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Software de contabilidade para pequenas empresas: como escolher

Empresária testa programa de contabilidade no laptop

Um bom software de contabilidade para pequenas empresas cumpre quatro tarefas com confiabilidade: emitir faturas (em breve, para quase todos, como E-Rechnung (fatura eletrônica)), registrar e arquivar comprovantes conforme a GoBD (princípios de escrituração eletrônica), preparar a Einnahmenüberschussrechnung (apuração simplificada do lucro) e a Umsatzsteuer (imposto sobre valor agregado, IVA) e enviar os dados ao Finanzamt (Repartição de Finanças) via ELSTER (portal de declaração eletrônica). Qual programa combina com você depende menos de um ranking e mais de três perguntas objetivas: qual é a sua obrigação de escrituração, você é Kleinunternehmer (pequeno empresário) ou está na tributação normal, e você faz os impostos por conta própria ou com um escritório de contabilidade? Neste guia, passamos pelas obrigações, pelos critérios de escolha, pelos tipos de software e pelos custos, e damos a você um plano para testar qualquer solução a fundo em 30 dias.

Em resumo

  • A maioria das pequenas empresas pode apurar o lucro pela EÜR (apuração simplificada do lucro). Seu software precisa preparar corretamente o Anlage EÜR (Anexo EÜR); muitas vezes você não precisa de contabilidade em partidas dobradas.
  • Desde 2025, todas as empresas precisam conseguir receber E-Rechnungen; a emissão se torna obrigatória gradualmente a partir de 2027 e 2028. Por isso, ZUGFeRD e XRechnung devem fazer parte de qualquer programa.
  • No dia a dia, o decisivo é o registro de comprovantes por foto, os lembretes de prazos e uma interface que você goste de abrir. Um software que você evita acaba custando mais do que qualquer assinatura.
  • Segundo comparativos de mercado, soluções em nuvem custam entre pouco mais de 7 € e mais de 50 € por mês. Teste com comprovantes reais antes de comprar.

Índice

Quais obrigações o seu software precisa cobrir

Antes de comparar funções, esclareça o que a lei exige de você. Muitos fundadores compram software demais porque querem cumprir obrigações que nem se aplicam a eles. Outros compram de menos e só percebem na primeira Umsatzsteuer-Voranmeldung (declaração antecipada de IVA).

EÜR ou contabilidade em partidas dobradas

Empresários individuais sem registro no Handelsregister (registro comercial) e profissionais liberais em geral não precisam elaborar balanço patrimonial. Segundo o § 141 AO, a contabilidade em partidas dobradas só se torna obrigatória quando o faturamento anual ultrapassa 800.000 euros ou o lucro ultrapassa 80.000 euros. Abaixo disso, basta a Einnahmenüberschussrechnung: receitas operacionais menos despesas operacionais, transferidas para o Anlage EÜR. O que é solicitado ali de forma concreta é mostrado na ajuda do ELSTER sobre o Anlage EÜR, desde informações gerais sobre o estabelecimento até a apuração do lucro com ajustes.

Para a escolha do software, isso significa: se você pode usar a EÜR, não precisa de um programa com módulo de balanço, ajuste fino do plano de contas e fechamento anual. Você precisa de uma solução que classifique corretamente receitas e despesas, considere as depreciações (AfA (depreciação fiscal)) e gere a partir disso o Anlage EÜR. Explicamos em detalhes como a EÜR é estruturada no guia Como fazer a EÜR: Anlage EÜR e AfA. GmbH, UG e comerciantes registrados, por outro lado, elaboram balanço independentemente do faturamento e geralmente trabalham com um escritório de consultoria tributária.

Kleinunternehmer ou tributação normal

O segundo ponto de decisão é a Umsatzsteuer. Com a Jahressteuergesetz 2024 (Lei Tributária Anual de 2024), a Kleinunternehmerregelung (regime de pequeno empresário) foi reformulada a partir de 1º de janeiro de 2025: desde então, o faturamento de Kleinunternehmer é isento de IVA, e os limites são de 25.000 euros de faturamento no ano anterior e 100.000 euros no ano corrente. Se o segundo limite for ultrapassado durante o ano, a Regelbesteuerung (tributação normal do IVA) se aplica a partir dessa operação.

Limites de faturamento e mudança para a tributação normal

Como Kleinunternehmer, você não destaca IVA nem abate Vorsteuer (crédito de IVA). Seu software precisa, então, sobretudo gerar faturas corretas com a menção à isenção e acompanhar seu faturamento em relação aos limites. Assim que você passa para a tributação normal, entram em cena as Umsatzsteuer-Voranmeldungen, a Vorsteuer das faturas de entrada e a declaração anual de IVA. No mais tardar nesse momento, compensa ter um programa que gere a declaração antecipada diretamente a partir dos seus lançamentos. Reunimos as vantagens e desvantagens do regime no artigo sobre a Kleinunternehmerregelung 2026.

E-Rechnung: os prazos para pequenas empresas

A maior mudança dos últimos anos é a E-Rechnung nas operações entre empresas nacionais. Segundo o Bundesfinanzministerium (Ministério Federal das Finanças), desde 1º de janeiro de 2025 a E-Rechnung vale, em princípio, para operações entre empresários nacionais, com prazos de transição para a emissão:

Período O que vale
desde 1º de janeiro de 2025 Todas as empresas precisam conseguir receber e processar E-Rechnungen
até 31 de dezembro de 2026 Faturas em papel e PDF ainda são permitidas na emissão
até 31 de dezembro de 2027 Transição para empresas com faturamento de no máximo 800.000 euros no ano anterior
a partir de 1º de janeiro de 2028 E-Rechnung obrigatória na emissão para todos nas operações B2B

Para Kleinunternehmer há exceções na emissão, mas o recebimento também os afeta. Um simples PDF do editor de texto não é uma E-Rechnung. O que se exige são formatos estruturados como XRechnung ou ZUGFeRD, que um software consegue ler automaticamente. Explicamos as diferenças em XRechnung, ZUGFeRD, Peppol: formatos de fatura eletrônica explicados. Quem escolhe um software de contabilidade hoje deve considerar apenas soluções que criem os dois formatos e exibam de forma legível as E-Rechnungen recebidas.

Sete critérios que realmente contam no dia a dia

Rankings costumam avaliar centenas de pontos individuais. Um grande portal para fundadores trabalha, por exemplo, com 141 critérios de seleção, da usabilidade ao suporte. Para uma pequena empresa, a maioria deles pode ser condensada em sete perguntas:

  1. Conformidade com a GoBD e arquivo. O software precisa armazenar os comprovantes de forma imutável e rastreável, com registro de cada alteração. Pergunte sobre o arquivamento à prova de auditoria durante todos os prazos legais de guarda.
  2. E-Rechnung nos dois sentidos. Criar XRechnung e ZUGFeRD; receber, exibir e lançar E-Rechnungen recebidas.
  3. Registro de comprovantes por foto. A qualidade do reconhecimento de texto varia muito. Um comparativo de softwares de contabilidade recomenda verificar na fase de teste se data, valor e alíquota são reconhecidos com confiabilidade, porque um reconhecimento fraco gera retrabalho.
  4. Saídas fiscais. EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung e declaração anual diretamente a partir dos lançamentos, idealmente com envio via ELSTER, sem digitar tudo de novo no portal.
  5. Colaboração com o escritório de contabilidade. Se você trabalha com consultoria tributária, pergunte primeiro lá qual formato de exportação é necessário. Se faltar uma exportação adequada, o escritório precisa relançar os dados, e quem paga é você.
  6. Usabilidade e idioma. Uma interface que você entende em cinco minutos numa sexta-feira à tarde vale mais do que vinte módulos adicionais. Se você ou sua equipe preferem trabalhar em outro idioma que não o alemão, uma interface multilíngue não é luxo, mas prevenção de erros.
  7. Prazos e lembretes. Declaração antecipada, prazos de pagamento, itens em aberto: um bom software avisa você antes que o Finanzamt ou um cliente o faça.

Um critério ficou de fora de propósito: o preço. Ele pertence ao final da avaliação, não ao início. A diferença entre dois planos costuma ser de poucos euros por mês; a diferença no tempo que você gasta toda semana com comprovantes, de horas.

Tipos de software em comparação

Em vez de comparar produtos individuais, vale a pena olhar para o tipo de solução. Para pequenas empresas, há basicamente cinco caminhos:

Tipo de solução Pontos fortes Pontos fracos Indicado para
Planilha gratuita, flexível não é segura conforme a GoBD, sem arquivo, sem E-Rechnung, sem envio via ELSTER no máximo as primeiras semanas
Programa só de faturamento rápido, enxuto sem despesas, sem EÜR, sem Umsatzsteuer atividade paralela com pouquíssimos comprovantes
Programa desktop clássico grande variedade de funções, dados locais instalação, atualizações, vínculo a um dispositivo, curva de aprendizado muitas vezes íngreme empresas com estações de trabalho fixas e experiência
Sistema voltado ao escritório de contabilidade estreitamente ligado à consultoria tributária pouca saída fiscal independente, mais voltado a quem elabora balanço GmbH e UG com escritório contratado
Solução completa em nuvem fatura, comprovantes, EÜR, Umsatzsteuer e ELSTER em uma única ferramenta, acesso de qualquer lugar assinatura contínua autônomos e pequenas empresas que fazem a própria contabilidade

Quem está começando costuma subestimar a rapidez com que a planilha chega ao limite: no mais tardar na primeira auditoria fiscal ou na primeira XRechnung recebida, falta rastreabilidade. Já um programa só de faturamento cobre apenas metade, como mostramos em mais detalhes no comparativo de programas de faturamento para Kleinunternehmer. Para a maioria das pequenas empresas sem obrigação de balanço, a solução completa em nuvem é o caminho mais equilibrado.

Quando vale a pena trocar

Muitas pequenas empresas começam com uma planilha ou um programa de faturamento enxuto e trocam depois. Os gatilhos típicos são a passagem da Kleinunternehmerregelung para a tributação normal, a primeira XRechnung recebida de um grande cliente ou um fechamento anual para o qual é preciso juntar comprovantes de três pastas. O melhor momento para a troca é o início de um exercício fiscal ou de um período de declaração antecipada, porque assim você não precisa dividir lançamentos. Antes, exporte seus dados de clientes e fornecedores e faça um backup completo do arquivo existente, pois a obrigação de guarda também vale para documentos antigos.

Quanto custa um software de contabilidade

Segundo o Buchhaltung Test, programas de contabilidade em nuvem custam em 2026 tipicamente entre 7,90 euros e mais de 50 euros por mês, dependendo do grau de automação e das integrações incluídas. Os planos de entrada para pequenas empresas costumam começar em cerca de 10 euros por mês.

Em cada oferta, considere três coisas:

  • Pagamento anual em vez de mensal. Muitos fornecedores dão um desconto considerável no pagamento anual. Vale a pena assim que você tiver certeza após o teste.
  • Custos adicionais. Alguns planos cobram à parte o registro de comprovantes, a conexão bancária, usuários adicionais ou o recebimento de E-Rechnungen. Leia os detalhes do plano, não apenas o título.
  • O seu tempo. Se você economiza duas horas por mês, isso vale mais, com uma taxa horária de 60 euros, do que o preço de quase qualquer plano.

Para comparação, nossos próprios planos, conforme constam na página de preços:

Plano Mensal Anual
Start 9,90 € 99 €
Business 22,90 € 199 €
Pro 32,90 € 299 €

Com pagamento anual, o Start custa, portanto, 99 € em vez de 118,80 € por doze mensalidades. Quais funções estão em cada plano você vê na página de preços do Kontelio.

A decisão certa em 30 dias

Uma demonstração mostra o que um software sabe fazer. Um teste com seus próprios comprovantes mostra se ele combina com você. Veja como aproveitar bem um período de teste:

  1. Dias 1 a 3: cadastrar os dados básicos. Dados da empresa, Steuernummer (número fiscal), Kleinunternehmer ou tributação normal, modelo de fatura com logotipo. Meça quanto tempo isso leva.
  2. Dias 4 a 10: emitir uma fatura real. De preferência como E-Rechnung no formato ZUGFeRD. Verifique todos os dados obrigatórios e se a numeração é sequencial.
  3. Dias 11 a 20: fotografar comprovantes. Use dez a vinte comprovantes reais, incluindo um recibo de combustível amassado e uma fatura com duas alíquotas. Conte quantas vezes você precisa corrigir.
  4. Dias 21 a 25: analisar os relatórios. O software gera uma prévia compreensível da EÜR ou da Umsatzsteuer-Voranmeldung? Você entende os números sem manual?
  5. Dias 26 a 30: decidir. Você gostou de abrir o software? Se não, ele é o errado, não importa o quão bem se saia em testes.

Quem ainda nunca fez a própria contabilidade encontra o processo, do primeiro comprovante até a declaração de imposto, no nosso plano passo a passo para fazer a contabilidade sem Steuerberater (consultor tributário).

Nossa visão: simplicidade vence lista de funções

Vemos todos os dias onde a contabilidade fracassa em pequenas empresas. Raramente pela falta de um módulo, quase sempre pela caixa de sapatos: comprovantes que se acumulam porque o programa é complicado demais para ser aberto entre dois compromissos com clientes. Por isso, construímos o Kontelio de modo que o trabalho diário se resolva em poucos passos: fotografar o comprovante, emitir a fatura, pronto. O lado fiscal, ou seja, EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung e declaração anual, surge a partir desses dados e vai diretamente ao Finanzamt pela integração com o ELSTER.

Duas coisas são especialmente importantes para nós. Primeiro, o software deve se adaptar à sua empresa, e não o contrário: um estúdio de design lança de forma diferente de uma oficina artesanal ou de uma loja online. Segundo, na Alemanha trabalham muitos autônomos e fundadores cuja primeira língua não é o alemão. Os termos fiscais já são difíceis o bastante em alemão. Quem pode fazer a contabilidade no próprio idioma comete menos erros e adia menos. Por isso, o Kontelio pode ser usado em vários idiomas.

E acreditamos que ninguém deveria comprar um software de contabilidade sem tê-lo testado com comprovantes reais. Por isso, conosco são 30 dias grátis e sem cartão de crédito.

— Paulo

Teste o Kontelio grátis por 30 dias

O Kontelio reúne faturas, E-Rechnungen em ZUGFeRD e XRechnung, registro de comprovantes por foto, arquivamento juridicamente seguro, EÜR, Umsatzsteuer e o envio via ELSTER em uma única interface, multilíngue e com lembretes de prazos. Você testa por 30 dias grátis e sem cartão de crédito e, se o Kontelio não combinar com você, basta cancelar, sem nenhum custo. Se combinar, escolha Start, Business ou Pro, com pagamento mensal ou anual. Todos os detalhes e planos estão na página de preços; mais sobre o software em Software de contabilidade para autônomos.

Perguntas frequentes

Qual software de contabilidade é adequado para empresas individuais?

Para a maioria das empresas individuais sem obrigação de balanço, serve uma solução completa em nuvem que cubra faturas, comprovantes, EÜR e Umsatzsteuer e faça o envio via ELSTER. Você só precisa de um módulo de balanço se ultrapassar os limites do § 141 AO ou estiver inscrito no Handelsregister. Preste atenção à compatibilidade com E-Rechnung e a uma interface com a qual você realmente trabalhe.

Um programa de faturamento é obrigatório para Kleinunternehmer?

A lei não exige um programa específico. No entanto, desde 2025 também os Kleinunternehmer precisam conseguir receber E-Rechnungen, e os comprovantes precisam ser guardados conforme a GoBD. Com editor de texto e pastas, isso dificilmente é feito de forma correta; um software torna tudo bem mais simples.

Como pequena empresa, posso fazer a contabilidade por conta própria?

Sim, se você pode usar a EÜR, isso é bem viável. O importante são rotinas fixas: registrar comprovantes semanalmente, emitir faturas imediatamente, acompanhar os prazos. Em questões sobre casos especiais de Umsatzsteuer, negócios no exterior ou mudança de forma jurídica, você deve consultar uma consultora ou um consultor tributário.

O Excel basta para a contabilidade de uma pequena empresa?

Para uma visão geral rápida, sim; como contabilidade a longo prazo, não. Uma planilha não registra alterações de forma imutável, não consegue ler E-Rechnungen e não envia nada ao Finanzamt. No mais tardar com a Umsatzsteuer-Voranmeldung, o esforço se torna maior do que a economia.

Fontes

Recomendações

Este artigo foi traduzido automaticamente do alemão. Só a versão alemã é a de referência.

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