çoğu Freiberufler ve küçük esnaf kârını Anlage EÜR ile belirler. Yazılım onu kayıtlardan oluşturmalı ve her satırı resmî Kennzahl ile göstermelidir. Arka planda bir hesap planına (Kontenrahmen) göre kayıt yapar – Almanya’da çoğunlukla SKR03 veya SKR04. Bunun EÜR yapan serbest çalışanlar için de neden önemli olduğunu SKR03 ve SKR04 hesap planı rehberi açıklar.

Bir dizüstü bilgisayar, araba veya mobilya alırsanız yazılım duran varlıkları gösterebilmelidir: 800 € nete kadar düşük değerli varlıkları hemen gider yazmak, daha pahalı olanları kullanım ömrüne (AfA) yaymak ve duran varlık listesini (AVEÜR) tutmak. Bu yoksa yıl sonunda bir tabloda yeniden hesaplarsınız – tam da bir yazılımla kaçınmak istediğiniz şey.

Banka: hesap ekstresi içe aktarma mı, canlı bağlantı mı?

Muhasebede en çok zaman alan iş ödemeleri eşleştirmektir. Yazılım hesap hareketlerini iki yoldan alabilir: online bankacılıktan dosya içe aktarımıyla veya doğrudan banka bağlantısıyla. Yazılım hareketleri ardından açık faturalar ve giderlerle eşleştirirse her ikisi de yazma işinden tasarruf sağlar.

Dosya içe aktarımında CAMT.053, Alman bankalarının güncel standardıdır; MT940 yavaş yavaş kaldırılıyor, CSV her bankada farklı yapıdadır. Yazılımın bu formatları okuyup okumadığını, mükerrerleri tanıyıp tanımadığını ve iki ekstre arasındaki boşlukları bildirip bildirmediğini kontrol edin. İş için ayrı bir banka hesabı eşleştirmeyi çok kolaylaştırır – daha fazlası serbest çalışanlar için işletme hesabı rehberinde.

Dil, vergi danışmanı, kullanıcılar ve güvenlik

Anadili Almanca olmayan kişi, kendi dilinde bir arayüzden yararlanır. Resmî Almanca terimlerin yine de görünür kalmasına dikkat edin – aksi halde Finanzamt’tan gelen mektupta „Umsatzsteuer-Voranmeldung“u tanıyamazsınız. Almanca altyapısı olmadan başlamak için ipuçlarını yurt dışından gelen serbest çalışanlar rehberi veriyor.

Bir vergi danışmanıyla çalışıyorsanız, büronun verilerinize nasıl ulaşacağını önceden netleştirin: yazılıma kendi erişimiyle veya büronun okuyabileceği bir formatta dışa aktarımla – birçok büro DATEV ile çalışır ve onun formatında bir dışa aktarım ister. Karar vermeden önce büronuzun neye ihtiyaç duyduğunu sorun.

Diğer kontrol noktaları:

• Kullanıcılar ve roller: Çalışanlar ayarları veya vergi beyannamelerini değiştirmeden yalnızca belge kaydedebiliyor mu?
• Güvenlik: iki faktörlü giriş, şifreli depolama, AB’de sunucu konumu, GDPR’ye (DSGVO) göre veri işleme sözleşmesi.
• Dışa aktarım: Abonelikten çıksanız bile verilerinizi her zaman indirebiliyor musunuz?
• Kapsam: Bordro, kasa sistemi veya stok yönetimine ihtiyacınız var mı? Serbest çalışanlara yönelik birçok program bunları sunmaz.

Maliyetleri doğru karşılaştırmak: bir hesap örneği

Giriş fiyatı pek bir şey söylemez. Tüm yükümlülüklerinizi karşılayan planın maliyetini ve yazılımın üstlenmediği işler için harcadığınız zamanı hesaplayın. Örnek, üç aylık UStVA ve Anlage EÜR veren bir freelancer için varsayılan fiyatlar ve saatlik 60 € ücret kullanıyor.

A seçeneği daha ucuz görünür, ama yalnızca zamanınız hiçbir şeye mal olmuyorsa. Buna aktarırken yazım hatası riski eklenir. Bu arada abonelik maliyetleri işletme gideridir; üzerindeki indirilecek KDV’yi normal vergilendirmede ön beyanname üzerinden geri alırsınız.

Deneme süresi ve geçiş: kontrol listesi

Ücretsiz deneme süresini yalnızca bakmak için değil, gerçek bir deneme için kullanın. En iyisi kapanmış bir ayı alıp tamamen yeniden kaydetmektir:

• Bir faturayı ZUGFeRD, birini XRechnung olarak oluşturun ve doğrulamayı çalıştırın.
• Gelen bir e-faturayı ve fotoğrafı çekilmiş bir kasa fişini kaydedin.
• Bir hesap ekstresini içe aktarın ve ödemeleri eşleştirin.
• Ayın ön beyannamesine bakın ve son verdiğinizle karşılaştırın.
• ELSTER gönderiminin deneme planında mı yoksa ancak üst bir planda mı mevcut olduğunu kontrol edin.
• Geçişte: Değişikliği mümkünse bir yıl veya çeyrek başına denk getirin, açık faturaları ve kalan defter değeriyle duran varlıkları aktarın ve fatura numara serisini benzersiz şekilde devam ettirin.
• Eski verileri silmeyin: Finanzamt tüm saklama süresi boyunca muhasebe verilerinize erişebilir. Onları eski programdan tamamen dışa aktarın veya bir okuma erişimi tutun. Muhasebenin genel olarak nasıl kurulduğunu serbest çalışanlar için muhasebe rehberi gösteriyor.

Kontelio ile muhasebe yazılımı seçimi

Kontelio Almanya’daki serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için yapıldı. Daha Start planında tüm zorunlu bilgileri ve sıralı numaraları olan faturalar, alacak dekontları ve iptal faturaları, ZUGFeRD ve XRechnung oluşturur, e-fatura alır, giderleri kaydeder ve belgeleri on yıl değiştirilemez şekilde arşivlersiniz. Business planından itibaren SKR03’e göre muhasebe, AfA ve GWG’li duran varlık listesi, hesap ekstresi içe aktarma (CAMT, MT940, CSV), EÜR, KDV ön beyannamesi, yıllık beyanname, ZM ve ticari vergi beyannamesi eklenir – ERiC ile doğrulanmış ve doğrudan ELSTER’e gönderilmiş – ayrıca vergi danışmanınız için kendi rolüyle ücretsiz bir erişim. Otomatik banka eşleştirmesi için kurallar Pro planında var.

Bir denetim kaydı her değişikliği tutar, aylar kesinleştirilebilir ve sahipler iki faktörle giriş yapar. Arayüz dokuz dilde mevcut, resmî Almanca terimler görünür kalır; basitleştirilmiş mod yalnızca ihtiyacınız olanı gösterir. Bordro, kasa sistemi ve DATEV dışa aktarımı dahil değildir – raporları CSV veya XLSX olarak indirirsiniz. Tüm işlevleri serbest çalışanlar için muhasebe yazılımı sayfasında bulursunuz; Kontelio’yu 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular